Wat te doen bij werknemers met schulden

Een werknemer met financiële problemen kost een werkgever per jaar €13.000, 20% productieafname, 3 uur verwerking loonbeslag en 7 dagen meer ziekteverzuim (Bron: Nibud, 2017).

Wat kun je als werkgever ondernemen als de werknemer in de schulden zit en hoe ga je hier zorgvuldig mee om?

Als een werknemer zijn privérekeningen niet betaalt, kan dit leiden tot een loonbeslag door een schuldeiser bij wie de werknemer schulden heeft gemaakt. Het is als werkgever verplicht om mee te werken.

Loonbeslag

Als een deurwaarder loonbeslag wil opleggen, stuurt hij de werkgever een verzoek om informatie via een formulier Verklaring derdenbeslag. Het invullen en inzenden van de verklaring is verplicht. Doet de werkgever dat niet of niet tijdig (binnen vier weken), dan loopt hij het risico zelf te worden gedagvaard en zelf veroordeeld tot betaling van het gehele bedrag waarvoor het beslag is gelegd.

Logischerwijs wordt het loonbeslag opgeheven wanneer de gehele vordering voldaan is, of wanneer het dienstverband van de werknemer eindigt.

Beslagvrije voet

De deurwaarder verzoekt om een deel van het salaris van de schuldenaar over te maken. Het overige deel is de beslagvrije voet. De beslagvrije voet is het deel van het inkomen dat de werknemer mag houden voor de vaste lasten en om van te leven. Denk hierbij aan uitgaven voor primaire levensbehoeftes zoals voeding, woonlasten en de betaling van de premie voor de ziektekostenverzekering. Op de beslagvrije voet kan dus geen beslag worden gelegd. 

De hoogte van de beslagvrije voet is onder meer afhankelijk van de burgerlijke staat van de werknemer, de omvang van het gezin en het eventuele inkomen van de partner.

Verder geldt dat een schuldeiser beslag kan leggen op het basissalaris van de werknemer en daarnaast op vakantiegeld, bonussen, een dertiende maand en de eindejaarsuitkering. De schuldeiser mag echter geen beslag leggen op onkostenvergoedingen. 

Zes tips

Wat kun je als werkgever doen als een werknemer schulden heeft en hoe ga je er zorgvuldig mee om?

1. Wees alert: hoe eerder een probleem wordt onderkend en opgelost, des te kleiner de schade voor de werknemer en de werkgever.
   Wanneer de werkgever vermoedt dat een werknemer met financiële problemen kampt, is het belangrijk dat je dit met de werknemer bespreekbaar maakt.
2. Zorg voor beleid: dit zorgt ervoor dat de wettelijke verplichtingen worden nagekomen en dat er goed gecommuniceerd wordt met de werknemer.
   Voor de interne organisatie is een protocol rondom loonbeslagen aan te raden. Dit zorgt ervoor dat de juiste stappen worden doorlopen en de werkgever de wettelijke verplichtingen nakomt.  Denk bijvoorbeeld aan een checklist.
3. Denk aan geheimhouding: in principe zijn alleen de medewerkers van de salarisadministratie bevoegd om toegang te hebben tot loonbeslaggegevens. Salarisadministrateurs hebben deze gegevens immers nodig voor hun werkzaamheden op basis van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (loonuitbetaling). De deurwaarder zal zich bij het laten berekenen van een loonbeslag dan ook wenden tot de leidinggevende van de financiële administratie of directie.
   Voor de documenten en gegevens rondom het loonbeslag geldt dus een geheimhouding. Het is daarom verstandig om de formulieren en vragenlijsten van de schuldeiser, gedurende het beslag, afgeschermd in het dossier van de werknemer te bewaren. Ook is voor werkgevers een aparte administratie van de afdrachten niet nodig.
4. AVG: wie kan gegevens inzien?
   Als er andere personen toegang willen tot dergelijke gegevens, moet er getoetst worden of hiervoor een doel, noodzaak en rechtsgrond zijn. Een doel en noodzaak kan er bijvoorbeeld zijn voor een hulpverlener die medewerkers helpt met hun financiële problemen.
   De rechtsgrond die hier het meest voor de hand ligt, is gerechtvaardigd belang. Het belang van de werkgever is het goed functioneren van de werknemer in verband met een goede inzet bij opdrachtgevers. De werknemer heeft wel het recht op privacy maar tegelijk ook het belang van een gezonde financiële situatie. Deze belangenafweging moet door de werkgever worden vastgelegd.
5. Hoe zit het met bewaarplicht? Wanneer het beslag is beëindigd, is er geen bewaarplicht. Een aparte administratie is dus niet nodig.
6. Ga het gesprek aan: Het kan een schuldeiser vertrouwen geven als de werkgevers de werknemer ondersteunt in de gesprekken en onderhandelingen hierover.
   Anders dan bij een loonbeslag mag je de gegevens over de financiële problemen van werknemers niet vastleggen. Wel kun je op basis van een gesprek, en mede afhankelijk van de (financiële) situatie van de werknemer, acties ondernemen. Zo kan een loonbeslag bijvoorbeeld worden voorkomen door met schuldeisers een betalingsregeling af te spreken.

Bron: Werk en schulden: hulp voor werkgevers op ABU.nl