In de cao Rijk staan verblijfkostenvergoedingen die gelden voor ambtenaren op dienstreis. Een werkgever kan deze vergoedingen ook toepassen voor andere werknemers, als zij vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. Hoe zit het precies?
Gelijke omstandigheden
Een werkgever die niet gebonden is aan de cao Rijk, kan verblijfkostenvergoedingen onder dezelfde voorwaarden en met dezelfde fiscale gevolgen toekennen aan eigen werknemers. De werkgever hoeft dan geen onderzoek te doen naar de werkelijke kosten. De werkgever moet wel aannemelijk kunnen maken dat deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als een ambtenaar op dienstreis.
Twee voorwaarden
Vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren houdt in dat de werknemer met dezelfde soort kosten wordt geconfronteerd als een ambtenaar op dienstreis. Dit is aannemelijk als wordt voldaan aan twee voorwaarden. Er moet sprake zijn van:
- gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden.
De aard van de functie is hierbij van belang. Informatie over de functies binnen de Rijksoverheid vind je op functiegebouwrijksoverheid.nl. - een dienstreis. In de cao Rijk is de definitie van een dienstreis als volgt: ‘een door de werkgever noodzakelijk geachte reis en verblijf in verband met het verrichten van werkzaamheden op een andere locatie dan de eigen werklocatie’.
Of aan deze twee voorwaarden wordt voldaan, hangt af van de feiten en omstandigheden en staat ter beoordeling van de inspecteur. Wil je hierover zekerheid, dan kun je een verzoek om vooroverleg indienen.
Voorbeeld 1. Bouwvakker
Een bouwvakker werkt aan een project op een locatie binnen een andere gemeente. Een bouwvakker wordt in het algemeen met andere kosten geconfronteerd, omdat een bouwvakker zijn werkzaamheden onder andere omstandigheden verricht dan een ambtenaar op dienstreis. Een bouwvakker zal bijvoorbeeld op de bouwplaats zelf lunchen.
De bouwvakker verkeert vanuit kostenoogpunt daarom niet in gelijke omstandigheden als een ambtenaar op dienstreis. Ook is de vraag of sprake is van een dienstreis. Dit staat ter beoordeling van de inspecteur.
Let op: een werknemer verkeert vanuit kostenoogpunt niet in gelijke omstandigheden als hij (vrijwel) geen verblijfkosten maakt. Maakt de werknemer wel kosten, dan is het niet noodzakelijk dat deze gelijk zijn aan de (gericht vrijgestelde) vergoeding.
Voorbeeld 2. Gelijke omstandigheden
Een ambtenaar op dienstreis heeft recht op een vergoeding van € 7,35 voor kleine uitgaven overdag bij een dienstreis naar een andere gemeente van minimaal 4 uur. Hiervan is € 6,56 (bedrag 2026) gericht vrijgesteld. Een werkgever die niet gebonden is aan de cao Rijk, kan ook € 6,56 gericht vrijgesteld vergoeden onder deze voorwaarden.
De werkgever moet dan wel aannemelijk kunnen maken dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis. Hiervan is geen sprake als de werknemer tijdens de dienstreis daadwerkelijk (nagenoeg) geen verblijfkosten maakt.
Cao Rijk toepassen
Waar moet je als werkgever op letten als je de cao Rijk toepast voor een werknemer? Je moet aannemelijk maken dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis.
Past een werkgever de verblijfkostenvergoedingen toe uit de cao Rijk, dan moet de werkgever dit doen volgens de voorwaarden van de cao Rijk.
In paragraaf 10.2 cao Rijk vind je de voorwaarden die gelden voor dienstreizen in het binnenland.
In paragraaf 10.3 cao Rijk vind je de voorwaarden die gelden voor dienstreizen in het buitenland.
Binnenlandse dienstreizen
Een werknemer kan in aanmerking komen voor een verblijfkostenvergoeding voor een binnenlandse dienstreis als de dienstreis voldoet aan de volgende twee voorwaarden:
- De dienstreis duurt minimaal 4 uur.
- De bestemming van de dienstreis ligt in een andere gemeente of op minimaal 1 kilometer afstand van de werklocatie van de werknemer.
Let op: in paragraaf 10.2 cao Rijk vind je meer informatie over alle voorwaarden voor dienstreizen in het binnenland. Pas je de cao Rijk toe, dan moet je je dus houden aan deze voorwaarden.
