• Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Salaris Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
Aanmelden nieuwsbriefGratis deelnemen met het STAP-budgett
  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
Home » Persoonsgegevens bewaren en personeelsdossier: hoe zit dat?

Persoonsgegevens bewaren en personeelsdossier: hoe zit dat?

Nieuws

Om een goede administratie bij te kunnen houden, moet een werkgever bepaalde persoonsgegevens een tijd bewaren. Hoe lang mag dat?

6 april 2021 door Salaris Vanmorgen

De inhoud van een digitaal of papieren dossier bevat veel informatie over een persoon. De werkgever kan bijvoorbeeld zien wanneer het salaris van een werknemer voor de laatste keer is verhoogd.

Om een goede administratie bij te kunnen houden, moet een organisatie sommige persoonsgegevens een (paar) jaar bewaren. Maar organisaties mogen die gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Geen concrete bewaartermijn

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is er geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.

Wel zijn er concrete bewaartermijnen in andere wetten waar organisaties zich aan moeten houden, bijvoorbeeld op basis van belastingwetgeving.

Er is dus geen formule voor het vaststellen van bewaartermijnen. Wel kan het antwoord op de volgende vragen je helpen:

  • Zijn er wettelijke termijnen waar je je aan moet houden, zoals op grond van belastingwetgeving of de Archiefwet. En als er nog een juridische procedure loopt moet je de persoonsgegevens ook bewaren.
  • Hoe lang heb je de gegevens nodig voor het doel waarvoor je ze verwerkt? Kijk hierbij ook naar het bedrijfsbeleid. Zo kun je bepaalde gegevens bijvoorbeeld nog nodig hebben voor de controle op openstaande facturen.
  • Het uitgangspunt van de wet is dat je persoonsgegevens zo kort mogelijk bewaart. Kun je de termijn nog aanscherpen?

Gegevens vernietigen

Is de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij? Of zijn de gegevens niet meer noodzakelijk? Dan moeten organisaties de gegevens vernietigen.

Controleer periodiek de persoonsgegevens die je verwerkt. Wis of anonimiseer die persoonsgegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken. Of eerder als je ze niet meer nodig hebt.

Automatisch vernietigen

Een organisatie moet de gegevens vernietigen als de bewaartermijn voorbij is of de gegevens niet meer noodzakelijk zijn. Daarbij moet de organisatie zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens. Dit betekent dat de organisatie goed moet stilstaan bij de manier waarop deze de gegevens vernietigt. Zeker als het om gevoelige gegevens gaat, zoals medische gegevens.

Voor digitaal opgeslagen gegevens zijn bijvoorbeeld systemen ontwikkeld die automatisch gegevens vernietigen op een van tevoren aangegeven tijdstip.

Dossier digitaliseren

Wil een organisatie een papieren dossier digitaal maken? Dan mag de organisatie de originele papieren dossier pas vernietigen als de organisatie zorgt voor een goede beveiliging van het digitale dossier.

Werknemer uit dienst

Hoe lang mag de werkgever de gegevens bewaren?

Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier geldt een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat de Belastingdienst de werkgever verplicht om die gegevens een bepaalde periode te bewaren. Voorbeelden hiervan zijn de loonbelastingverklaring en een kopie van het identiteitsbewijs. Deze moet de werkgever 5 jaar bewaren nadat de werknemer uit dienst is.

Voor andere gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens is de richtlijn: een bewaartermijn van 2 jaar nadat de werknemer uit dienst is.

Personeelsdossiers: wat zijn de voorwaarden volgens AVG?

Sollicitatiegegevens

Hoe lang mag een organisatie sollicitatiegegevens bewaren?

Het is gebruikelijk dat een organisatie de sollicitatiegegevens verwijdert uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure.

Wel kun je toestemming geven om de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er mogelijk op een later tijdstip een passende functie voor de sollicitant komt. Een termijn van maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.

Persoonsgegevens sollicitanten: hoe zit het precies?

