De werkdagen zien er vanwege de coronamaatregelen voor veel werkgevers en werknemers anders uit. Zeker wanneer medewerkers door de coronacrisis geheel of deels thuiswerken. Dit kan vragen oproepen over bijvoorbeeld reiskostenvergoedingen of voorzieningen voor thuiswerken. De Belastingdienst gaat in op vijf belangrijke onderwerpen voor werkgevers.
1 Vrije ruimte naar 3 procent
De vrije ruimte is voor het jaar 2020 eenmalig verhoogd van 1,7 naar 3 procent van het fiscale loon tot en met € 400.000. Werkgevers mogen dit percentage van hun fiscale loon onder meer besteden aan onbelaste vergoedingen. Zij kunnen dit geld gebruiken om werknemers een bloemetje of cadeaubon te sturen en daarmee tegelijkertijd sectoren steunen die zijn getroffen door corona.
2 Vaste (reis)kostenvergoeding
Als werknemers een vaste reiskostenvergoeding krijgen, maar nu vanwege corona grotendeels of volledig thuiswerken, dan is het niet nodig de vaste reiskostenvergoeding aan te passen. Zolang de coronamaatregelen gelden en als de werknemer vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht kreeg op de reiskostenvergoeding, mogen werkgevers blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding oorspronkelijk is gebaseerd. Dat mag ook bij de vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie.
Onder dezelfde voorwaarden mogen ook andere afspraken over vaste vergoedingen blijven doorlopen. Bijvoorbeeld de maandelijkse vergoeding voor kosten onderweg van vertegenwoordigers.
Goedkeuring vaste reiskostenvergoeding ook voor andere vergoedingen
3 Thuiswerkvoorzieningen
Een aantal werkgevers heeft hulpmiddelen, zoals een laptop of mobiele apparatuur, gekocht zodat werknemers kunnen thuiswerken.
- Als het gaat om hulpmiddelen die volgens de werkgever noodzakelijk zijn om goed te kunnen werken (noodzakelijkheidscriterium), hoef je de kosten hiervan niet mee te tellen bij het belastbaar loon van de werknemers.
- Dit hoeft ook niet bij hulpmiddelen die de werknemer voor ten minste 90% zakelijk gebruikt zowel op zijn werkplek als daarbuiten, bijvoorbeeld thuis.
Werkgevers mogen voor het thuiswerken bepaalde arbozaken belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, zoals een bureau of bureaustoel.
4 Administratieve versoepelingen
Vanwege het thuiswerken en het 1,5 meter afstand houden kan de werkgever misschien niet aan alle administratieve verplichtingen voldoen. Denk aan het fysiek vaststellen van de identiteit aan de hand van een origineel identiteitsbewijs wanneer een nieuwe werknemer in dienst treedt.
In deze gevallen en zolang de coronamaatregelen gelden, verbindt de Belastingdienst hier geen consequenties aan.
Let op: zodra de situatie het toelaat moeten werkgevers alsnog aan deze verplichtingen voldoen.
Geen anoniementarief bij niet tijdig werknemer identificeren
5 Arbeidscontract schriftelijk vastleggen
Sinds 2020 mag de werkgever de lage WW-premie toepassen voor werknemers die op 31 december 2019 een dienstverband voor onbepaalde tijd hadden, oproepkrachten uitgezonderd. Dit op voorwaarde dat deze contracten schriftelijk vast zijn gelegd. Alleen dan mag je de lage WW-premie gebruiken.
Werkgevers kregen vanwege corona extra tijd om dit op orde te maken. Zij hebben hiervoor de tijd tot 1 juli 2020. Zorg voor deze datum dat de arbeidsovereenkomsten van de betreffende werknemers op orde zijn en goed schriftelijk zijn vastgelegd. Dit kan ook op afstand worden geregeld.
Leg arbeidscontract vaste werknemer voor 1 juli schriftelijk vast
Hoe leg je arbeidscontract schriftelijk vast?
Overzicht belastingmaatregelen voor werkgevers in coronatijd
