Werkgevers mogen werknemers niet zomaar de hele dag volgen.
Werkgevers hebben diverse mogelijkheden om automatisch informatie over hun werknemers te verzamelen, bijvoorbeeld via cameratoezicht, telefooncentrales, toegangspoorten en computersystemen. Zij kunnen deze informatie voor verschillende doelen gebruiken, waaronder het controleren van hun werknemers.
Controle van werknemers is toegestaan als dit voldoet aan de voorwaarden uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).
Voorwaarden
De belangrijkste voorwaarden voor de controle van werknemers zijn:
- De werkgever heeft een legitieme reden (gerechtvaardigd belang). Dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van uw werknemers.
- De controle moet noodzakelijk zijn. Dat wil zeggen dat er geen andere manieren mogelijk zijn om het doel te bereiken, die minder ingrijpend zijn voor de privacy van de werknemers.
- De werkgever informeert de werknemers over wat mag en wat niet, dat controle mogelijk is en op welke manier dat gebeurt. Je kunt de werknemers bijvoorbeeld informeren met gedragsregels of een protocol.
- De werkgever houdt rekening met het recht op vertrouwelijke communicatie van de werknemers, bijvoorbeeld bij de controle van e-mail of telefoon.
- De werkgever vraagt vooraf instemming aan de ondernemingsraad (OR) bij een regeling voor (heimelijke) controle.
- Wil de werkgever grootschalige verwerkingen en/of stelselmatige monitoring van persoonsgegevens inzetten om activiteiten van werknemers te controleren? Dan moet de werkgever eerst een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren. Denk hierbij aan controle van e-mail en internetgebruik, GPS-systemen in (vracht)auto’s van werknemers of cameratoezicht om diefstal en fraude te bestrijden.
- Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde controle een hoog risico oplevert? En lukt het de werkgever niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet de werkgever met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) overleggen voordat hij met de controle van personeel start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.
Heimelijke controle
Heimelijke controle – dus zonder dat de werknemers dit weten – mag normaal gesproken niet. De werkgever mag alleen onder bepaalde voorwaarden gebruik maken van heimelijke controle.
Voor heimelijke controle van werknemers gelden de volgende (extra) voorwaarden:
- Redelijke verdenking
De werkgever heeft een redelijke verdenking dat een of meerdere werknemers iets doen wat strafbaar of verboden is, zoals diefstal of fraude. - Kan niet anders
Het lukt de werkgever niet, ondanks allerlei inspanningen, om een eind te maken aan de diefstal of fraude. - Incidenteel
De heimelijke controle is incidenteel. Dat betekent dat de werkgever de heimelijke controle alleen mag uitvoeren in een vooraf bepaalde periode. Continu heimelijk controleren mag dus niet. - Informeren
De werkgever informeert de betrokken werknemers achteraf altijd over de heimelijke controle. Ook als de controle niet heeft uitgewezen dat de verdenking terecht was. - DPIA
Als de werkgever voor de eerste keer een heimelijke controle wil doen, moet hij eerst een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren.
Controle mail of internet
De werkgever mag voorwaarden stellen aan het gebruik van e-mail en internet op het werk of bepaalde soorten gebruik verbieden. Vervolgens mag de werkgever controles uitvoeren. De werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de AVG en UAVG.
De werkgever kan bijvoorbeeld steekproefsgewijs monitoren of er verboden gebruik van e-mail of internet plaatsvindt, zoals het bezoeken van pornowebsites of downloaden van muziek- en filmbestanden.
De werkgever kan privégebruik van e-mail en internet onder werktijd niet helemaal verbieden. De werknemer heeft namelijk recht op een bepaalde mate van privacy op het werk.
Sociale media
De werkgever heeft een gerechtvaardigd belang om te monitoren wat er op sociale media over zijn organisatie wordt gezegd. Hij kan dit bijvoorbeeld monitoren door op de naam van de organisatie te zoeken.
De werkgever moet daarbij wel voldoen aan de voorwaarden uit onder meer de AVG en de UAVG.
Let op: de werkgever mag alleen openbare informatie op sociale media controleren. De werkgever kan niet afdwingen dat de werknemer hem tot vriend maakt op bijvoorbeeld Facebook. Of dat de werknemer de inlogcodes van het account afgeeft.
Interne richtlijnen
De werkgever moet de werknemers vooraf laten weten dat zij gecontroleerd kunnen worden. Het is raadzaam dat de werkgever hierover interne richtlijnen opstelt.
Mail lezen
De werkgever mag de zakelijke mail lezen van de werknemer als hij er niet is.
De werknemer kan zelf onderscheid maken tussen de zakelijke mail en de privémail. Dit doet hij door de privémail in een aparte map te bewaren, bijvoorbeeld met de titel ‘Persoonlijk’. Of door bij privémails ‘persoonlijk’ in de titel van het bericht te zetten.
Blijkt uit de titel van het bericht dat de e-mail persoonlijk is? Dan mag de werkgever dat bericht niet lezen. Is er geen scheiding gemaakt tussen zakelijke en privé e-mail? Dan moet de werkgever er rekening mee houden dat werknemers privéberichten ontvangen en versturen. Bij het lezen van de e-mail moet de werkgever de privéberichten zo veel mogelijk ontzien.
Regeling check mail
Het is aan te raden dat de werkgever via een regeling laat weten dat tijdens vakantie of ziekte de zakelijke e-mail kan worden gecheckt. De werknemer weet dan van tevoren dat het mogelijk is dat de werkgever de e-mail leest.
Telefoon gebruiken
De werknemer heeft het recht de werktelefoon af en toe te gebruiken voor een privégesprek. De werkgever kan de werknemer dus niet op aanspreken op incidenteel privégebruik van de werktelefoon. Maar de werkgever heeft wel het recht om de kosten in de gaten te houden.