Bewaren van persoonsgegevens op site Autoriteit Persoonsgegevens

Personeelsdossiers digitaliseren: privacy, voordelen, omgaan met weerstand

 

 

Categorie: Nieuws Tags: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), personeelsdossiers, persoonsgegevens

Tags: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), personeelsdossiers, persoonsgegevens

Gerelateerde artikelen

17 januari 2023

AVG en verplichtingen voor de werkgever: hoe zit het precies?

16 december 2022

Zakelijke inbox delen met onderzoekers is geen schending van AVG

28 november 2022

Dossier AVG in werksituaties – praktische en verdiepende informatie

8 november 2022

Foto werknemer op website werkgever plaatsen: mag dat?

Hoofdsponsor

Werkgevers betalen meer loonkosten per minimumloner
Maak ruimte voor een starter: iedereen moet ergens beginnen!
Loondoorbetaling zieke AOW’er van 13 naar 6 weken: het wat en waarom
Vier salarissoftware trends voor 2023
Masterclass Arbeidsrecht en sociale zekerheid
Werknemers met financiële zorgen helpen: drie tips
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Juiste informatie over transitievergoeding bij overgang van onderneming
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?

Partners

Werkgevers betalen meer loonkosten per minimumloner
Maak ruimte voor een starter: iedereen moet ergens beginnen!
Loondoorbetaling zieke AOW’er van 13 naar 6 weken: het wat en waarom
Vier salarissoftware trends voor 2023
Masterclass Arbeidsrecht en sociale zekerheid
Werknemers met financiële zorgen helpen: drie tips
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Juiste informatie over transitievergoeding bij overgang van onderneming
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?

Meest gelezen berichten

  • Loonbelastingtabellen 2023 beschikbaar – witte en groene tabellen
  • Iedere werknemer minimaal 85 euro netto meer per maand in 2023
  • Wat verandert er op jouw loonstrook in 2023?
  • Werknemer met modaal inkomen krijgt in 2023 netto 91 euro meer
  • Uitkeringen als WIA, WW, Ziektewet en AOW stijgen per 1 januari 2023

NIRPA

Opleidingen

30
jan
Excel-training voor Financiële Professionals
Markus Verbeek Praehep
02
feb
Grensoverschrijdend Werken (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
06
feb
HBO Associate degree Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
06
feb
Online Excel training voor de salarisadministrateur (basis)
MOCuitgevers
08
feb
HBO Bachelor Management Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
09
feb
Online cursus Update loonheffingen en hybride werken
MOCuitgevers
10
feb
IB-geen Winst en Loonbelasting
Markus Verbeek Praehep
14
feb
Inkomstenbelasting voor de Salarisadministrateur (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
16
feb
Online cursus Wet bedrag ineens, RVU en verlofsparen
MOCuitgevers
17
feb
Loonbeslag, Beslagvrije Voet en Preferentie (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
20
feb
Manager Payroll Services & Benefits
Markus Verbeek Praehep
23
feb
Arbeidsrecht – Disfunctioneren (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
27
feb
Pensioenen (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
01
mrt
Post Bachelor Arbeidsrecht en Sociale Zekerheid
Markus Verbeek Praehep
03
mrt
Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL®)
Markus Verbeek Praehep
06
mrt
Online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping)
MOCuitgevers
06
mrt
Tweedaagse online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping en specialisatie)
MOCuitgevers
07
mrt
Strategische Arbeidsvoorwaarden en Belonen
Markus Verbeek Praehep
09
mrt
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
MOCuitgevers
10
mrt
Training DGA voor Salarisadministrateurs en Beloningsadviseurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
13
mrt
Training HR voor Salarisadministrateurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
13
mrt
Cursus Internationaal / grensoverschrijdend werken
MOCuitgevers
16
mrt
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (basis)
MOCuitgevers
16
mrt
Training Inkomstenbelasting, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
20
mrt
Training Loonbelasting voor Financials, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
21
mrt
Cursus Samenwerken financiële- en salarisadministratie
MOCuitgevers
22
mrt
Training Omzetbelasting, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
27
mrt
Online Excel training voor salarisadministrateurs (specialisatie)
MOCuitgevers
30
mrt
Online training Power Query voor HR en salarisadministrateurs
MOCuitgevers
18
apr
Cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers
20
apr
Cursus DGA verlonen
MOCuitgevers
16
mei
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (verdieping)
MOCuitgevers
06
jun
Cursus Werkkostenregeling bij gemeenten (introductie)
MOCuitgevers
06
jun
Online cursus Personeel en AVG/privacy
MOCuitgevers
15
jun
Online cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers

