Alle werkgevers in Nederland hebben te maken met onkostendeclaraties. Via een onkostendeclaratie vraagt de werknemer om zakelijk gemaakte kosten van de werkgever terug te ontvangen. Er zijn verschillende soorten onkosten zoals thuiswerkvergoedingen of parkeerkosten. In de praktijk blijkt dat het declareren van onkosten vaak nog een handmatig proces is. De werknemer vult een formulier in en dient dit samen met het bonnetje en betaalbewijs op papier of gescand in bij de werkgever. Hoe kun je dit proces efficiënter maken?
Bonnetjes in online archief
Dit handmatig proces wordt door zowel de werknemers als de werkgever als omslachtig en tijdrovend ervaren. Tegenwoordig zijn er gelukkig voldoende opties om dit proces te digitaliseren en zoveel mogelijk te automatiseren. Hierdoor kost het declaratieproces minder tijd en worden alle documenten (bonnetjes, facturen en betaalbewijzen) bewaard in een online archief. Zo’n declaratieproces kan zelfs gekoppeld worden aan de salarisadministratie en finance.
Module voor onkostendeclaraties
Welke oplossing toereikend is, hangt af van de grootte van het bedrijf en het aantal te verwerken onkostendeclaraties. Softwaretools zoals HR- en payrollapplicaties hebben steeds vaker een module voor onkostendeclaraties beschikbaar. Deze module is uitermate geschikt voor mkb-ondernemingen. Voor grote bedrijven met veel verschillende onkostendeclaraties zijn er andere systemen beschikbaar die zich alleen richten op de verwerking van declaraties en veel flexibiliteit en mogelijkheden bieden.
Hoe werkt het digitale declaratieproces?
De medewerkers kunnen via een (gratis) app op de mobiele telefoon een declaratie indienen. In de app doorlopen de medewerkers de volgende stappen:
- Type declaratie (bijvoorbeeld parkeerkosten)
- Bedrag of het aantal
- Foto’s of screenshots
- Goedkeuring en uitbetaling via de salarisadministratie of finance
- Eventueel: afkeuren met opgaaf van reden.
Dit digitale declaratieproces biedt zowel de werknemers als de werkgever het voordeel dat alles digitaal is vastgelegd en meteen beschikbaar is in de financiële administratie.
Forvis Mazars kan jou adviseren en ondersteunen op het gebied van het digitaliseren en automatiseren van uw declaratieproces.
Door Reinier Burghout, director bij Forvis Mazars
