Werkgevers kunnen personeelsgegevens zowel verstrekken aan personen binnen de organisatie als aan bepaalde personen of instanties buiten de organisatie, zoals de Belastingdienst, een advocaat of de vakbond.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft de volgende voorwaarden voor het verstrekken van personeelsgegevens:
- Werkgevers moeten personeelsgegevens verwerken op een manier die tegenover hun werknemers rechtmatig, behoorlijk en transparant is. Verstrekken van gegevens is een vorm van verwerken.
- Werkgevers moeten de personeelsgegevens hebben verzameld voor specifieke doelen, die zij precies hebben omschreven en die gerechtvaardigd zijn.
- De verstrekking moet een rechtmatige grondslag hebben. In artikel 6 van de AVG staan alle grondslagen genoemd op basis waarvan organisaties persoonsgegevens mogen verwerken.
- De verstrekking van personeelsgegevens mag niet onverenigbaar zijn met het doel waarvoor een werkgever de personeelsgegevens heeft verzameld.
Wanneer gegevens verstrekken?
De drie belangrijkste situaties waarin de werkgever de gegevens van de werknemer mag verstrekken zijn:
- als dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren (bij een leaseauto verstrekt de werkgever de gegevens van de werknemer aan de leasemaatschappij).
- als de werkgever dit wettelijk verplicht is (aan de Belastingdienst alle gegevens verstrekken die van belang zijn voor de belastingheffing of bij langdurige ziekte van de werknemer aanmelden bij het UWV);
- als de werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven voor de verstrekking van de gegevens. De werknemer kan de toestemming op elk moment intrekken. De werkgever mag de personeelsgegevens vanaf dat moment niet meer verstrekken.
Let op: toestemming wordt niet gauw als een geldige reden gezien voor verstrekking van de gegevens. Dat komt omdat de werknemer afhankelijk is van de werkgever.
Vijf vragen en antwoorden
Vraag 1. Mag de werkgever als extra service personeelsgegevens, zoals naam, foto en actuele locatie van de werknemer aan klanten doorgeven?
Nee, dit mag niet. De werkgever mag deze gegevens alleen aan klanten doorgeven als dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.
Vraag 2. Mag de werkgever de foto van de werknemer gebruiken in het smoelenboek op intranet?
Dit mag alleen als de werknemer hiervoor toestemming heeft gegeven. De toestemming is pas geldig als de werknemer deze vrijwillig heeft gegeven voor deze specifieke situatie. En hij dit op basis van voldoende informatie heeft gedaan. De werknemer mag op elk moment zijn toestemming intrekken.
Vraag 3. Mag de werkgever de persoonsgegevens van de werknemer doorgeven aan de gerechtsdeurwaarder?
Ja. Heeft de rechter bepaald dat beslag wordt gelegd op het loon van de werknemer, dan is de werkgever verplicht om bepaalde gegevens van de werknemer aan een gerechtsdeurwaarder te verstrekken.
Als een gerechtsdeurwaarder om informatie vraagt, dan kan de werkgever vragen naar het rolnummer en de datum van het vonnis (van het loonbeslag) voordat hij de gevraagde informatie geeft.
Vraag 4. Mag de werkgever de persoonsgegevens van de werknemer doorgeven aan een advocaat of rechtsbijstandverlener?
Dat mag bij een arbeidsconflict of ontslag.
Vraag 5. Mogen de persoonsgegevens van de werknemer verstrekt worden binnen een multinational?
Sommige multinationals hebben intranet met daarop persoonsgegevens van hun werknemers en een centrale database met personeelsgegevens. Hierbij kan het gaan om verstrekking van gegevens aan een land buiten de Europese Unie (EU).
Dat mag in principe alleen als dat land buiten de EU een passend beschermingsniveau heeft. Zo niet, dan is doorgifte alleen toegestaan op grond van een van de wettelijke bepalingen uit hoofdstuk V van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Zie: Verstrekken van personeelsgegevens op site Autoriteit Persoonsgegevens
