Veel salarisadministrateurs en HR‑professionals kennen de WKR. Toch ontbreekt het volgens Casper Mons, zelfstandig senior beloningsadviseur, vaak aan diepgaande kennis en wordt intern onvoldoende samengewerkt.
“Het opstellen en bijhouden van een duidelijke WKR‑begroting wordt regelmatig vergeten of is een taak van alleen de salarisadministratie. Daardoor ontbreekt overzicht en wordt het bewaken en inzichtelijk houden van de bestede vrije ruimte ingewikkeld. Voor organisaties is het moeilijker om grip te houden.”
De WKR bepaalt dat jaarlijks een vastgesteld percentage van de fiscale loonsom kan worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Dit deel van de loonsom wordt de vrije ruimte genoemd. Zodra deze ruimte wordt overschreden, moet de werkgever over het meerdere een eindheffing van 80% betalen.
“Dat maakt nauwkeurige monitoring van de WKR essentieel”, legt Mons uit.
“De WKR is een strikte regeling, maar biedt ruimte voor specifieke situaties.”
– Casper Mons –
De gebruikelijkheidstoets
Binnen de WKR mogen werkgevers alleen vergoedingen aanwijzen in de vrije ruimte wanneer deze als gebruikelijk worden beschouwd. Om discussies met de Belastingdienst hierover te beperken, geldt een doelmatigheidsgrens van 2.400 euro per werknemer per jaar.
Mons: “Zolang een ongebruikelijke verstrekking onder deze grens blijft, hoeft de gebruikelijkheidstoets niet te worden toegepast.”
Ter illustratie schetst Mons een voorbeeld:
“Stel dat een werkgever een werknemer een crossmotor wil schenken, en de waarde blijft onder 2.400 euro. Dan speelt het geen rol of dit gebruikelijk is binnen de branche, de Belastingdienst beoordeelt het niet. Gebruikelijke vergoedingen, zoals een kerstpakket of bovenwettelijke kilometervergoedingen die veel werkgevers aanwijzen, blijven daarnaast gewoon mogelijk.”
Wordt aan ongebruikelijke zaken de grens van 2.400 euro overschreden, dan moet de Belastingdienst aantonen dat de verstrekking ongebruikelijk is. De bewijslast ligt dus niet automatisch bij de werkgever.
Volgens Mons bestond eerder het misverstand dat elke werknemer een eigen ‘potje’ had van 2.400 euro waarin zowel gebruikelijke als ongebruikelijke vergoedingen samenkwamen.
“Een kerstpakket of extra kilometervergoeding zou dan eerst van dat bedrag moeten worden afgetrokken. Maar dat klopt niet. De grens geldt uitsluitend voor ongebruikelijke posten; gebruikelijke vergoedingen tellen daarin niet mee.”
Uitzonderingen op de regel
De WKR is primair bedoeld voor werknemers die daadwerkelijk op de loonlijst staan.
Mons: “In de praktijk voelt het vreemd wanneer negen medewerkers een kerstpakket krijgen, maar een uitzendkracht, die volledig meedraait, niets krijgt. Toch mag een kerstpakket voor een uitzendkracht niet in de vrije ruimte worden aangewezen. Er gelden andere fiscale regels, omdat deze persoon geen werknemer is.”
Voor bepaalde groepen buiten het actieve personeelsbestand bestaat een uitzondering op deze regel; gepensioneerden bijvoorbeeld.
“Wanneer een organisatie oud‑medewerkers nog betrekt bij personeelsactiviteiten of hen jaarlijks een kerstpakket geeft, moet dat verplicht in de vrije ruimte worden aangewezen”, aldus Mons.
“De WKR is een strikte regeling, maar biedt ruimte voor specifieke situaties.”
Een gezamenlijke WKR-begroting
De keuze om gepensioneerden een kerstpakket te geven of hen uit te nodigen voor een personeelsfeest heeft directe gevolgen voor de beschikbare vrije ruimte. In sommige gevallen kan een mogelijke financiële overschrijding aanleiding zijn om dat te heroverwegen. Toch is volgens Mons een bredere afweging belangrijk.
“Goed werkgeverschap draagt bij aan een sterke reputatie. Dat zorgt ervoor dat organisaties aantrekkelijk blijven op de arbeidsmarkt en minder afhankelijk zijn van externe wervingskanalen.”
Het jaarlijks opstellen van een WKR‑begroting, door de salarisadministratie, de afdeling financiën en HR, is volgens Mons hierbij een handig hulpmiddel.
“Ga tijdig met elkaar in gesprek, werk met een actuele begroting en maak bewuste keuzes. Zo voorkom je dat de WKR verrast of dat de eindheffing onnodig oploopt.”
Volgens Mons is het daarom cruciaal om de ontwikkelingen binnen de WKR nauwlettend te blijven volgen.
“In het coalitieakkoord staat dat werkgevers binnen de WKR meer ruimte moeten krijgen om werknemers te helpen bij het sneller aflossen van hun (DUO‑)studieschuld. Mogelijk komt er dus een nieuwe gerichte vrijstelling. Maar de vraag is of die niet wordt ‘gefinancierd’ door een lager percentage voor de vrije ruimte. Dat zou een typisch voorbeeld zijn van de welbekende sigaar‑uit‑eigen‑doosconstructie.”
Op dit moment is het bij veel bedrijven al mogelijk om de studieschuld uit te ruilen tot soms wel 1.250 euro per jaar. De mogelijkheid om op deze manier een DUO-schuld af te lossen, heeft echter directe gevolgen voor de vrije ruimte.
“Het aflossen van een privé opgebouwde studieschuld wordt fiscaal gezien als loon. Daardoor lijkt het fiscale uitruilvoordeel aantrekkelijk voor werknemers, maar tegelijkertijd gaat het ten koste van de vrije ruimte van de werkgever”, benadrukt Mons.
“Tijdens mijn trainingen ga ik uitgebreid in op dit soort wijzigingen, de onderlinge samenwerking tussen afdelingen en praktische manieren om de WKR administratief volledig op orde te krijgen. Dat geeft grip en voorkomt verrassingen.”
Schrijf je in voor de cursus Werkkostenregeling op 7 april
Tijdens deze studiemiddag bespreekt Casper Mons al deze zaken op praktische wijze met je aan de hand van veel praktijkvoorbeelden. De opgedane kennis kun je na afloop van deze studiemiddag gelijk toepassen bij je eigen organisatie of klanten.
