De werkgever vraagt: “Wij hebben geen RI&E, is dat een probleem?” Of: “Moeten wij als klein bedrijf ook een preventiemedewerker aanstellen?” Dit zijn vragen die in de adviespraktijk vaker opduiken dan je denkt — zeker bij bedrijven in groei of na een inspectiebezoek van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
In dit artikel lees je wat een RI&E is, wat er verplicht in moet staan, wanneer een preventiemedewerker vereist is en wat de gevolgen zijn als de werkgever dit niet op orde heeft. Zodat jij tijdig kunt signaleren en sancties voorkomt.
Waarom is dit belangrijk voor jou als adviseur?
Als salarisadviseur kom je bij de werkgever achter de schermen. Je ziet de personeelsadministratie, de groei van het bedrijf en de bedrijfsvoering van dichtbij. Ontbreekt een RI&E of is die niet actueel? Dan loopt de werkgever het risico op boetes van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Bovendien kan een bedrijfsongeval of beroepsziekte leiden tot aansprakelijkheidsclaims als de werkgever niet kan aantonen dat hij de risico’s kende en maatregelen had getroffen.
Wat is een RI&E?
De risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is een verplicht document waarin de werkgever alle risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn binnen de organisatie in kaart brengt en beoordeelt. De verplichting is vastgelegd in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Artikel 14 Arbowet bepaalt daarnaast dat werkgevers een basiscontract moeten hebben met een bedrijfsarts of arbodienstverlener, waarbij die partij de RI&E toetst.
De RI&E is geen eenmalig document, maar moet worden bijgewerkt zodra er iets verandert in de organisatie: nieuwe werkprocessen, andere apparatuur, personeelsgroei of verbouwingen. In de praktijk laten werkgevers de RI&E jarenlang ongewijzigd liggen, een van de meest gemaakte fouten.
Wat moet in een RI&E staan?
Een volledige RI&E bevat altijd:
- een inventarisatie van de risico’s op veiligheids-, gezondheids- en welzijnsgebied;
- een evaluatie van de ernst en waarschijnlijkheid van elk risico;
- een plan van aanpak met concrete maatregelen, verantwoordelijken en termijnen;
- specifieke aandacht voor bijzondere groepen: zwangere werknemers, jongeren, werknemers met een beperking.
Het plan van aanpak is het meest kritieke onderdeel. Een RI&E zonder concrete vervolgacties voldoet niet aan de wet, ook als de risico-inventarisatie zelf compleet is.
Wanneer is een preventiemedewerker verplicht?
Elke werkgever in Nederland is verplicht minimaal één preventiemedewerker aan te stellen. De drempel:
- tot en met 25 werknemers: de werkgever mag zelf de rol van preventiemedewerker vervullen;
- meer dan 25 werknemers: een werknemer moet worden aangewezen als preventiemedewerker.
De preventiemedewerker moet voldoende deskundigheid hebben voor de taken die hij uitvoert. Taken zijn:
- ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van de RI&E;
- adviseren aan de werkgever en samenwerken met bedrijfsarts en arbodienst;
- bijdragen aan betere arbeidsomstandigheden en preventie van gezondheidsklachten;
- werknemers informeren en instrueren over veilig en gezond werken.
Een preventiemedewerker die alleen op papier is aangesteld maar nooit actief is, voldoet niet. De Arbeidsinspectie controleert ook of de preventiemedewerker daadwerkelijk functioneert.
Sancties bij ontbrekende of verouderde RI&E
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij een inspectie een last onder dwangsom of een directe boete opleggen als de RI&E ontbreekt of niet actueel is. De hoogte van de boete is afhankelijk van de grootte van het bedrijf en de ernst van de overtreding — en kan oplopen tot enkele duizenden euro’s.
Naast de boete kan een ontbrekende RI&E bij een bedrijfsongeval leiden tot aansprakelijkheid: de werkgever kan dan niet aantonen dat hij zijn zorgplicht is nagekomen.
Meest gemaakte fouten en hoe jij ze kunt signaleren
1. RI&E nooit bijwerken.
Een RI&E geldt als verouderd zodra de organisatie verandert. Een document van vijf jaar geleden dat nooit is herzien, voldoet juridisch niet meer — ook als die destijds goed was. Vraag bij de werkgever actief na wanneer de RI&E voor het laatst is herzien.
2. Plan van aanpak ontbreekt of is te vaag.
“We gaan dit verbeteren” is geen plan van aanpak. Zonder concrete maatregelen, verantwoordelijken en termijnen is de RI&E wettelijk onvolledig — ook als de risico-inventarisatie zelf in orde is.
3. Werknemers niet betrokken.
De OR of personeelsvertegenwoordiging heeft instemmingsrecht bij de RI&E. Werkgevers die dit overslaan, riskeren dat de OR de RI&E aanvecht of dat de Arbeidsinspectie de procedure als ongeldig beschouwt.
4. Geen preventiemedewerker aangesteld.
Dit is een veelgehoorde tekortkoming, zeker bij bedrijven die net de grens van 25 werknemers passeren zonder dat iemand de rol formeel heeft opgepakt. Controleer dit bij groeiende werkgevers.
5. RI&E niet laten toetsen.
De Arbowet verplicht dat de RI&E wordt getoetst door een gecertificeerd bedrijfsarts of arbodienst, tenzij het gaat om een erkend branche-RI&E-instrument. Werkgevers die dit overslaan, beschikken juridisch gezien niet over een geldige RI&E, ook al is het document inhoudelijk compleet.
Arbeidsrechtelijke vragen van werkgevers snel en betrouwbaar beantwoord?
Wil jij direct kunnen antwoorden als een werkgever vraagt of zijn RI&E nog geldig is, wie de preventiemedewerker moet zijn of wat hij moet doen na een inspectiebezoek? Meld je aan voor de webinar AI in het Arbeidsrecht over hoe jij AI kunt inzetten om snel en betrouwbaar antwoord te verkrijgen op arbeidsrechtelijke vragen.
We laten zien hoe jij met Pascal-AI arbeidsrechtelijke vragen kunt beantwoorden, casussen kunt behandelen of brieven & overeenkomsten kunt opstellen op basis van wetgeving en de geldende cao. Zo kun jij arbeidsrechtelijke vragen altijd snel en juridisch juist behandelen.
