Steeds meer salarisadministratiekantoren werken met kunstmatige intelligentie. Dat bespaart tijd en kosten en zorgt voor oplossingen op het personeelstekort, zo luidt vaak het argument. Toch is het werken met deze techniek niet geheel zonder (privacy)risico’s. Hoe goed werken de systemen al en is het een hype of nieuwe werkelijkheid?
Als kantoor zijn we altijd op zoek naar innovatie en willen we het handwerk scheiden van waar het echt om gaat, onze klant. Om de huidige druk op de markt het hoofd te bieden, werken we al sinds het begin met de GPT4 gebaseerde chatbot die onze medewerkers kan assisteren met uiteenlopende taken. Taken zoals het analyseren van contracten of het beantwoorden van simpele vragen. Op die manier komen we sneller tot de kern en kunnen teams beter met elkaar samenwerken.
Maar vormt deze ontwikkeling een directe bedreiging voor bestaande medewerkers binnen onze organisatie? En wat te denken van de privacygevoelige informatie die in een chatbot terecht kan komen waarna iedere gebruiker toegang heeft tot deze data en die er dus niet heel makkelijk uit gehaald kan worden zoals bij Google wel het geval is?
Dataprivacy en security bij gebruik van AI
Een van de meest kritieke aspecten bij het inzetten van kunstmatige intelligentie (AI) is het beheer van dataprivacy en security. Het succesvol functioneren van AI-systemen vereist vaak uitgebreide datasets, wat op zijn beurt potentieel gevoelige persoonlijke informatie omvat. Deze verzameling van gegevens brengt echter aanzienlijke privacyrisico’s met zich mee, vooral als de benodigde voorzorgsmaatregelen niet strikt worden nageleefd. Een eerste punt van zorg is de verzameling van persoonlijke gegevens.
Datalek voorkomen
Terwijl AI-systemen afhankelijk zijn van omvangrijke datasets om nauwkeurige resultaten te genereren, moeten organisaties ervoor zorgen dat deze gegevens niet alleen relevant zijn, maar ook voldoende worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang of datalekken. In geval van een datalek kunnen individuen het slachtoffer worden van identiteitsdiefstal, financiële fraude en andere ernstige inbreuken op hun privacy.
In de huidige branche wordt nu vaak gerekend met output in de vorm van een salarisstrook of loonaangifte al dan niet in een standaard dienstverlening op basis van een maandelijkse fee. Het is een hele datagevoelige dienstverlening en niet voor niets doen softwaretools zoals NMBRS er alles aan om via IP-beveiliging en tweestapsauthenticatie om een datalek te voorkomen.
Nemen softwareapplicaties het werk over?
Gaan deze softwareapplicaties het werk van de salarisadministrateur overnemen? We zien immers al ontwikkelingen op dit gebied waarbij delen van processen worden geautomatiseerd of eenvoudiger worden waardoor werkdruk wordt verlaagd. NMBRS lanceerde onlangs Numbees en Loket kwam met Robin die vervolgens het werk eenvoudiger moeten maken met kennis van het Handboek Loonheffingen.
Veranderingen in werk salarisprofessional door AI
We kunnen dus stellen dat de wereld van HR- en salarisadministratie verandert en daarmee ook in hoog tempo de rol van kunstmatige intelligentie (AI). Een virtuele assistent die niet alleen vragen beantwoordt, maar ook taken uitvoert, is de nieuwe realiteit.
Bij elke nieuwe ontwikkeling volgt er weerstand uit de markt en duurt het lang voordat kantoren inzien welke voordelen het voor hun klanten kan hebben. Denk hierbij aan kantoren die nog steeds salarisstroken opsturen of boekhouding die nog steeds in schoenendozen wordt langsgebracht. Die kantoren die 10 jaar geleden hebben ingezet op automatisering zijn niet alleen gegroeid in aantallen klanten maar ook in aantallen medewerkers. AI is dan ook geen bedreiging maar juist een kans om het personeelstekort aan te pakken in onze sector.
Salarisadministratie essentieel onderdeel kantoor door AI
Kijkend naar de kennis die salarisprofessionals hebben, juichen wij als kantoor het automatiseren van foutgevoelige invoer naar geoptimaliseerde, foutloze gegevensverwerking enorm toe.
Salarisprofessionals krijgen immers meer mogelijkheden om hun dagindeling beter toe te spitsen op waardevollere taken, zoals het verstrekken van advies en het oplossen van complexe vraagstukken. Zal daarmee de salarisprofessional verdwijnen? Wij zijn van mening dat er juist meer ruimte komt om te laten zien wat die salarisprofessional in huis heeft.
Er is meer tijd om samen met de klant te zitten over andere specifieke vraagstukken die nu vaak onderbelicht blijven of vaak niet eens aan bod komen bij gesprekken. Hierdoor wordt de salarisadministratie een essentieel onderdeel van een accountantskantoor of administratiekantoor, daar waar het nu vaak wordt gezien als een afdeling die alleen maar uitvoerend bezig is.
Kans op efficiëntie en (persoonlijke) groei
Voor accountantskantoren betekent de integratie van AI net als de intrede van scan en herkentechnologie voornamelijk een kans op efficiëntie en (persoonlijke) groei. De huidige ontwikkelingen zijn dan ook van grote waarde voor de salarisprofessional en het is het aan diezelfde professional hoe deze mogelijkheden gebruikt kunnen worden in de dienstverlening naar klanten. En nee, het is echt niet zo dat we opeens geen extern specialistisch advies van de salarisprofessional meer nodig hebben, maar we verwachten wel dat veel minder uren geschreven gaan worden op handmatig werk, zoals het doorlezen van contracten het invoeren van gegevens of het doorlopen van een jaarafsluiting.
Niet alleen juichverhaal
Kunstmatige intelligentie is dan ook niet alleen maar het juichverhaal zoals een aantal kantoren het presenteren, waarbij het werk alleen maar leuker en creatiever wordt. De initiatieven die nu worden aangeboden zijn relatief beperkt en staan nog in de kinderschoenen. Op zichzelf heel interessant, maar wanneer je ze allemaal gaat gebruiken, zorgen ze voor een heel complex ict-landschap met forse uitdagingen op het gebied van databeheer en beveiliging.
Salarisprofessional kan meer impact maken
Wanneer je standaardtaken laat doen en je als salarisprofessional je nog beter kunt richten op kwaliteit van je dienstverlening, willen klanten daar ook voor betalen. Met de huidige teamsamenstelling kan er dus meer werk worden gedaan en kan de salarisprofessional meer impact maken dan het genereren van de loonstrook of loonaangifte alleen. Of dat dan de gewilde kostenbesparing met zich mee gaat brengen, zal uitsluitend de toekomst ons kunnen vertellen.
Benieuwd wat Practical | Excellence in Finance voor jou als salarisprofessional kan betekenen waarin we als kantoor meer doen dan alleen de salaris administratie? Neem contact met ons op via info@Practical.nl om te kijken wat we als organisatie voor jouw ambitie kunnen betekenen.
