De werkgever mag een percentage van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor de werknemers. Het bedrag dat de werkgever onbelast mag besteden, is de vrije ruimte. De vrije ruimte wordt elk jaar opnieuw vastgesteld.
Vrije ruimte in 2023
In 2023 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 3,0%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2023 1,18%. Komt het bedrag dat de werkgever onbelast besteedt, boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet je over het gedeelte dat boven de grens komt, 80% belasting betalen (eindheffing).
Vrije ruimte berekenen
Je berekent de vrije ruimte over 2023 op basis van het totale fiscale loon van 2023. Dat is het gezamenlijke bedrag van kolom 14 van de loonstaat van alle werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.
Loon uit vroegere dienstbetrekking meetellen?
Als het loon uit vroegere dienstbetrekking 10% of minder is van het totale fiscale loon, bereken je de vrije ruimte op basis van het totale fiscale loon, dus inclusief het loon uit vroegere dienstbetrekking.
Als het loon uit vroegere dienstbetrekking meer is dan 10% van het totale fiscale loon, bereken je de vrije ruimte op basis van het totale fiscale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Je mag dan geen rekening houden met loon uit vroegere dienstbetrekking dat in kolom 14 van de loonstaat staat.
Als je in de loop van het jaar werkgever wordt, mag je het totale fiscale loon niet herrekenen naar een volledig jaar.
Meer over de werkkostenregeling en de vrije ruimte lees je in hoofdstuk 10 van het Handboek Loonheffingen 2023.
Gerichte vrijstellingen
De werkgever kan ook gebruikmaken van gerichte vrijstellingen. Deze zijn ook onbelast, maar gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Een gerichte vrijstelling is bijvoorbeeld het vergoeden, geven of beschikbaar stellen van een laptop. Of het vergoeden of betalen van een cursus of overnachting voor het werk.
Aanwijzen als eindheffingsloon
De gerichte vrijstellingen moet je wel aanwijzen als eindheffingsloon.
Als de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling maximaal gelijk is aan de norm van een gerichte vrijstelling, gaat de Belastingdienst ervan uit dat je die vergoeding, verstrekking en terbeschikkingstelling hebt aangewezen als eindheffingsloon. Als dat voor een hoger bedrag is dan het normbedrag, moet je voor het meerdere een keuze maken of je dat aanwijst als eindheffingsloon, dat dan in de vrije ruimte kan vallen.
Voorbeeld reiskostenvergoeding
De werkgever betaalt de werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kun je € 0,21 per kilometer gericht vrijgesteld vergoeden. De rest van het bedrag (€ 0,08 per kilometer) is het bovenmatige deel en valt niet onder de gerichte vrijstelling. Je kunt dit als loon van de werknemer aanmerken of als eindheffingsloon aanwijzen. Heb je in het laatste geval geen vrije ruimte meer over, dan moet je over het meerdere 80% eindheffing betalen.
Vergoeding op declaratiebasis van kosten uit vorig jaar
Vergoed je de werknemer in 2023 kosten van 2022 op declaratiebasis? Dan kun je die vergoeding in 2023 alleen gericht vrijgesteld vergoeden als de werknemer in 2022 al recht had op een vergoeding van deze kosten zonder dat daar voorwaarden aan verbonden waren.
Als het recht op zo’n vergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem), moet de werknemer zijn keuze dus hebben gemaakt in het jaar waarin hij de kosten maakte. Het wordt dan eindheffingsloon van het nieuwe jaar 2023, onder de gebruikelijke voorwaarden dat je het loon aanwijst als eindheffingsloon en dat is voldaan aan de gebruikelijkheidstoets (zie hierna). De eventueel gewijzigde regels van dat nieuwe jaar (zoals gewijzigde normbedragen) zijn van toepassing.
Gebruikelijkheidstoets
Om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon te kunnen aanwijzen, mogen die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Vergelijkbare omstandigheden kunnen zijn:
- andere werknemers van dezelfde werkgever;
- collega’s van de werknemer in dezelfde functiecategorie;
- werknemers van andere werkgevers.
Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.
Voorbeeld
De werkgever geeft een werknemer een elektrische fiets van € 1.000. Deze werknemer komt op deze fiets naar het werk. Je mag de verstrekking van de fiets aanwijzen als eindheffingsloon. Want het is gebruikelijk om een fiets met zo’n waarde te verstrekken en aan te wijzen als eindheffingsloon.
Overzicht gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen zijn er voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van:
- vervoer;
- tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden;
- cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, inschrijving in een beroepsregister en outplacement;
- studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (evc-procedures);
- verhuizingen voor de dienstbetrekking;
- extraterritoriale kosten;
- noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur;
- korting op producten uit eigen bedrijf;
- arbovoorzieningen;
- hulpmiddelen;
- VOG (verklaring omtrent gedrag);
- extra kosten verbonden aan thuiswerken.
Lees meer over gerichte vrijstellingen in hoofdstuk 22 van het Handboek Loonheffingen 2023.
Werkplekvoorzieningen
Sommige werkplekvoorzieningen gaan ook niet ten koste van de vrije ruimte. Voor een aantal voorzieningen die met het werk of de werkplek te maken hebben, gelden nihilwaarderingen. Deze voorzieningen zijn op € 0 gewaardeerd en daardoor onbelast, bijvoorbeeld koffie en thee op het kantoor of een OV-abonnement. Nihilwaarderingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte.
Overzicht nihilwaarderingen
Welke nihilwaarderingen zijn er?
De volgende voorzieningen waardeer je op nihil:
- voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt of verbruikt;
- consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
- ter beschikking gestelde werkkleding;
- het rentevoordeel van een personeelslening als de werknemer daarmee een (elektrische) fiets of
elektrische scooter koopt; - ter beschikking gestelde OV-abonnementen als de werknemer het abonnement ook voor het werk
gebruikt; - de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die je op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening;
- voorzieningen in de werkruimte thuis.
Normbedragen
Voor een aantal andere werkplekvoorzieningen gelden zogeheten normbedragen. Dit gaat om:
- maaltijden in de bedrijfskantine;
- kinderopvang, geregeld door de werkgever;
- huisvesting op de werkplek.
Ook een (dienst)woning die de werkgever ter beschikking stelt, is loon van de werknemer. Voor de terbeschikkinggestelde dienstwoning geldt een normbedrag.
Maaltijden in bedrijfskantines
De waarde van een maaltijd in een bedrijfskantine is € 3,55. Dit normbedrag geldt voor een ontbijt, een lunch en een diner. Je mag het normbedrag toepassen op maaltijden in bedrijfskantines of soortgelijke ruimtes.
Het normbedrag min de eventuele eigen bijdrage van de werknemer van maximaal € 3,55 is loon van de werknemer. Maar je kunt de waarde van de maaltijd ook als eindheffingsloon aanwijzen. Je hoeft dan de maaltijden niet per werknemer te administreren.
Je houdt alleen het totale aantal maaltijden bij van alle werknemers samen. Je vermenigvuldigt het totale aantal maaltijden met € 3,55 en trekt van de uitkomst de eigen bijdragen van alle werknemers af. Het bedrag mag niet negatief worden.
Lees verder over nihilwaarderingen en de normbedragen in hoofdstuk 22.2 en 22.3 van het Handboek Loonheffingen 2023.
Werkkostenregeling, vrije ruimte en eindheffingsloon: zes stappen
Zie ook het SV-dossier Werkkostenregeling
Kom ook naar de cursus Werkkostenregeling op 7 november 2023 in BCN CS Utrecht.
