Als we bij een deel van onze medewerkers een werkplekonderzoek (op de werklocatie) laten uitvoeren door een extern bureau, vallen de kosten hiervan in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) of betreft het een nihilwaardering of gerichte vrijstelling?
Arbokosten
Een werkgever moet op basis van de Arbeidsomstandighedenwet zorgen voor een veilige werkplek. Op kantoor, in de fabriek of thuis. Voorkomen dat een medewerker ziek of arbeidsongeschikt raakt. Een werkplekonderzoek is op zich niet verplicht, maar draagt daar wel aan bij. Deze kosten kun je gewoon opvoeren als arbokosten en blijven daarmee buiten de werkkostenregeling. Zie het wat dat betreft maar in hetzelfde licht als rekeningen van de arbodienst voor verzuimbegeleiding van medewerkers.
Gerichte vrijstelling
Pas als op basis van dit werkplekonderzoek de medewerker een nieuw bureau of tafel of lamp ontvangt (vergoeding, verstrekking of in bruikleen) zou sprake kunnen zijn van een voordeel uit dienstbetrekking. Er geldt hiervoor echter een gerichte vrijstelling als het voldoet aan de eisen van een verplichte arbovoorziening.
Verplichte arbovoorzieningen
Verplichte arbovoorzieningen zijn gericht vrijgesteld. Hierbij maakt het niet uit of je deze vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van de vrije ruimte.
De arbovoorzieningen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Het zijn verplichte arbovoorzieningen die voor de werkgever rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet. Het gaat dan om voorzieningen die zorgen voor de veiligheid en gezondheid van de werknemer.
- De werknemer gebruikt of verbruikt de voorzieningen (geheel of gedeeltelijk) op de (thuis)werkplek of op een plaats waar u uitvoering geeft aan de Arbeidsomstandighedenwet.
- De werkgever brengt geen kosten ten laste van de werknemer. Oftewel de werknemer mag geen eigen bijdrage betalen voor de voorzieningen. Ook het uitruilen van een belast loonbestanddeel tegen een onbelaste voorziening is in dit verband een eigen bijdrage, bijvoorbeeld bij cafetariaregelingen.
Het gaat bijvoorbeeld om een ergonomisch verantwoorde bureaustoel of een beeldschermbril.
Geen gerichte vrijstelling voor extra kosten
Als de werknemer een luxere, even veilige, uitvoering van dezelfde voorziening of upgrade van een arbovoorziening wenst (een duurder montuur bij een computerbril of een duurdere stof op een bureaustoel), is dat mogelijk, maar geldt de gerichte vrijstelling niet voor de extra kosten die hiermee gepaard gaan.
Eigen bijdrage
Voor de extra kosten kun je wel een eigen bijdrage van de werknemer vragen. Als je de bijdrage niet aanwijst als eindheffingsloon, breng je deze eigen bijdrage in mindering op het nettoloon. Je kunt in plaats daarvan ervoor kiezen de extra kosten of een niet-verplichte arbovoorziening aan te wijzen als eindheffingsloon dat in de vrije ruimte kan vallen, met inachtneming van het gebruikelijkheidscriterium. De voorziening blijft dan onbelast voor de werknemer. Je kunt voor de extra kosten of de niet-verplichte arbovoorziening ook gebruik maken van een cafetariaregeling.
Arbovoorzieningen in werkruimte thuis
Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is gericht vrijgesteld als:
- die arbovoorzieningen rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet;
- de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt of verbruikt in de werkruimte;
- de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt.
Bronnen:
Casper Mons, docent bij Salaris Vanmorgen onder meer cursus Werkkostenregeling en spreker op de Nationale Salarisdag (sessies Update werkkostenregeling en Update loonheffingen) en Handboek Loonheffingen 2023, paragraaf 22.1.9.
