Met het voorkomen en beperken van ziekteverzuim kan de werkgever veel geld besparen. Het is daarom belangrijk om ziekteverzuim te bespreken met de werkgever. Daarnaast kun je de werkgever ook helpen bij het opstellen van een verzuimbeleid en verzuimprotocol.
In het Arbeidsomstandighedenbesluit is vastgelegd dat het voor iedere werkgever verplicht is om een ziekteverzuimbeleid te hebben.
Verzuimbeleid en verzuimprotocol
In de Wet verbetering poortwachter staan de regels over het verzuimprotocol. In dit artikel leggen we uit hoe je de werkgever kunt helpen met het opstellen van een verzuimprotocol en gaan we in op het begeleiden van zieke medewerkers.
Verzuimprotocol opstellen
In het verzuimprotocol legt de werkgever afspraken vast over wat er moet gebeuren als een medewerker zich ziekmeldt. Door de rechten en plichten vast te leggen, weten zowel de werkgever als de medewerker wat ze moeten doen en wat ze kunnen verwachten.
Het verzuimprotocol van de werkgever moet aansluiten bij de stappen uit de Wet verbetering poortwachter. In die wet staan de regels voor de eerste twee jaar dat de medewerker ziek is.
Wat moet de werkgever verplicht vastleggen in het protocol?
Ziekmelding
Als eerste moet de werkgever vastleggen hoe een medewerker zich kan ziek melden. Dit betekent dat duidelijk is op welke manier en hoe laat de medewerker zich ziekmeldt en bij wie. De medewerker kan zich bijvoorbeeld ziekmelden bij de leidinggevende. Zorg dat de werkgever ook bepaalt wat de zieke medewerker moet doen als hij of zij de leidinggevende niet kan bereiken.
De werkgever neemt in het protocol op wat er gedaan moet worden als de zieke medewerker op die dag afspraken heeft. Ook legt de werkgever de regels vast over hoe vaak er contact is en wat de afspraken zijn als de medewerker vanwege de ziekte niet thuis is. Hij of zij moet namelijk beschikbaar zijn voor een eventueel huisbezoek van de arbodienst.
Informatie vragen
Als de medewerker zich ziekmeldt mag de werkgever niet vragen wat hij of zij heeft en hoe dat komt. De werkgever kan wel informatie vragen over:
- de verwachte duur van het verzuim;
- het adres waar hij of zij verblijft en het telefoonnummer waarop de medewerker te bereiken is;
- of de ziekmelding te maken heeft met zwangerschap, lichamelijke of geestelijke beperkingen die terugkerend zijn of orgaandonatie (vangnetsituatie);
- werkzaamheden die nog wel uitgevoerd kunnen worden;
- arbeidsongeschiktheid door een ongeluk waarvoor iemand anders aansprakelijk is;
- hoe de werkgever de medewerker kan helpen.
Ziekmelding vanuit het buitenland
Laat de werkgever ook vastleggen wat de medewerker moet doen als hij of zij in het buitenland is en daar ziek wordt. De ziekmelding kan op dezelfde manier, maar er is wel een medische verklaring nodig van een lokale arts. De bedrijfsarts beoordeelt deze verklaring. In die verklaring moet de volgende informatie staan:
- de aard van de ziekte;
- het verloop van de ziekte;
- de behandeling die de medewerker krijgt;
- of de medewerker kan reizen. In overleg met de medewerker kunnen er dan afspraken gemaakt worden over het opnemen van vakantiedagen.
Verzuimbegeleiding
De werkgever is wettelijk verplicht om bij de begeleiding van zieke medewerkers een arbodienst of bedrijfsarts in te schakelen. Het doel van de begeleiding is dat de medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk kan. Over de begeleiding neemt de werkgever in het verzuimprotocol de volgende zaken op:
Contact tussen werkgever en medewerker
De werkgever en de medewerker zijn samen verantwoordelijk voor de re-integratie. Volgens de Wet verbetering poortwachter moeten de werkgever en de medewerker minimaal één keer in de zes weken contact met elkaar hebben.
Het spreekuur
Adviseer de werkgever om de regels van het spreekuur van de bedrijfsarts op te nemen in het verzuimprotocol. De zieke medewerker wordt regelmatig uitgenodigd voor een spreekuur. Hij of zij is verplicht op het spreekuur te komen. Komt de medewerker niet, dan kan dat financiële gevolgen hebben. Laat de werkgever ook opnemen wat de medewerker moet doen als hij of zij niet op het spreekuur kan komen of weer volledig aan het werk is.
Rol bedrijfsarts en arbodienst
Het is belangrijk dat de werkgever in het verzuimprotocol ingaat op de verzuimbegeleiding door de bedrijfsarts en de arbodienst. Laat de werkgever in het protocol duidelijk maken wat de bedrijfsarts doet. De bedrijfsarts bespreekt met de zieke medewerker onder andere waarom hij of zij ziek is. De medewerker moet informatie geven waarmee de bedrijfsarts een objectief, medisch oordeel kan geven.
Als de medewerker langer ziek is, zal de bedrijfsarts binnen zes weken een probleemanalyse opstellen. Daarnaast zal de arbodienst een advies uitbrengen. Op basis hiervan kan de werkgever samen met de medewerker een Plan van Aanpak maken voor de re-integratie. Dit plan moet in de achtste week klaar zijn. In een Plan van Aanpak wordt beschreven wat er moet gebeuren om de zieke medewerker weer aan het werk te krijgen.
De zieke medewerker heeft regelmatig overleg met de bedrijfsarts en de arbodienst. Zorg dat de medewerker in het protocol kan lezen hoe hij of zij contact met hen op kan nemen.
Langer ziek
Adviseer de werkgever om in het verzuimprotocol op te nemen wat er gebeurt als de medewerker langer ziek is. Is hij of zij 42 weken ziek? Dan moet dit worden doorgegeven aan UWV. Zorg dat de werkgever ook de eerstejaarsevaluatie opneemt. Die vindt plaats tussen week 46 en week 52. In dit gesprek bespreken de werkgever en de medewerker welke resultaten ze in het tweede ziektejaar willen behalen en hoe ze dat aanpakken.
WIA-beoordeling
Lukt het de medewerker niet om binnen twee jaar weer aan het werk te gaan? Dan wordt bij UWV een aanvraag gedaan voor de WIA-beoordeling. Zowel de werkgever als de medewerker moeten kunnen laten zien dat ze alles hebben gedaan om de medewerker weer aan het werk te krijgen. Om dat te kunnen laten zien moeten de werkgever en de medewerker een re-integratiedossier bijhouden. Onder andere een Plan van Aanpak, brieven, e-mails en afspraken kunnen worden opgenomen in dit dossier.
Andere onderwerpen
Zorg daarnaast dat de werkgever ook aandacht heeft voor:
- wanneer, hoe en bij wie iemand zich moet beter melden;
- wat de rechten van zwangere medewerkers zijn;
- wat de regels zijn als een zieke medewerker op vakantie wil;
- wat een medewerker kan doen als hij een klacht heeft;
- hoe er wordt omgegaan met de privacy;
- wat de medewerker kan doen om ziekteverzuim te voorkomen.
Naast de verplichte onderwerpen in het verzuimprotocol kan de werkgever ook regels opnemen die passen bij de bedrijfscultuur. De werkgever kan bijvoorbeeld opnemen dat hij of zij het belangrijk vindt dat een zieke medewerker regelmatig langskomt of een werkoverleg bijwoont.
Voorbeeld verzuimprotocol
Een verzuimprotocol is onderdeel van het verzuimbeleid. In het verzuimbeleid staat hoe er binnen een bedrijf wordt omgegaan met verzuim en welke regels er gelden. Als accountant kunt u de werkgever ook helpen bij het opstellen van een verzuimbeleid voor zijn organisatie. Download het whitepaper ‘Voorbeeld verzuimprotocol’ voor meer informatie en een stappenplan.
Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Ondanks dat deze informatie met de grootste zorg is samengesteld, kan het gebeuren dat bepaalde informatie niet meer actueel is.
Bron: Sazas
