Om de lage WW-premie te mogen betalen voor werknemers die voor onbepaalde tijd bij de werkgever in dienst zijn en geen oproepovereenkomst hebben, moet je hun arbeidsovereenkomsten schriftelijk vastleggen.
Voor werknemers die op 31 december 2019 al bij de werkgever in dienst waren, kreeg de werkgever eerder tot 1 april extra de tijd om dat te doen. Vanwege de coronacrisis kwamen daar nog 3 maanden bij tot 1 juli 2020. Deze termijn loopt binnenkort af.
Vergeet daarom niet vóór deze datum de arbeidscontracten van deze groep medewerkers die op 1 juli nog bij de werkgever in dienst zijn, schriftelijk vast te leggen.
Hoge WW-premie
Als de werkgever op 1 juli 2020 de schriftelijke vastlegging nog niet heeft geregeld, dan moet je voor deze werknemers met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020 de hoge WW-premie betalen in plaats van de lage WW-premie.
Voor werknemers die de werkgever op 1 januari 2020 of daarna in dienst heeft genomen, moet je het arbeidsovereenkomst meteen schriftelijk vastleggen.
Schriftelijkheidsvereiste
Schriftelijk vastleggen is niet alleen op papier vastleggen. Ook op een van deze manieren voldoe je aan die eis:
- Je bewaart het arbeidscontract digitaal. Twee mogelijkheden:
- Het gaat om een schriftelijk contract dat is ondertekend en ingescand.
- Het gaat om een digitaal contract met een gekwalificeerde elektronische handtekening van de werkgever en de werknemer. Lees meer bij Wat is een elektronische handtekening?
- Je hebt het arbeidscontract naar de werknemer gemaild en die heeft per e-mail geantwoord dat hij akkoord gaat met het arbeidscontract.
- Je slaat het arbeidscontract op in het HR-systeem.
Aanvulling
Maak een aanvulling als je alleen een mondeling contract hebt of het schriftelijke contract kwijt bent.
Deze aanvulling op het arbeidscontract moet aan drie voorwaarden voldoen:
- De werkgever en de werknemer hebben de aanvulling allebei ondertekend.
- Uit de aanvulling blijkt dat sprake is van een arbeidscontract voor onbepaalde tijd dat geen oproepcontract is.
- Je bewaart de aanvulling bij de loonadministratie.
Als een schriftelijk arbeidscontract voor bepaalde tijd is overgegaan in een contract voor onbepaalde tijd, dan moet je het arbeidscontract aanpassen of een aanvulling erop maken.
Hoe leg je een arbeidscontract schriftelijk vast?
Zorg voor ondertekend schriftelijk contract of addendum voor 1 juli
Volg ook de online cursus Update WAB op 24 juni van 13.00 tot 17.00 uur met Casper Mons
