Bovenwettelijke vakantie-uren uitruilen tegen computerapparatuur

Een klant heeft computerapparatuur gekocht voor de werknemer. Nu wil de klant, in overleg met de werknemer, de bovenwettelijke verlofuren van de werknemer afboeken. De af te boeken verlofuren hebben dan de waarde van het apparatuur. Kan dit? En zo ja, hoe laat je dit op de loonstrook zien? Of is het alleen een kwestie van het verlof afboeken?

Bij het beantwoorden van de vraag is ervan uitgegaan dat de computerapperatuur niet noodzakelijk is voor het vervullen van de dienstbetrekking. Omdat de werknemer zelf de kosten van de computerapparatuur betaalt door het inleveren van bovenwettelijke verlofuren

Op loonstrook verwerken

Op het moment dat de waarde van bovenwettelijke verlofuren wordt ingeruild tegen de waarde van computerapparatuur, is de fiscale verwerking op de loonstrook als volgt:

1. De waarde van de bovenwettelijke verlofuren vormt brutoloon (de waarde van de computerapparatuur).
2. Hierover is loonbelasting verschuldigd.
3. Er resteert een nettowaarde van de verlofuren.

In plaats van uitbetaling van deze nettowaarde, ontvangt de medewerker computerapparatuur. De waarde van de computerapparatuur komt overeen met de nettowaarde van de vakantiedagen.

Samengevat:

• Voor de verwerking op de loonstrook moet je het verlof afboeken.
• De waarde van het verlof (de computerapparatuur) moet als bruto-component zichtbaar zijn.
• Bij de netto-uitbetaling moet je de waarde van de computerapparatuur in mindering brengen als (netto)loon in natura.

Loon

Er is dus wel degelijk sprake van loon en geen sprake van tegen elkaar wegstrepen. De bovenwettelijke verlofuren en computerapparatuur kunnen tegen elkaar worden ingewisseld, maar een van beide is eerst brutoloon voordat deze waarde aan de werknemer toekomt.

Computerapparatuur noodzakelijk

Als de computerapparatuur noodzakelijk is voor het verrichten van de dienstbetrekking, mag je onder voorwaarden wel een bijdrage van de werknemer vragen. Maar er is geen sprake van noodzakelijkheid als de werknemer zelf de computerapparatuur moet betalen.

In deze situatie is het dan ook niet mogelijk om het brutoloon te verlagen. Brutoloon in geld wordt namelijk ingeruild tegen loon in natura. Loon in natura is ook belast loon voor de loonheffingen.

De verlaging van het loon voor loonheffingen is alleen mogelijk als het loon in natura onbelast kan worden vergoed. Bijvoorbeeld bij een gerichte vrijstelling of als je het aanwijst als eindheffingsloon en onderbrengt in de vrije ruimte.

In de aangegeven situatie lijkt de computerapparatuur niet aan de voorwaarden te voldoen om onbelast te vergoeden.

Cafetariaregeling

Wanneer het uitruilen van bovenwettelijke verlofuren voor een fiets wordt gedaan door een cafetariaregeling zijn twee situaties mogelijk:

1. Als je de fiets vergoedt of verstrekt en dit niet aanwijst als eindheffingsloon blijft het loon van de werknemer. Er wordt dan een te belasten loonbestanddeel tegen een ander belast loonbestanddeel geruild.
2. Als je bij een cafetariaregeling de vergoeding van de fiets aanwijst als eindheffingsbestanddeel komt het loonbedrag ten laste van de vrije ruimte werkkostenregeling. De aanwijzing moet wel voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium. Voor het bedrag boven de vrije ruimte ben je 80 procent eindheffing verschuldigd.

Voor de administratieve verplichtingen geldt het volgende:

• Maakt een werknemer gebruik van de cafetariaregeling kan zijn brutoloon lager worden. Je moet dit vastleggen in een overeenkomst. Hierin moet staan dat de werknemer afziet van de uitbetaling van de overuren in ruil voor de fiets die is aangewezen als eindheffingsbestanddeel.
• De waarde van de fiets komt ten laste van de nog beschikbare vrije ruimte van de werkkostenregeling. Over het bedrag dat niet in de vrije ruimte valt, betaal je 80% eindheffing. Het is belangrijk dat de interne registratie van de overuren juist verloopt.
• In de administratie moet de waarde van de bruto-overuren overeenkomen met de waarde van de fiets.
• Het is niet verplicht om vakantie-uren bij te houden op de salarisstrook en ook is het niet verplicht om loon in natura (netto waarde van de fiets) via de salarisstrook te laten verlopen. Dit laatste is wel aan te bevelen zodat het duidelijk is voor de werknemer.

In paragraaf 4.15 Handboek Loonheffingen 2022 lees je meer over de cafetariaregeling. Informatie over het noodzakelijkheidscriterium vind je in paragraaf 22.1.7 van het handboek.

In artikel 31a, lid 2, letter c en d Wet op de loonbelasting lees je informatie over studiekosten.

Bron: Forum Salaris