Met deze nieuwe gerichte vrijstelling kan een werkgever een voor de loonheffingen onbelaste vergoeding te geven voor bepaalde extra kosten die een werknemer maakt vanwege het gedeeltelijk thuis uitoefenen van de dienstbetrekking – mits aangewezen als eindheffingsloon.
2 euro per thuiswerkdag
Omwille van de uitvoerbaarheid en eenvoud is het voorstel om voor de hoogte van de vergoeding aan te sluiten bij een vast forfaitair bedrag van maximaal 2 euro per thuiswerkdag. Dit bedrag vloeit voort uit het onderzoek dat het Nibud heeft gedaan naar de gemiddelde extra kosten van een thuiswerker per thuiswerkdag.
De specifieke kosten die de werkgever hiermee kan vergoeden, betreffen extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.
Let op: in deze forfaitaire vergoeding is geen rekening gehouden met thuiswerkgerelateerde kosten die al met toepassing van een andere gerichte vrijstelling onbelast kunnen worden vergoed, zoals kosten van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur en voorzieningen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
Met de voorgestelde maatregel wordt bereikt dat een vergoeding voor thuiswerkkosten van maximaal € 2 per thuiswerkdag geen gevolgen heeft voor de beschikbare vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.
Onbelaste thuiswerkkostenvergoeding – Nibud gaat uit van 2 euro per dag
128-dagenregeling
Daarnaast wordt in het Belastingplan 2022 voorgesteld om eenvoudig een vaste thuiswerkkostenvergoeding te kunnen geven. De bestaande regeling voor de vaste reiskostenvergoeding houdt kortgezegd in dat als een werknemer ten minste 128 dagen in het kalenderjaar reist naar een vaste plaats van werkzaamheden4 (woon-werkverkeer) dat de werkgever een vergoeding mag geven alsof de werknemer 214 dagen in dat kalenderjaar de betreffende reis maakt.
Vaste werkplek: meer dan 40 dagen
Van een ‘vaste plaats van werkzaamheden’ is volgens de memorie van toelichting op het Belastingplan 2022 sprake als een werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 40 dagen naar de betreffende plek reist, ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf. Er kan sprake zijn van meerdere vaste werkplekken.
Schriftelijke vormvrije afspraken
Voor zowel de vaste reiskostenvergoeding als de vaste thuiswerkkostenvergoeding geldt dat werkgevers op grond van schriftelijke vormvrije afspraken met hun werknemer aannemelijk kunnen maken dat in de regel bijvoorbeeld een dag per week structureel wordt thuisgewerkt en vier dagen structureel naar de vaste plaats van werkzaamheden wordt gereisd.
Het is daardoor niet noodzakelijk een urenregistratie bij te houden of periodiek een declaratieformulier in te leveren. Hierdoor is het niet nodig een vaste thuiswerkkostenvergoeding aan te passen als incidenteel op een structurele thuiswerkdag niet wordt thuisgewerkt. Ditzelfde blijft gelden voor de vaste reiskostenvergoeding.
Langdurige wijziging
Bij een al dan niet tijdelijke langdurige wijziging van het arbeidspatroon moet de vergoeding worden aangepast. Dit geldt bijvoorbeeld als een werknemer, die normaal altijd op kantoor werkt, een aantal maanden thuis gaat werken.
Vaste reiskostenvergoeding
Voor de vaste reiskostenvergoeding geldt dat deze – zoals nu geldt voor het aantal werkdagen van parttime werkende werknemers – moet worden toegepast op basis van het aantal dagen waarop de betreffende werknemer in de regel naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. De huidige pro-rataregeling voor parttime werkende werknemers wordt hiervoor aangepast.
Herrekenen
De vaste reiskostenvergoeding, uitgaande van 214 werkdagen, moet voortaan worden herrekend als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen of een dag per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist.
