Als een sollicitant de functie niet gekregen, dan is het gebruikelijk dat de organisatie zijn gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijdert.
Sollicitanten kunnen toestemming geven om hun gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is redelijk.
Acht vragen en antwoorden over wat wel mag en niet mag bij sollicitaties.
1 Mag de werkgever tijdens sollicitatiegesprek vragen of sollicitant ziekte of beperking heeft?
Nee, dat mag niet. Een werkgever mag tijdens het sollicitatiegesprek niet vragen naar de gezondheid. Ook mag de werkgever niet vragen naar het ziekteverzuim in het verleden.
Let op: als de gezondheid rechtstreeks van belang is voor de functie waarop iemand solliciteert, bijvoorbeeld omdat hij belangrijke onderdelen van deze functie niet kan uitvoeren vanwege een ziekte of beperking, dan moet de sollicitant dit zelf aan de werkgever vertellen tijdens het sollicitatiegesprek.
Als de werknemer 2 maanden in dienst is, dan mag de werkgever vragen of iemand in aanmerking komt voor de no-riskpolis van de Ziektewet.
Een werkgever mag wel tijdens de sollicitatieprocedure bij het UWV controleren of iemand behoort tot de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten.
2 Moet sollicitant iets vertellen over zijn ziekte of gezondheid tijdens gesprek?
Ja, als dit rechtstreeks van belang is voor de functie waarop iemand solliciteert. Bijvoorbeeld als je belangrijke onderdelen van deze functie niet kunt uitvoeren vanwege een ziekte of beperking. Alle andere informatie over zijn gezondheid mag hij verzwijgen.
Als iemand arbeidsongeschikt wordt door zijn ziekte of beperking die hij heeft verzwegen bij zijn sollicitatie, dan kan dit gevolgen hebben voor het doorbetalen van het loon tijdens ziekte. Ook kan de werkgever de werknemer op staande voet ontslaan.
3 Mag een werkgever het BSN vragen als iemand solliciteert?
Dat mag alleen als de werkgever wil controleren of iemand onder de doelgroep valt van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten. Deze informatie kan de werkgever opvragen bij het UWV. Hiervoor heeft de werkgever het burgerservicenummer (BSN) nodig.
4 Mag een werkgever een kopie van het identiteitsbewijs vragen als iemand solliciteert?
Nee, dat mag niet. Een kopie van het identiteitsbewijs, zoals paspoort of identiteitskaart, bevat namelijk gegevens die niet noodzakelijk zijn voor een werkgever tijdens de sollicitatieprocedure, zoals een pasfoto en nationaliteit.
Een werkgever mag wel de identiteit controleren tijdens de sollicitatieprocedure. Dit doet de werkgever door de kandidaat te vragen het originele identiteitsbewijs te laten zien.
Als iemand bij de werkgever in dienst treedt, dan mag deze wel vragen om een kopie van het identiteitsbewijs. De werkgever is dan zelfs wettelijk verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs te hebben.
Let op: als iemand zich inschrijft bij een uitzendbureau, dan mag het uitzendbureau wel een kopie maken van het identiteitsbewijs.
5 Mag de werkgever eisen dat de sollicitant videosolliciteert?
Nee, dat mag niet. De werkgever mag sollicitanten wel de keuze geven om per video of per brief te solliciteren, maar hij mag niet van hen eisen dat ze videosolliciteren.
Bij videosolliciteren – via bijvoorbeeld apps of Skype – kunnen bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals informatie over ras, gezondheid en godsdienst.
6 Mag een werkgever iemand opzoeken op internet als hij solliciteert?
Ja, maar dat mag alleen als de werkgever een grondslag heeft om de gegevens die over iemand op internet staan te verwerken. Bijvoorbeeld omdat de informatie van belang is voor de functie waarop iemand solliciteert. Hij moet ook van tevoren vertellen dat hij de kandidaat gaat opzoeken op internet. Betrekt de werkgever gegevens van internet bij de sollicitatieprocedure? Dan moet hij de persoon de kans geven om de gevonden informatie toe te lichten.
7 Mag een werkgever iemand screenen als hij solliciteert?
Een werkgever mag alleen iemand screenen als hij daarbij aan bepaalde (wettelijke) voorwaarden voldoet. De belangrijkste voorwaarden zijn dat de werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft, dat de screening noodzakelijk is en dat de werkgever u informeert over de screening.
Bij een wettelijk verplichte screening mag de werkgever een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
Daarnaast gelden speciale wettelijke bepalingen voor de screening bij vertrouwensfuncties als politieambtenaren, werknemers van particuliere beveiligingsorganisaties, werknemers van recherchebureaus, luchtvaartpersoneel en sommige functies bij de overheid.
Meer informatie over screening door aanstaande werkgever
8 Mag aanstaande werkgever kandidaat medisch laten keuren?
Een medische keuring of aanstellingskeuring kan soms onderdeel zijn van een sollicitatieprocedure. Dit mag alleen als de functie bijzondere eisen stelt aan uw medische geschiktheid.
Van een bijzondere functie-eis is pas sprake als de normale arbo-maatregelen niet genoeg zijn om veiligheids- en gezondheidsrisico’s te voorkomen. Het gaat om bijzondere functie-eisen met een:
- gezondheidsrisico (bijvoorbeeld meer dan 15 keer per dag gewichten van meer dan 20 kg tillen);
- veiligheidsrisico (bijvoorbeeld details kunnen waarnemen op een afstand van minder dan 60 cm);
- gezondheids- én een veiligheidsrisico (bijvoorbeeld bij zeer zwaar lichamelijk werk).
In de vacaturetekst moet staan dat de kandidaat voor de baan een medische keuring moet ondergaan. Voor de keuring moet de werkgever de kandidaat schriftelijk informeren over het doel van de keuring. En over de vragen en onderzoeken die onderdeel zijn van de keuring.
De aanstaande werkgever mag de kandidaat pas medisch laten keuren aan het einde van het sollicitatieproces, als hij van plan is om de sollicitant aan te nemen.
Meer informatie over medische keuring
Bron: Autoriteit Persoonsgegevens
