Welke AVG-zaken moet de ondernemer regelen als hij voor het eerst een werknemer in dienst neemt en waar hij nog niet eerder mee te maken heeft gehad?
Hierna lees je op welke punten uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AV) de ondernemer moet letten als hij personeel in dienst neemt en heeft.
Je leest een toelichting op de volgende onderwerpen:
- Werving en selectie
- Screenen
- Aannemen
- Personeelsdossier
- Verstrekken van gegevens
- Controle van medewerkers.
1 Werving en selectie
De ondernemer zoekt een medewerker die bij het bedrijf past. Hij ontvangt al snel sollicitatiebrieven met cv’s en plant een aantal sollicitatiegesprekken in. In afwachting van de gesprekken zoekt hij op internet de professionele profielen van de kandidaten even op. Let op: je moet de kandidaten van tevoren laten weten dat je dat wilt gaan doen.
De sollicitatiegesprekken verlopen goed, dat wordt nog een lastige keuze! Goed om te onthouden: je mag een kandidaat niet vragen naar de gezondheid of (toekomstige) zwangerschap.
De gegevens van de kandidaten die je afwijst, verwijder je binnen 4 weken. Tenzij je samen afspreekt om hun cv’s te bewaren voor het geval je binnenkort nog een vacature heeft.
- Van tevoren laten weten dat je op internet de professionele profielen op zult zoeken.
- Vernietig bij afwijzingen binnen 4 weken alle gegevens van de kandidaten, tenzij anders is afgesproken.
- Niet vragen naar de gezondheid, of dat de kandidaat zwanger is of wil worden.
Lees meer over welke gegevens je wel en niet mag verzamelen tijdens een sollicitatieprocedure
2 Screenen
Voor de werkgever is het van belang om een betrouwbare werknemer te selecteren en in dienst te hebben. Screening is een hulpmiddel om de risico’s te beperken. Screening betekent dat een werkgever informatie opvraagt over een sollicitant of werknemer om zo een inschatting te maken van zijn integriteit, bijvoorbeeld door de referenties van een sollicitant te bellen.
Voor bepaalde functies is screening zelfs wettelijk verplicht.
- Check of screenen verplicht of noodzakelijk is en informeer de sollicitant van tevoren.
Lees meer over welke gegevens je mag opvragen voor het screenen van de medewerker.
3 Aannemen
Het contract is getekend. De werkgever heeft een aantal wettelijke verplichtingen en moet daarom bepaalde persoonsgegevens van de medewerker verzamelen.
- Een kopie van het identiteitsbewijs en een bankrekeningnummer voor de loonadministratie vragen.
Let op: zorg dat je goed omgaat met een kopie.
Lees meer over wat je mag doen met het identiteitsbewijs van de werknemer.
4 Personeelsdossier
De werkgever heeft veel persoonsgegevens van de werknemer die je waarschijnlijk opslaat in een personeelsdossier.
De werknemer heeft onder meer het recht om het eigen dossier in te zien en te laten aanpassen. Daarnaast ben je ervoor verantwoordelijk dat je de gegevens niet langer bewaart dan nodig.
- Sla niet meer gegevens op in het personeelsdossier dan nodig is. Zorg daarbij dat de gegevens goed beveiligd zijn en dat de werknemer weet welke gegevens er in het dossier staan.
Lees meer over welke gegevens je mag opnemen in een personeelsdossier en wie toegang mag krijgen.
5 Verstrekken van gegevens
De werkgever moet bepaalde personeelsgegevens doorgeven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, UWV of de vakbond, maar dat mag niet zomaar. Zo mag je alleen de gegevens doorgeven die je specifiek voor dat doel heeft verzameld.
- Check aan welke instanties je de gegevens van de werknemer moet of wil doorgeven en of dat mag.
Als je persoonsgegevens gebruikt, moet je dit goed registreren. Dit doe je in een verwerkingsregister. Hiermee leg je vast welke gegevens je verwerkt en met welk doel en laat je zien dat je niet zomaar wat doet. En het helpt als ondernemer het overzicht te houden.
Houd je al een verwerkingsregister bij? Werk dit dan bij.
Lees meer over wanneer de werkgever personeelsgegevens mag doorgeven
6 Controle van medewerkers
Mogelijk is de nieuwe collega veel onderweg of werkt deze regelmatig thuis. Je wilt op de hoogte blijven van wat er speelt. Maar let op: werkgevers mogen hun werknemers niet zomaar volgen. Bij monitoring van personeel moet de werkgever rekening houden met de privacy van de werknemer.
- Check welke regels er zijn voor het monitoren van medewerkers en informeer de werknemer hier van tevoren over.
Lees meer over personeelsvolgsystemen, het controleren van telefoongesprekken en e-mail van de werknemer.
AVG voor het mkb: eerste medewerker aannemen op site Autoriteit Persoonsgegevens
