Loonadministratie is een vak apart. Zeker met de fiscale regels die kunnen veranderen. Kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben: van naheffingen tot boetes. We zetten de belangrijkste fiscale valkuilen op een rij én geven praktische tips om deze te vermijden.
1. Werkkostenregeling (WKR) verkeerd toepassen
Veel werkgevers benutten de werkkostenregeling niet optimaal of gaan er juist te ruimhartig mee om. De vrije ruimte is in 2025 2% over het fiscale loon t/m €400.000. Daarboven slechts 1,18%. Vergoedingen zoals kerstpakketten, bedrijfsuitjes of cadeaubonnen kunnen snel boven de ruimte uitkomen – met 80% eindheffing tot gevolg.
Tip: maak een jaarlijks WKR-plan en houd vergoedingen centraal bij.
2. Reiskostenvergoeding en thuiswerkdagen combineren
In 2025 is de maximale onbelaste reiskostenvergoeding €0,23/km. Veel werknemers werken nog steeds thuis. Je mag een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van €2,40 per dag. Maar pas op: je mag geen thuiswerkvergoeding geven voor de dagen dat je ook een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer betaald.
3. Onjuiste toepassing 30%-regeling
De 30%-regeling is de afgelopen jaren al vaak besproken in het Belastingplan. In 2025 en 2026 blijft de belastingvrije vergoeding maximaal 30%. Vanaf 2027 is het geen 30%-regeling meer, maar een 27%-regeling. Voor werknemers die de expatregeling al in 2023 zijn gaan gebruiken, geldt een overgangsregeling.
Tip: controleer de termijn en beoordeel tijdig of de werknemer nog voldoet aan de voorwaarden.
4. Geen gebruik maken van loonkostenvoordelen (LKV)
Regelingen zoals het loonkostenvoordeel voor oudere of arbeidsbeperkte werknemers zien veel werkgevers over het hoofd of worden te laat aangevraagd.
Tip: koppel HR en salarisadministratie aan elkaar en wees alert op doelgroepverklaringen binnen 3 maanden na indiensttreding.
Te weinig kennis van actuele wijzigingen?
Veel fouten ontstaan simpelweg door het niet op de hoogte zijn van recente aanpassingen in fiscale wetgeving. Laat jezelf en je team jaarlijks bijscholen. De Basiscursus Fiscaliteit van onze SD Worx Academy is hiervoor ideaal: in één dag ben je weer helemaal up-to-date met de laatste regelgeving.
Door Fleur van Gisbergen, Legal Consultant. Zij is één van de arbeidsjuristen binnen het Tax & Legal team van SD Worx.