Onderdelen verblijfkostenvergoeding
In de tabel zie je uit welke onderdelen de verblijfkostenvergoeding bestaat en welke aanvullende voorwaarden hiervoor gelden. Ook lees je wat de hoogte is van de vergoedingen vanaf 1 januari 2026 en tot welke bedragen deze gericht zijn vrijgesteld.
| Verblijfkosten | Aanvullende voorwaarden | Vergoeding (2026) | Gericht vrijgesteld (2026) |
| Kleine uitgaven overdag | Geen aanvullende voorwaarden | € 7,35 | € 6,56 |
| Kleine uitgaven ‘s avonds | Hierop heeft de werknemer recht als hij aansluitend ook overnacht vanwege de dienstreis. | € 21,92 | € 13,12 |
| Logies | Dit geldt per overnachting als de werknemer hiervoor toestemming heeft van de werkgever. | € 164,52 | € 162,74 |
| Ontbijt | Dit geldt als de werknemer de nacht daarvoor heeft overnacht vanwege de dienstreis. | € 16,07 | € 16,07 |
| Lunch | Dit geldt voor iedere periode van 12.00 tot 14.00 uur die binnen de dienstreis valt. | € 22,19 | € 12,97 |
| Avondmaaltijd | Dit geldt voor iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt. | € 33,57 | € 32,56 |
Logies, ontbijt, lunch en avondmaaltijd
Voor logies, ontbijt, lunch en avondmaaltijd geldt als voorwaarde voor de vergoeding dat de werknemer kosten heeft gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid. Dit is een algemeen toegankelijke gelegenheid die logies en/of maaltijden en/of dranken ter consumptie aanbiedt. Voorbeelden hiervan zijn een café, restaurant of hotel.
Vergoedingen binnenlandse dienstreizen
De vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen zijn tot bepaalde bedragen gericht vrijgesteld. In 2026 bedraagt de lunchvergoeding bijvoorbeeld € 22,19. Deze is gericht vrijgesteld tot € 12,97.
De vergoeding boven € 12,97 kun je tot het loon van de werknemer rekenen of als eindheffingsloon aanwijzen. Kies je voor aanwijzen als eindheffingsloon, dan moet aan de gebruikelijkheidseis zijn voldaan. Dit bedrag valt dan onder de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing.
Zelfde vergoedingen niet verplicht
Een werkgever die aansluit bij de cao Rijk, hoeft niet alle vergoedingen te betalen die de cao Rijk voorschrijft of in dezelfde mate. Je kunt bijvoorbeeld een gericht vrijgestelde lunchvergoeding geven maar geen vergoeding voor kleine uitgaven overdag. Ook mag je bijvoorbeeld een gericht vrijgestelde lunchvergoeding geven van € 10.
Voorbeeld vergoeding binnenlandse dienstreis
Een werkgever bepaalt dat een werknemer recht heeft op een lunchvergoeding van € 15 voor elke periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen een dienstreis valt. De dienstreis van de werknemer voldoet aan de voorwaarden. Ook heeft de werknemer verklaard dat hij daadwerkelijk lunchkosten heeft gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid.
Van de lunchvergoeding van € 15 kan de werkgever € 12,97 (2026) gericht vrijgesteld vergoeden. De werkgever moet dan wel aannemelijk kunnen maken dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis.
Het bedrag van € 2,03 dat overblijft, is loon voor de werknemer of kan de werkgever aanwijzen als eindheffingsloon op voorwaarde dat aan de gebruikelijkheidseis is voldaan.
Buitenlandse dienstreizen
Als een werknemer voor het werk naar het buitenland moet, kan sprake zijn van een buitenlandse dienstreis. In paragraaf 10.3 van de cao Rijk lees je meer over de vergoedingen voor dienstreizen naar het buitenland en welke voorwaarden hiervoor gelden.
Hoogte vergoeding buitenlandse dienstreizen
De vergoeding voor verblijfkosten in het buitenland betreft de kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven tijdens de dienstreis. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats tijdens de dienstreis en vind je in de tarieflijst in bijlage 6 van de cao Rijk.
In deze tarieflijst staan achter de landen en steden twee kolommen met daarin de maximale logieskosten en de overige kosten per etmaal. Deze vergoedingen zijn volledig gericht vrijgesteld.
De overige kosten zijn opgebouwd uit de volgende onderdelen, als percentage van het bedrag voor overige kosten dat hoort bij de tijdelijke verblijfplaats:
| Onderdeel van overige kosten | Aanvullende voorwaarden | Percentage van overige kosten |
| Kleine uitgaven | Dit geldt voor ieder uur dat de reis duurt (ofwel 36% per etmaal). | 1,5% |
| Ontbijt | Dit geldt voor iedere periode van 6.00 uur tot 8.00 uur die binnen de dienstreis valt. | 12% |
| Lunch | Dit geldt voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen de dienstreis valt. | 20% |
| Avondmaaltijd | Dit geldt voor iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt. | 32% |
Ontbijt, lunch en avondmaaltijd
Voor ontbijt, lunch en avondmaaltijd geldt als voorwaarde voor de vergoeding dat de werknemer kosten heeft gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid.
Logies
Een werknemer heeft recht op een vergoeding voor logieskosten tot maximaal het bedrag dat staat vermeld in de tarieflijst. Dit bedrag is gericht vrijgesteld als de werknemer een bewijsstuk van de gemaakte logieskosten aan de werkgever overlegt. Doet de werknemer dit niet, dan mag u een vergoeding geven van € 11,34 per overnachting voor maximaal 4 overnachtingen per dienstreis. Deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld.
Bron: Forum Salaris