Vacatures

Teamleider Salarisadvies
HLB Witlox Van den Boomen
Traineeship HR Payroll Consultant | Randstad – Randstad
a/s Works
Medior Salarisspecialist
Infacto
Vacature Salarisadministrateur
WEA Deltaland
Salarisadministrateur – Intergamma Leusden
Strictly People
Salarisadministrateur – UMC Utrecht
Strictly People
Payroll consultant Zoetermeer
a/s Works
Intern salarisadministrateur / payroll specialist
HLB Witlox Van den Boomen
HR adviseur (extern)
Scab
Specialist arbeidsrecht
Fiscount
Senior Salarisadministrateur
Flynth
Salarisadministrateur 24-40 uur per week in Ridderkerk (€2.600-€ 3.800)
Lansigt accountants en belastingadviseurs
Payroll consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Salaris/HR adviseur
Bentecera
(Ervaren) Salarisadministrateur parttime/fulltime
Payroll Totaal
Ervaren salarisadministrateur
HLB Witlox Van den Boomen
Junior Functioneel Beheerder (AFAS) – Arnhem
Strictly People
Salarisadministrateur
Flynth
Salarisadministrateur
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Senior salarisadviseur (Raalte)
De Jong & Laan
Salarisadministrateur
Flynth
Assistent Salarisadministrateur Heerlen
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Payroll Professional
CROP
Salarisadministrateur / AFAS Payroll Barendrecht e.o.
Visser & Visser
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers Accountancy & Advies
Senior Salarisspecialist
Infacto
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Assistent Salarisadministrateur Alkmaar
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Salarisadministrateur – ISS Utrecht
Strictly People
(Sr.) Loonadministrateur
Scab
Salarisadviseur (Hoogeveen)
de Jong & Laan
Salarisprofessional
HLB Witlox Van den Boomen
Junior salarisadministrateur
Moore MTH
(senior) Loonadministrateur
Scab
(senior) Loonadviseur
Scab
Salarisadministrateur (m/v/x) 16 tot 40 uur mogelijk. Remote, hybride of in Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Ervaren medewerker administratieve dienstverlening Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Professional salarisadministrateur
Bentecera
Consultant HRM (AFAS)
a/s WORKS
Parttime/Fulltime Salarisadministrateur- Denekamp
De Kok
Medior salarisadministrateur
Moore MTH
Senior Payroll Specialist
Randstad Groep Nederland
Traineeship HR-payroll consultant | Regio Apeldoorn
a/s WORKS
Salarisadministrateur
Ruigrok
Salarisadviseur (Harderwijk)
De Jong & Laan
Senior Salarisadministrateur
Flynth
Vacature Salarisadministrateur Regio Rotterdam Rijnmond en Breda
a/s WORKS
Specialist loonheffingen (Hoogeveen/Groningen)
De Jong & Laan
Adviseur Digital HRM
HLB Witlox Van den Boomen
Senior Salarisadministrateur Eindhoven
KSS (onderdeel van Wij zijn Jong)
Senior salarisadministrateur Bussum
Moore MTH
Payroll Specialist – B&S Dordrecht
Strictly People
Salarisadministrateur Den Haag
Verbond van Verzekeraars
Traineeship Loonadministratie & Advies
Scab
Professional – Loonadministrateur
Van Oers

Vriend van Salaris Vanmorgen

abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Cedeo erkend

Categorie

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV