In de zomer willen werknemers vaker thuiswerken of hun werktijden anders indelen. Bijvoorbeeld om op tijd af te sluiten en nog even in het zwembad te plonzen bij warm weer, of om overdag tijd te maken voor de kinderen die vakantie hebben. Die flexibiliteit werkt prettig, maar zorgt ook snel voor onduidelijkheid. Want wat mag wel en wat niet? Wanneer is iemand bereikbaar? En hoe blijft het werk goed doorlopen?
Maak duidelijke afspraken vooraf
Voorkom dat iedereen zijn eigen invulling geeft aan thuiswerken. De ene werknemer start vroeg om ’s middags vrij te zijn, terwijl de ander juist ’s avonds nog wat uren inhaalt. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang de afspraken maar duidelijk zijn.
Neem de regie en spreek concreet af wat je verwacht. Zorg in ieder geval dat je afspraken maakt over:
- Bereikbaarheid, bijvoorbeeld vaste tijden waarop iemand beschikbaar is.
- Afstemming met collega’s en leidinggevende.
- Verwachtingen rondom output en deadlines.
Houd deze afspraken praktisch en duidelijk en check actief of iedereen ze begrijpt en toepast.
Mag je thuiswerken weigeren?
Niet elke vorm van thuiswerken hoef je toe te staan. Werknemers mogen een verzoek doen, maar jij bepaalt of thuiswerken past binnen de organisatie en de functie.
Weeg daarbij de belangen zorgvuldig af. Kijk bijvoorbeeld naar de aard van het werk, de samenwerking binnen het team en de bereikbaarheid. Komt thuiswerken de uitvoering van het werk of de bedrijfsvoering niet ten goede? Dan mag je een verzoek gemotiveerd afwijzen.
Let wel op: bij een formeel verzoek op basis van de Wet flexibel werken geldt een zwaardere motiveringsplicht. Onderbouw je beslissing daarom goed en leg deze vast. Zo voorkom je discussie.
Blijf investeren in contact
In de zomer zien collega’s elkaar minder vaak op kantoor. De één werkt vanuit huis en collega’s wisselen elkaar af met vakanties. Daardoor neemt de kans op miscommunicatie toe en voelen werknemers zich sneller minder betrokken.
Blijf daarom actief investeren in contact. Plan korte check-ins en pak vaker de telefoon, juist als je elkaar minder spontaan spreekt bij het koffieapparaat. Zo houd je de verbinding, ook als iedereen verspreid werkt.
Zorg voor veilige en verantwoorde werkplek
Thuiswerken krijgt in de zomer in de praktijk soms een andere invulling: werken in de tuin, op het balkon of met een laptop op schoot aan een zwembad. Dat klinkt aantrekkelijk, maar brengt ook risico’s met zich mee. Maak daarom duidelijke afspraken over:
- Een veilige en ergonomische werkplek.
- Het gebruik van beveiligde netwerken (geen openbare wifi op vakantie bijvoorbeeld).
- Het beschermen van vertrouwelijke informatie.
Herhaal deze aandachtspunten actief, zo houd je het bewustzijn binnen je organisatie hoog.
Duidelijke kaders
De zomer biedt een mooie kans om flexibel werken verder vorm te geven. Pak deze kans om werknemers tegemoet te komen, maar zorg voor duidelijke kaders.
Vragen of hulp nodig?
Heb je vragen over thuiswerken? Plan een gratis digitaal kopje koffie in, mail ons op taxandlegal_nl@sdworx.com of bel naar +31 (0)76 750 1350.
Fleur van Gisbergen, Legal Consultant, één van de arbeidsjuristen binnen het Tax & Legal team van SD Worx.