Geen gevolgen
Als sprake is van incidenteel niet-reizen naar de vaste plaats van werkzaamheden, zoals vanwege een cursus, een vrije dag, een klantbezoek of een incidentele thuiswerkdag, heeft dit geen gevolgen voor de vaste reiskostenvergoeding. De aanpassing van de vaste reiskostenvergoeding op basis van de wettelijke methode heeft voor deze situaties en voor werknemers die niet thuis (kunnen) werken dus geen gevolgen. Daarnaast blijven de andere methodes, zoals de praktische regeling, van toepassing.
Vaste thuiswerkkostenvergoeding
Voor de vaste thuiswerkkostenvergoeding is opgenomen dat voor de berekening van de vaste thuiswerkkostenvergoeding het aantal dagen waarop wordt thuisgewerkt pro rata moet worden
herrekend als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen of een dag per week thuiswerkt. Ook in dat geval wordt het maximale voor de vergoeding in aanmerking nemen aantal dagen van 214 pro rata herrekend.
Gecombineerde vaste vergoeding
Het is mogelijk om werknemers die in de regel op een vast aantal dagen thuiswerken en op een vast aantal dagen naar een vaste plaats van werkzaamheden reizen een gecombineerde voor
de loonheffingen vrijgestelde vaste vergoeding te geven voor reiskosten woon-werkverkeer en thuiswerken. Voor uitzonderingssituaties kan op basis van de wettelijke methode of de praktische
regeling worden bekeken of de vaste vergoeding moet worden aangepast.
In de loop van het kalenderjaar
De vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer respectievelijk de vaste thuiswerkkostenvergoeding moet naar tijdsgelang worden herrekend als de vergoeding start of eindigt, dan wel een wijziging in de grondslag voor de berekening van de vergoeding plaatsvindt, in de loop van het kalenderjaar. Dit doet zich bijvoorbeeld voor als een werknemer in de loop van het kalenderjaar in of uit dienst treedt, als de reisafstand woon-werkverkeer in de loop van het kalenderjaar wijzigt of als het aantal dagen waarop in de regel naar een vaste plaats van werkzaamheden wordt gereisd dan wel in de regel wordt thuisgewerkt in de loop van het kalenderjaar wijzigt.
Kiezen tussen twee gerichte vrijstellingen
Samenloop van de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en de gerichte vrijstelling voor reiskosten naar een vaste plaats van werkzaamheden is uitgesloten. Dit geldt ook als sprake is van een vaste vergoeding.
Als een werknemer op één dag zowel deels thuiswerkt als naar de vaste plaats van werkzaamheden reist, kan de werkgever óf de gerichte vrijstelling voor de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer óf de gerichte vrijstelling voor thuiswerken toepassen.
Op zo’n ‘gemengde’ werkdag is samenloop van deze vrijstellingen dus niet toegestaan. Dit geldt zowel voor het vergoeden van € 0,19 per woon-werkkilometer als voor het vergoeden van daadwerkelijke OV-kosten.
(Geen) gebruik van vervoer op thuiswerkdag
Als sprake is van het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een OV-chipkaart, een OV-abonnement, een auto van de zaak of een fiets van de zaak geldt dat de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten alleen kan worden toegepast als op de betreffende thuiswerkdag geen gebruik wordt gemaakt van de OV-chipkaart, het OV-abonnement, de auto van de zaak, de fiets van de
zaak of ander vervoer vanwege de werkgever om hiermee naar de vaste plaats van werkzaamheden te reizen.
Als daar op de thuiswerkdag wel gebruik van wordt gemaakt, wordt er op kosten van de werkgever gereisd naar de vaste plaats van werkzaamheden en kan de werkgever voor die dag geen gericht vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten geven.
Indexatie forfait
Het forfait (van in 2022 maximaal 2 euro per thuiswerkdag) wordt jaarlijks aan het begin van het kalenderjaar geïndexeerd, voor het eerst met ingang van 2023.
Voor de uitvoeringspraktijk zal het maximumbedrag per thuiswerkdag steeds naar boven worden afgerond op een veelvoud van 0,05 euro.
Memorie van Toelichting Belastingplan 2022
Gerichte vrijstelling voor thuiswerkkostenvergoeding vanaf 2022