De werkgever kan maandelijks een geanonimiseerde rapportage ontvangen van alle duurste gesprekken. Steekproefsgewijs kan de werkgever vervolgens bij deze gesprekken achterhalen welke werknemer daar verantwoordelijk voor is. En deze werknemer vervolgens om uitleg vragen.
Dure gesprekken voorkomen
De werkgever kan ook proberen dure gesprekken te voorkomen, bijvoorbeeld door het bellen naar 0900-nummers en buitenlandse nummers te blokkeren. Nemen hierdoor de kosten af? Dan is het waarschijnlijk niet meer nodig dat de werkgever de kosten van telefoongesprekken van afzonderlijke werknemers controleert.
Mobiel bellen
Belt de werknemer met een mobiele telefoon van de werkgever en is er afgesproken dat hij deze telefoon niet voor privégesprekken mag gebruiken, dan mag de werkgever bij een redelijk vermoeden van misbruik het belgedrag controleren, bijvoorbeeld door de gespecificeerde telefoonnota op te vragen.
Zijn er geen afspraken gemaakt over het gebruik van de mobiele telefoon voor privégesprekken? Dan heeft de werknemer af en toe recht op een privégesprek. Maar de werkgever heeft het recht om daarbij de kosten in de gaten te houden.
De werkgever mag alleen uw telefoongesprekken opnemen als dat noodzakelijk is. En de werkgever daarbij voldoet aan de voorwaarden uit onder meer de AVG en de UAVG.
Werkgevers kunnen bijvoorbeeld telefoongesprekken opnemen om de telefonische dienstverlening door de werknemers in een callcenter te verbeteren.
Informeren over opname
De werkgever moet de werknemer ter plekke informeren dat het telefoongesprek wordt opgenomen, bijvoorbeeld door een geluidssignaal te laten horen bij de start van de opname. En van tevoren aan de werknemers uit te leggen dat zo’n signaal betekent dat een opname start en voor welk doel de gesprekken worden opgenomen.
Het is niet genoeg als de werkgever de werknemer eenmalig informeert dat uw gesprekken kunnen worden opgenomen als u in dienst treedt. De werknemer moet ervan op de hoogte zijn wanneer de gesprekken worden opgenomen.
De werkgever moet ook diegene die de werknemer belt vooraf informeren dat het gesprek wordt opgenomen en waarvoor de opnamen van het gesprek worden gebruikt, zoals voor trainingsdoeleinden.
In het geheim opnemen
De werkgever mag alleen in een aantal uitzonderlijke situaties heimelijk telefoongesprekken opnemen. Deze situaties zijn: bij bedreigingen, bommeldingen of als hij de werknemer van strafbaar gedrag verdenkt, zoals het naar buiten brengen van bedrijfsgeheimen.
Doorlopend opnemen
De werkgever mag alleen doorlopend telefoongesprekken opnemen als dat noodzakelijk is bij sommige vormen van dienstverlening, zoals bij telefonische beursorders. Een opname is dan nodig als bewijs dat er een overeenkomst is gesloten.
De werkgever kan dit bewijs niet op een andere manier krijgen. Daarom mag hij in zo’n soort situatie de telefoongesprekken doorlopend opnemen.
De werkgever mag de opnames van de telefoongesprekken alleen gebruiken als bewijs voor de gesloten overeenkomst.
Testen op alcohol en drugs
Testen op alcohol, drugs en geneesmiddelen is meestal verboden, tenzij de werkgever hiervoor een zwaarwegend algemeen belang heeft en er een wettelijke uitzondering bestaat. Ook moet de werkgever aan een aantal strenge voorwaarden voldoen.
De algemene veiligheid kan zwaarder wegen dan de privacy als werknemer, bijvoorbeeld als hij schipper, loods, piloot of spoorwegmachinist is.
Alle gevallen waarin het uitvoeren van alcohol-, drugs- en geneesmiddelentests zijn toegestaan, staan specifiek genoemd in de wet. Valt de werkgever niet onder een van de wettelijke uitzonderingen, dan mag hij de tests niet afnemen.
Cameratoezicht
De werkgever mag onder bepaalde voorwaarden cameratoezicht gebruiken om werknemers te controleren.
Een verborgen camera mag normaal gesproken niet. Maar wordt er bijvoorbeeld veel gestolen of gefraudeerd op het werk? Dan mag de werkgever onder strenge voorwaarden een verborgen camera gebruiken om werknemers te controleren.
Trackingsysteem in auto
De werkgever mag een trackingsysteem in de auto van de werknemer plaatsen als hij zich houdt aan de voorwaarden uit onder meer de AVG en UAVG.
De belangrijkste voorwaarde is dat de werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft. En dat het plaatsen van een trackingsysteem, zoals een black box, board computer of gps-systeem, hierbij noodzakelijk is.
Een gerechtvaardigd belang van de werkgever kan bijvoorbeeld zijn dat hij kan nagaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt, zodat hij deze auto naar de klant kan sturen.
Privacytoets
Voordat de werkgever een trackingsysteem in de auto van de werknemer plaatst, moet hij eerst een privacytoets uitvoeren. Dit betekent dat de werkgever de belangen en rechten van de werknemer afweegt tegen zijn eigen belang.
Verder moet de werkgever de werknemer laten weten waarom het trackingsysteem gegevens verzamelt, wanneer dit gebeurt en om welke gegevens het gaat.
Controleren privégebruik
Bij het controleren in privétijd wegen de belangen van de werknemer meestal zwaarder dan het belang van uw werkgever. Bij veel bedrijven kan de black box, de board computer of het gps-systeem worden uitgezet in privétijd.
Meer informatie op pagina Controle van personeel op site Autoriteit Persoonsgegevens
