De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst heeft een standpunt ingenomen over de toepassing van de doelmatigheidsgrens bij het gebruikelijkheidscriterium.
Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel
Op grond van artikel 27a, eerste lid, van de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB 1964) wordt loonbelasting bij wijze van uitzondering niet van de werknemer geheven maar van de werkgever in de vorm van een eindheffing voor zover het gaat om de in artikel 31 Wet LB 1964 bedoelde eindheffingsbestanddelen.
Tot deze eindheffingsbestanddelen behoren onder meer door de werkgever aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die voldoen aan de gebruikelijkheidseis van artikel 31, eerste lid, onderdeel f, Wet LB 1964.
Doelmatigheidsgrens van € 2.400
In het Handboek Loonheffingen 2025 (uitgave maart, paragraaf 4.2) is in dit kader de zogenoemde doelmatigheidsgrens van € 2.400 opgenomen:
“Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van in totaal maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwen wij als gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.
Let op: Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid. Dit bedrag geldt bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, of als stagiair.”
Vraag en antwoord
Hoe moet de doelmatigheidsgrens worden toegepast?
In verband met risicogericht handhaven hanteert de Belastingdienst in de praktijk bij de beoordeling van het gebruikelijkheidscriterium een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per persoon per jaar. De doelmatigheidsgrens is bedoeld als veilige haven. Deze grens geeft aan tot welk bedrag de Belastingdienst geen actie onderneemt. De aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van in totaal maximaal € 2.400 als eindheffingsbestanddeel wordt in zoverre als gebruikelijk beschouwd.
Toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet aan de orde voor zover de aanwijzing van een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling voldoet aan de gebruikelijkheidseis.
Veilige haven
De doelmatigheidsgrens is dus bedoeld als veilige haven. De grens geeft aan tot welk bedrag de Belastingdienst geen actie onderneemt (risicogerichte handhaving). De aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van in totaal maximaal € 2.400 als eindheffingsbestanddeel wordt in zoverre als gebruikelijk beschouwd.
Toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet aan de orde voor zover de aanwijzing van een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling voldoet aan de gebruikelijkheidseis. In dat geval is immers geen twijfel over de gebruikelijkheid.
Voorbeelden toepassing doelmatigheidsgrens
Hierna volgen vier voorbeelden waarin de doelmatigheidsgrens wordt toegepast
Voorbeeld 1. Reiskostenvergoeding en eindejaarsuitkering
Een werkgever heeft de reiskostenvergoeding van een werknemer voor woon-werkverkeer ter hoogte van € 1.500 aangewezen als eindheffingsbestanddeel. De reiskostenvergoeding voldoet aan de voorwaarden van de gerichte vrijstelling voor reiskosten. De werkgever wenst daarnaast de eindejaarsuitkering van € 2.000 van de werknemer aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.
Bij vergoedingen die onder een gerichte vrijstelling vallen, is het gebruikelijkheidscriterium niet aan de orde, aangezien het aanwijzen van deze vergoedingen altijd gebruikelijk is. Toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet aan de orde als de aanwijzing van de vergoeding aan de gebruikelijkheidseis voldoet.
Voor de eindejaarsuitkering kan een beroep worden gedaan op de doelmatigheidsgrens. Omdat hiervan nog geen gebruik is gemaakt, mag de eindejaarsuitkering in zijn geheel worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel.
Voorbeeld 2. Vergoedingen en verstrekkingen en eindejaarsuitkering
Een werkgever heeft meerdere vergoedingen en verstrekkingen aan een werknemer aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen is € 2.000. De aanwijzing van deze vergoedingen en verstrekkingen voldoet aan de gebruikelijkheidseis. Daarnaast wenst de werkgever de eindejaarsuitkering van € 2.100 aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.
Toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet aan de orde wanneer de aanwijzing van een vergoeding of verstrekking aan de gebruikelijkheidseis voldoet.
In het voorbeeld is de doelmatigheidsgrens niet aan de orde voor het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen (€ 2.000). Voor de eindejaarsuitkering (€ 2.100) kan een beroep worden gedaan op de doelmatigheidsgrens.
Aangezien hiervan nog geen gebruik is gemaakt, mag de eindejaarsuitkering in zijn geheel worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel.
Voorbeeld 3. Bonus en verdere vergoedingen en verstrekkingen
Een werkgever heeft een bonus van € 2.000 aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Daarnaast organiseert de werkgever extern een groot personeelsfeest ter waarde van € 500 per werknemer, ontvangt iedere werknemer een kerstpakket van € 100 per werknemer en krijgt iedere werknemer een extern preventief medisch onderzoek (PMO) aangeboden ter waarde van € 200. Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen is € 2.800. Het is niet duidelijk of de aanwijzing van voornoemde vergoedingen en verstrekkingen voldoet aan de gebruikelijkheidseis.
Welk soort kosten?
Voor de toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet van belang om welke soort kosten het gaat. Voor de bepaling of de doelmatigheidsgrens wordt overschreden, moeten de aangewezen loonbestanddelen (met uitzondering van de gericht vrijgestelde vergoedingen/verstrekkingen en de aanwijzingen die aan de gebruikelijkheidseis voldoen) tezamen in aanmerking worden genomen. De doelmatigheidsgrens is niet bedoeld om vele duizenden euro’s van loonbestanddelen in geld over te hevelen naar eindheffingsbestanddelen.
Daarnaast strookt een benadering per kostenpost niet met het uitgangspunt van de werkkostenregeling dat irrelevant is wat de aard van het loonbestanddeel is. Slechts € 2.400 is aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Het is hier niet uitgesloten dat de aanwijzing van een vergoeding en/of verstrekking voldoet aan de gebruikelijkheidseis (bijvoorbeeld het kerstpakket van € 100) of dat aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling (bijvoorbeeld het PMO van € 200) wordt voldaan.
Als de aanwijzing voldoet aan de gebruikelijkheidseis of aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling wordt voldaan, wordt voor de beoordeling of de € 2.400-grens wordt overschreden de betreffende vergoeding en/of verstrekking buiten beschouwing gelaten (zie voorbeeld 1 en 2).
Voorbeeld 4. Bonus
Een werkgever besluit de bonusuitkering van alle werknemers aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. De omvang van de uitkering varieert tussen de € 1.000 en € 8.000.
Toepassing van de doelmatigheidsgrens is begrensd. Hierop kan alleen een beroep worden gedaan, voor zover de loonbestanddelen samen niet meer bedragen dan € 2.400. Dit betekent dat bij een bonus van bijvoorbeeld € 3.000 slechts voor € 2.400 gebruik kan worden gemaakt van de doelmatigheidsgrens.
KG:204:2025:11 Doelmatigheidsgrens
