Het personeelstekort is groot: Nederland telt meer vacatures dan werklozen. En het Centraal Planbureau verwacht dat de grote krapte op de arbeidsmarkt voorlopig blijft. Als salarisadministrateur heb je waarschijnlijk ook te maken met de krapte op de arbeidsmarkt, binnen jouw eigen organisatie en bij jouw klanten. Een personeelstekort kan leiden tot hogere werkdruk onder medewerkers. Hoe kun je ervoor zorgen dat dit niet tot verzuim leidt?
Personeelstekort in cijfers
Vacaturewebsites staan bomvol met banen en wie over straat loopt ziet overal briefjes met ‘personeel gezocht’. Het tekort aan personeel is sinds 1960 en 1970 niet meer zo groot geweest. Volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) zijn er voor iedere 133 vacatures maar 100 mensen die een baan zoeken. In veel bedrijfstakken is er een personeelstekort, maar onderzoek van uitzendbureau Randstad laat zien dat in de techniek, ICT, zorg en het onderwijs doorlopend de meeste vacatures openstaan.
Hoge werkdruk door personeelstekort
Volgens het CBS zien ondernemers het personeelstekort als de grootste hindernis voor hun bedrijf. Medewerkers van organisaties die te maken hebben met een tekort aan personeel, kunnen een hoge werkdruk ervaren. Bijvoorbeeld omdat er meer werk is bijgekomen, maar het aantal medewerkers niet is gegroeid. Of omdat er een medewerker is wegegaan en daar nog geen vervanger voor is gevonden.
Wanneer is de werkdruk te hoog? De werkdruk is te hoog wanneer de eisen van het werk niet in balans zijn met wat een medewerker aankan. Bijvoorbeeld: een medewerker krijgt het werk langere tijd niet af, omdat hij of zij te veel taken heeft. Of de medewerker kan langere tijd de gewenste kwaliteit niet leveren, omdat er niet genoeg tijd is om de werkzaamheden uit te voeren.
Hoge werkdruk leidt tot verzuim
Als iemand langere tijd een te hoge werkdruk ervaart, kan dit zorgen voor werkstress. Werkstress kan leiden tot psychische of lichamelijke klachten. Hierdoor kan een medewerker verzuimen voor korte tijd, maar ook uitvallen op lange termijn. Dit wil een organisatie natuurlijk voorkomen. Ziekte is niet alleen vervelend voor een medewerker, verzuim kost geld en als er medewerkers uitvallen is er nog minder personeel beschikbaar.
Tips om uitval te beperken
Heeft jouw organisatie te maken met een personeelstekort? Of ervaart jouw klant een personeelstekort en wil je hem of haar helpen? Er zijn verschillende mogelijkheden om verzuim door personeelstekort zoveel mogelijk te voorkomen. Wij geven jou drie tips.
Tip 1: werkdruk verlagen
Een hoge werkdruk is meestal de boosdoener als het gaat om werkstress. En ook als er een tekort aan personeel is, zijn er manieren om de werkdruk voor medewerkers te verlagen:
- Minder taken
Zijn alle taken die een medewerker uitvoert echt nodig? Misschien zijn er werkzaamheden niet (meer) nodig of kan er werk op de lange baan worden geschoven? - Meer vrijheid
Als een medewerker meer vrijheid krijgt, zorgt dat ervoor dat hij of zij minder werkdruk ervaart. Denk aan medewerkers zelf laten bepalen wanneer zij pauze nemen, in welke volgorde taken worden uitgevoerd en hoe het werk wordt uitgevoerd. - Systemen aanpassen
Is het mogelijk om systemen aan te passen, waardoor er tijd wordt bespaard? Misschien is het mogelijk om te investeren in automatisering om medewerkers werk uit handen te nemen? Of kan er een werkwijze worden aangepast, waardoor medewerkers minder hoeven vast te leggen?
Tip 2: werkstress voorkomen
De werkdruk verminderen is het meest belangrijk bij het voorkomen van werkstress. Maar als aanvulling daarop zijn er andere dingen die kunnen helpen om werkstress zoveel mogelijk te voorkomen:
- Taken waarvan de medewerker energie krijgt
Weten leidinggevenden waar medewerkers de meeste energie van krijgen? Misschien is het mogelijk om (binnen een team) te schuiven met taken, zodat medewerkers meer taken krijgen waar zij energie van krijgen. - Medewerker steunen
Voelt de medewerker zich voldoende gesteund en gewaardeerd? Wordt er een luisterend oor geboden als medewerkers ergens tegenaan lopen? Worden er regelmatig complimenten gegeven? En worden successen binnen jouw bedrijf samen gevierd? - In gesprek blijven
Om een hoge werkdruk en werkstress zoveel mogelijk te voorkomen, is het belangrijk dat leidinggevenden weten wat er speelt. Hoe gaat het met medewerkers? Weten medewerkers wat er van hen wordt verwacht? Zijn er problemen, onzekerheden of wensen? Ook als leidinggevenden het druk hebben, loont het om hier tijd voor vrij te maken.
Tip 3: werkstress aanpakken
Is er al gewerkt aan het voorkomen van werkstress, maar is er het vermoeden dat een medewerker toch stress ervaart? Er zijn verschillende dingen die kunnen helpen:
- Signalen herkennen
Om werkstress aan te pakken, is het belangrijk dat het wordt herkend. Er zijn signalen waaraan leidinggevenden en collega’s kunnen herkennen dat een medewerker mogelijk te maken heeft met werkstress. Voorbeelden van signalen zijn: vermoeidheid, minder creatief zijn of regelmatig te laat komen. Vaak begint stress met lichte klachten en kan uitval nog voorkomen worden. - Samen stappen nemen
Zijn de signalen van werkstress herkend? Dan is het belangrijk om hierover het gesprek aan te gaan en als leidinggevende samen met de medewerker stappen te ondernemen. Neemt de medewerker geen pauze, geeft hij of zij moeilijk werk uit handen of is iemand vooral bezig met details? Hieraan kan samen gewerkt worden. - Interventie
Een interventie is intensieve begeleiding om te voorkomen dat een medewerker uitvalt of om terugkeer naar het werk te bevorderen. Een voorbeeld van een interventie is coaching. - Goede re-integratie
Tot slot: ondanks alle gezamenlijke inspanningen, kan het toch gebeuren dat een medewerker uitvalt. Als de stress voor langere tijd aanhoudt, is iemand overspannen. Als de medewerker langer dan zes maanden last heeft van spanningsklachten, is sprake van een burn-out. Hierdoor kan de medewerker niet werken. Om de medewerker zo snel mogelijk weer (gedeeltelijk) gezond aan het werk te krijgen, is goede re-integratie belangrijk.
Verzekeren tegen verzuim
Helaas is verzuim niet altijd te voorkomen. Wil je weten of het verstandig is om een verzuimverzekering af te sluiten? Of wil je weten wat de voordelen van een verzuimverzekering voor uw klant zijn? De klantadviseurs van Sazas staan graag voor jou klaar met een advies op maat. Een offerte aanvragen is altijd gratis en vrijblijvend. Ook voor uw mkb-klanten staat Sazas graag klaar met informatie en advies.
Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Ondanks dat deze informatie met de grootste zorg is samengesteld, kan het gebeuren dat bepaalde informatie niet meer actueel is.
