Je mag een percentage van het totale fiscale loon (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor de werknemers. Volg de onderstaande zes stappen.
- Stap 1: Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
- Stap 2: Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.
- Stap 3: Valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of je deze als eindheffingsloon aanwijst of als loon van de werknemer behandelt.
- Stap 4: Bereken het bedrag van de vrije ruimte.
- Stap 5: Bepaal of het bedrag aan eindheffingsloon boven de vrije ruimte uitkomt.
- Stap 6: Betalen van de eindheffing werkkostenregeling.
Tweeschijvenstelsel
Voor de berekening van de vrije ruimte geldt een tweeschijvenstelsel.
Tot en met het fiscale loon van € 400.000 bedraagt voor 2023 de vrije ruimte 3%. Dit is een verhoogd percentage dat alleen geldt voor het jaar 2023 (2022: 1,7%). Over het meerdere van het fiscale loon bedraagt de vrije ruimte in 2023 1,18%. Daarnaast kun je bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.
Eindheffing van 80%
Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaal je geen loonheffingen. Over het bedrag boven de
vrije ruimte betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Je hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw of bijdrage Zvw te betalen of in te houden.
Stap 1: Bepaal of vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is
De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen.
Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die geen loon of geen belast loon zijn, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Ook loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioen, valt niet onder de werkkostenregeling.
Loon uit vroegere en tegenwoordige dienstbetrekking
Je kunt loon uit vroegere dienstbetrekking toch aanwijzen als eindheffingsloon in de uitzonderingssituatie dat je de werknemer daarnaast ook nog loon uit tegenwoordige dienstbetrekking betaalt, en als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
Stap 2: Ga na of vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn wel loon, maar je kunt ze toch
onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen zonder dat dat ten koste gaat van de vrije
ruimte. Dat is het geval bij:
- gerichte vrijstellingen;
- nihilwaarderingen.
Aanwijzen als eindheffingsloon
Ook een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, moet je aanwijzen als eindheffingsloon. Maar als de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling maximaal gelijk is aan de norm van een gerichte vrijstelling, gaat de Belastingdienst ervan uit dat je die vergoeding, verstrekking en terbeschikkingstelling hebt aangewezen als eindheffingsloon.
Meer dan normbedrag
Als je meer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt dan het normbedrag, moet je voor het meerdere
een keuze maken of je dat aanwijst als eindheffingsloon (dat dan in de vrije ruimte kan vallen). Je kunt dat bijvoorbeeld doen door deze in de administratie op te nemen als eindheffingsloon werkkostenregeling. Als je geen keuze maakt is sprake van loon van de werknemer.
Je keuze maak je uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.
Stap 3: Kies: eindheffingsloon of loon werknemer
Als je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijst als eindheffingsloon waarvoor geen
gerichte vrijstelling geldt, is dat eindheffingsloon dat in de vrije ruimte kan vallen.
Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je over het meerdere 80% eindheffing werkkostenregeling.
Afgezien van een paar uitzonderingen, bepaal je zelf welke vergoedingen, verstrekkingen en
terbeschikkingstellingen je aanwijst als eindheffingsloon en welke je behandelt als loon van de werknemer en normaal belast. Je kunt per werknemer een andere keuze maken.
Keuze maken
Je maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon dat je belast bij de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.
De keuze blijkt bijvoorbeeld uit de administratie, waarin je de vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoef je niet bij de Belastingdienst te melden.
Heb je eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. Hierop is één uitzondering: heb je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling per ongeluk verkeerd in de administratie opgenomen, dan mag je deze fout herstellen.
Stap 4: Bereken bedrag van de vrije ruimte
Je berekent de vrije ruimte over 2023 op basis van het totale fiscale loon van 2023. Dat is het gezamenlijke bedrag van kolom 14 van de loonstaat van alle werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.
Loon uit vroegere dienstbetrekking < of > 10%?
Keer je ook loon uit vroegere dienstbetrekking uit? Dan geldt voor de berekening van de vrije ruimte het
volgende:
- Als het loon uit vroegere dienstbetrekking 10% of minder is van het totale fiscale loon, bereken je de vrije ruimte op basis van het totale fiscale loon, dus inclusief het loon uit vroegere dienstbetrekking.
- Als het loon uit vroegere dienstbetrekking meer is dan 10% van het totale fiscale loon, bereken je de
vrije ruimte op basis van het totale fiscale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Je mag dan geen rekening houden met loon uit vroegere dienstbetrekking dat in kolom 14 van de loonstaat staat.
Als je in de loop van het jaar werkgever wordt, mag je het totale fiscale loon niet herrekenen naar een
volledig jaar.
Stap 5: Bepaal of bedrag aan eindheffingsloon boven vrije ruimte uitkomt
Het eindheffingsloon van stap 3 vergelijk je met de vrije ruimte van stap 4.
Voor zover de telling van het eindheffingsloon meer is dan het bedrag van de vrije ruimte, bereken je over dat meerdere 80% eindheffing werkkostenregeling.
Stap 6: Betalen eindheffing werkkostenregeling
De eindheffing die je in stap 5 hebt berekend, moet je met de aangifte loonheffingen aangeven en
betalen. Dat doe je uiterlijk met de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar.
Een werkgever met een aangiftetijdvak van bijvoorbeeld een maand moet de verschuldigde eindheffing WKR over het kalenderjaar 2023 daarom uiterlijk aangeven en betalen met de aangifte loonheffingen van februari 2024.
Je mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld in de laatste aangifte van het jaar.
Je mag ook gedurende het jaar alvast eindheffing werkkostenregeling aangeven. Als dan aan het eind
van het jaar blijkt dat je te veel of te weinig eindheffing hebt betaald, moet je dat uiterlijk in de aangifte
loonheffingen over het 2e aangiftetijdvak van het volgende jaar verrekenen.
Eindigt de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geef je de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.
Let op: als je met het eindheffingsloon niet boven de vrije ruimte uitkomt, hoef je geen eindheffing WKR aan te geven en te betalen.
Bron: Handboek Loonheffingen 2023
Kom ook naar de cursus Werkkostenregeling op 18 april of 7 november 2023 in BCN CS Utrecht.
