Payrolloptimalisatie blijft een grote uitdaging voor veel werkgevers. Het aantal Europese werkgevers dat payrolloptimalisatie als een van de grootste uitdagingen ziet, stijgt van 11 procent in 2024 naar 14 procent in 2025. Ook geeft ruim een kwart (27%) van de Nederlandse bedrijven aan AI te gebruiken voor payrollprocessen.
Het is wel opvallend dat de integratie van (generatieve) AI in het payrollproces onderaan de lijst staat van investeringen bij Europese werkgevers. Dit blijkt uit recent internationaal onderzoek door Europese HR-dienstverlener SD Worx onder ruim 5.600 HR-managers en 16.000 medewerkers uit zestien Europese landen, waaronder Nederland.
Ook staat de optimalisatie van payroll voor een betere naleving van de arbeidswet- en regelgeving hoger op de agenda: 17 procent van de Europese werkgevers noemt het een uitdaging, een lichte stijging ten opzichte van vorig jaar (14%).
AI-integratie in payroll nog geen topprioriteit
Europese bedrijven investeren dit jaar meer in payrolloptimalisatie dan vorig jaar. Bijna de helft (47%) investeert in het correct naleven van arbeidswetten, zodat ze zich makkelijker kunnen aanpassen aan de veranderende wetgeving. Dit is een stijging ten opzichte van de 38 procent in 2024. In Nederland is dit verschil nog beter zichtbaar.
Een kwart van de Nederlandse bedrijven investeerde in 2024 in hun payroll om arbeidswetten en aanpassingen aan de wetgeving nog beter na te leven. Dit percentage is in 2025 gestegen naar 50 procent. Landen als Roemenië (27%) en Polen (24%) geven aan te worstelen met payrolloptimalisatie.
Actief handhaven
Twee derde (66%) van de Europese werkgevers zegt ook de EU-regelgeving met betrekking tot HR actief te handhaven. Beveiliging van salarisgegevens staat met 46 procent op plaats twee inzake investeringen, tegenover 37 procent in 2024. Duurzaamheid in salarisverwerking, zoals minder papiergebruik en milieuvriendelijke processen, staat op de derde plaats met 38 procent.
Selfservicesystemen voor werknemers
Daarnaast investeren ook steeds meer bedrijven in selfservicesystemen voor werknemers, bijvoorbeeld om hun salarisstrook te bekijken of vakantie aan te vragen. Ruim een derde (36%) zegt hierin te investeren, tegenover 27 procent in 2024. Uit de ondervraging onder Europese werknemers blijkt dat 46 procent veel administratieve HR-taken zelf beheert via een selfservicesysteem.
Werknemershelpdesks of chatbots
Opvallend is dat de integratie van (generatieve) AI in het payrollproces helemaal onderaan staat in de lijst van investeringen. Slechts 12 procent van de bedrijven in Europa investeert hierin, een stijging ten opzichte van 2024 (8%). Tegelijkertijd investeert een vijfde (19%) in werknemerhelpdesks of chatbots om vragen over payroll te beantwoorden, al dan niet ondersteund door AI-technologie.
Drie op de tien Europese bedrijven geeft aan dat hun payrollsysteem AI-agents en chatbots bevat waarmee werknemers vragen over hun salaris en verloning kunnen stellen. In Nederland is dit percentage 27 procent. Opmerkelijk is dat werknemers niet altijd op de hoogte zijn van deze ontwikkelingen, gezien een vijfde (20%) van de Nederlandse werknemers aangeeft dat ze deze technologie kunnen gebruiken binnen de organisatie.
Payroll tegen 2028 meer uitbesteed
Europese werkgevers kiezen ook steeds vaker voor het outsourcen van payroll. HR- en payrollprofessionals verwachten dat de (gedeeltelijke) uitbesteding van payrolldiensten de komende drie jaar populairder wordt.
SaaS-modellen minder populair
SaaS-modellen en eigen systemen met eigen personeel verliezen aan populariteit. Bijna een kwart (24%) van de Europese bedrijven gebruikt nu eigen software en personeel voor payroll, maar dit aantal zal naar verwachting dalen naar 20 procent in 2028. Ruim een kwart (26%) van de bedrijven gebruikt zelfstandig software van een externe leverancier (het zogenoemde SaaS-model). Dit percentage daalt naar verwachting naar 21 procent in 2028.
Kosten besparen door uitbesteden payrolldiensten
De helft (50%) van de Europese bedrijven die eigen payrollsoftware gebruiken met externe specialisten, en nog eens de helft van de bedrijven die hun payroll gedeeltelijk of volledig uitbesteden, melden aanzienlijke kostenbesparingen in hun payrollproces. Dat cijfer ligt in Nederland aanmerkelijk lager bij bedrijven die kiezen voor SaaS of hun payroll volledig zelf beheren, met eigen software en mensen (respectievelijk 29% en 37%).
