De volgende stappen moet je nemen als je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling wilt onderbrengen:
- Stap 1: Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
- Stap 2: Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.
- Stap 3: Valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of je deze als eindheffingsloon aanwijst of als loon van de werknemer behandelt.
- Stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing.
Let op: valt een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder de gerichte vrijstellingen en wil je daarvan gebruikmaken, dan moet je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijzen als eindheffingsloon.
Niet ten koste van de vrije ruimte
Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte als de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen blijven binnen de voorwaarden die voor deze gerichte vrijstellingen gelden. Daarnaast gelden bij een aantal gerichte vrijstellingen ook grensbedragen.
Als je voldoet aan de voorwaarden en de grensbedragen, gaat de Belastingdienst ervan uit dat je die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen hebt aangewezen als eindheffingsloon.
Als je wel voldoet aan de voorwaarden, maar je vergoedt, verstrekt of stelt meer ter beschikking dan het grensbedrag, moet je voor het meerdere wel een keuze maken of je dat meerdere aanwijst als eindheffingsloon. Je kunt dat bijvoorbeeld doen door deze in jouw administratie op te nemen als eindheffingsloon dat je ten laste van de vrije ruimte brengt.
Niet aangewezen
Als je geen keuze maakt en dus wat je meer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt niet aanwijst als eindheffingsloon, is sprake van loon van de werknemer. De keuze maak je uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.
Als je een loonbestanddeel tot het individuele loon hebt gerekend gaat de Belastingdienst er vanuit dat het loonbestanddeel niet is aangewezen als eindheffingsloon. Dit is slechts anders wanneer je aannemelijk maakt dat het loonbestanddeel als vergissing tot het individuele loon is gerekend. De bewijslast ligt in dat geval bij jou.
Bovenmatig deel
Als je meer vergoedt of verstrek dan de gestelde norm, is sprake van een bovenmatig deel. Voor dit bovenmatige deel mag je kiezen:
- als loon van de werknemer belasten;
- als eindheffingsloon aanwijzen;
- deels als loon van de werknemer belasten en deels als eindheffingsloon aanwijzen.
Voorbeeld
Je betaalt de werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kun je € 0,19 per kilometer gericht vrijgesteld vergoeden. De rest van het bedrag (€ 0,10 per kilometer) is het bovenmatige deel en valt niet onder de gerichte vrijstelling. Je kunt dit als loon van de werknemer aanmerken of als eindheffingsloon aanwijzen. Heb je in het laatste geval geen vrije ruimte meer over, dan moet je over het meerdere 80% eindheffing betalen.
Welke gerichte vrijstellingen zijn er?
Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van:
- vervoer (zoals onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19);
- tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden;
- cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, inschrijving in een beroepsregister en outplacement;
- studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (evc-procedures);
- verhuizingen voor de dienstbetrekking;
- extraterritoriale kosten;
- noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur;
- korting op producten uit eigen bedrijf;
- arbovoorzieningen;
- hulpmiddelen;
- VOG (verklaring omtrent gedrag);
- extra kosten verbonden aan thuiswerken.
Aanwijzen
Om de gerichte vrijstelling daadwerkelijk te kunnen benutten, moet je deze kosten wel eerst aanwijzen in de vrije ruimte. Vervolgens gaan deze kosten niet ten koste van de beschikbare vrije ruimte omdat het een vrijstelling is. Vergeet je deze kosten aan te wijzen in de vrije ruimte, dan gelden ze helaas als belast loon.
Een uitzondering op dit verplicht aanwijzen in de vrije ruimte, geldt voor gerichte vrijstellingen die zonder twijfel voldoen aan de fiscaal gestelde voorwaarden en grensbedragen. bijvoorbeeld de € 0,19 per km onbelaste reiskostenvergoeding en de € 2 thuiswerkvergoeding. Afhankelijk van de administratieve inrichting binnen een bedrijf heb je de keuze of je deze wel of niet aan wilt wijzen in de vrije ruimte.
Bronnen: Handboek Loonheffingen 2022, dossier Werkkostenregeling en Casper Mons
Op de Nationale Salarisdag gaat Casper Mons ook in op de werkkostenregeling.
Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel in update Besluit Loonheffingen
