Als je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijst als eindheffingsloon waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt, is dat eindheffingsloon dat in de vrije ruimte kan vallen. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je over het meerdere 80 procent eindheffing werkkostenregeling.
Afgezien van een paar uitzonderingen, bepaal je zelf welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen je aanwijst als eindheffingsloon en welke je behandelt als loon van de werknemer en normaal belast. Je kunt per werknemer een andere keuze maken.
Kiezen tussen eindheffingsloon en loon werknemer
Je maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Je hoeft dus niet vooraf – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar – te kiezen. De keuze blijkt bijvoorbeeld uit de administratie, waarin je de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer.
Keuze definitief
Heb je eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. Met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon kan dus niet, behalve als je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling per ongeluk verkeerd in de administratie hebt opgenomen. Je mag dan deze fout herstellen door de aangifte loonheffingen te corrigeren en de administratie aan te passen.
Twee aanwijsmomenten
Het aanwijzen in de vrije ruimte kan maximaal op twee momenten plaatsvinden:
- meteen aan het begin van het kalenderjaar benoemen en vastleggen welke eventuele vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen je toewijst in de vrije ruimte, mochten deze plaatsvinden in de loop van dat betreffende jaar;
- aanwijzen op het genietingsmoment zelf, oftewel het moment waarop de werkgever het “loon” betaalt, verrekent of ter beschikking stelt, of waarop het “loon” rentedragend of vorderbaar en inbaar wordt.
Uiteindelijk blijkt uit jouw administratie welke keuze je hebt gemaakt.
Als de werkgever zich niet aan één van deze twee aanwijsmomenten houdt, maar bijvoorbeeld aan het einde van het jaar eens gaat kijken wat hij wel of niet zal toewijzen aan de vrije ruimte, heeft hij een groot probleem. De Belastingdienst zal dat niet accepteren en het alsnog corrigeren als belast loon.
1 Bij aanvang kalenderjaar
Het vooraf bij aanvang van het kalenderjaar vastleggen welke eventuele vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen je toewijst in de vrije ruimte is aan te raden in die gevallen dat je weet dat je het genietingsmoment gaat missen. Als voorbeeld hiervan kun je aan cadeaubonnen of kraampakketten denken. Dit soort verstrekkingen ontdek je vaak pas na afloop van het kalenderjaar. Dan mag je het echter niet meer aanwijzen in de vrije ruimte, omdat het genietingsmoment al is geweest. Om dit te voorkomen, wijs je het dus vooraf bij aanvang van het kalenderjaar al aan in de vrije ruimte. Je kunt dan zonder problemen achteraf de waarde van deze verstrekkingen opnemen in de vrije ruimte.
Let op: je moet het dan ook echt verplicht aanwijzen in de vrije ruimte. Je mag daar niet vanaf zien omdat je de vrije ruimte door onvoorziene omstandigheden behoorlijk gaat overschrijden en daarom 80 procent eindheffing moet betalen.
2 Keuze maken op genietingsmoment
Voor alle andere zaken waarbij je zicht hebt op het genietingsmoment, kun je de eventuele keuze om het wel of niet aan te wijzen in de vrije ruimte het beste maken op het genietingsmoment. Dit geeft je namelijk de vrijheid om zaken wel of niet toe te wijzen aan de vrije ruimte. Je hoeft daar namelijk niet consequent in te zijn en bent daar in alle gevallen volkomen vrij in.
De belaste € 0,04 bij een kilometervergoeding van € 0,27 mag je de ene maand toewijzen aan de vrije ruimte en de andere maand betalen als brutovergoeding of bruteren. Bij de ene werknemer mag je deze het hele jaar toewijzen aan de vrije ruimte en bij een andere werknemer behandel je die € 0,04 maandelijks als brutobetaling.
Gemaakte keuze niet herzien
Een eenmaal gemaakte keuze – aanwijzen in de vrije ruimte of niet – mag je niet herzien in de loop van het jaar. Dat mag alleen als je met een werknemer aantoonbaar had afgesproken dat je die € 0,04 altijd toe zou wijzen aan de vrije ruimte, maar het per ongeluk is behandeld als brutoloon. Dan mag je het corrigeren omdat je niet overeenkomstig de afspraak hebt gehandeld.
Voorbeeld
Een werkgever heeft gedurende het gehele jaar op het genietingsmoment besloten om alle belaste kilometervergoedingen van € 0,04 (uitgaande van een € 0,27 per km) bruto aan de werknemers uit te betalen. In de arbeidsvoorwaarden wordt niet gesproken over een netto kilometervergoeding, maar over een vergoeding waarvan de wet- en regelgeving bepaalt wat de werknemer er netto aan overhoudt. In totaal gaat het dat jaar om een vergoeding van bruto € 7.500.
Vanwege het 100-jarig bestaan van de onderneming is in december een groot personeelsfeest gepland. Dit feest wordt extern bij de Efteling gevierd en deze kosten worden toegewezen aan de vrije ruimte. De vrije ruimte wordt daardoor fors overschreden en vandaar dat de hiervoor genoemde € 0,04 niet is toegewezen aan de vrije ruimte. Helaas vindt er in november een tragisch bedrijfsongeval plaats en komt een werknemer daardoor te overlijden. Het jubileumfeest wordt uiteraard afgelast. Hierdoor blijft er vrije ruimte over dat jaar. Helaas mag de bruto betaalde € 0,04 per kilometer niet alsnog worden toegewezen aan de vrije ruimte.
Gevolgen voor werknemer door keuzevrijheid werkgever
De werkgever heeft dus keuzevrijheid om te bepalen of hij belast loon wel of niet bij een werknemer aanwijst in de vrije ruimte. Een werkgever beïnvloedt daarmee wel het fiscaal loon van de werknemer. Bij toewijzen aan de vrije ruimte, neemt het fiscaal loon van de werknemer niet toe. Bij de keuze om het te belasten als loon bij de werknemer stijgt het fiscaal loon. Let erop dat dit gevolgen kan hebben voor zaken die de werknemer privé heeft.
Het fiscaal loon werkt door in bijvoorbeeld de huur- en zorgtoeslag, maar ook in de hoogte van de hypotheekrenteaftrek. Stijging van het fiscaal loon kan leiden tot het terug moeten betalen
van toeslagen. Een daling van het fiscaal loon kan leiden tot verminderde hypotheekrenteaftrek voor zolang de aftrek nog niet gemaximeerd is tot het belastingpercentage in de eerste schijf.
Arbeidsvoorwaarde bruto toegezegd?
Een werkgever doet er tot slot goed aan om bij het aanwijzen in de vrije ruimte na te gaan of de arbeidsvoorwaarde waar het om gaat niet bruto is toegezegd of afgesproken. Oftewel als in de arbeidsvoorwaarden staat vermeld dat een werknemer jaarlijks een brutobonus ontvangt, kan hij deze niet zonder meer geheel of gedeeltelijk aanwijzen in de vrije ruimte.
Het aanwijzen in de vrije ruimte staat beschreven in paragraaf 10.1.3 Stap 3: Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer van het Handboek Loonheffingen.
Lees meer in het Dossier Werkkostenregeling, geschreven door Casper Mons, docent bij Salaris Vanmorgen en spreker op de Nationale Salarisdag.
