Hett Beroepscompetentieprofiel (BCP) voor salarisprofessionals van het NIRPA bevat de werkzaamheden (kerntaken) en competenties die nodig zijn om het werk als salarisadministrateur te kunnen doen. Per organisatie en per individu kunnen de functie- eisen en het niveau van de beroepsuitoefening behoorlijk verschillen.
Beroepscompetentieprofiel
Een beroepscompetentieprofiel (BCP) beschrijft de werkzaamheden en competenties die nodig zijn om een bepaald beroep uit te oefenen. Hierbij wordt uitgegaan van een vakvolwassen werknemer die al drie jaar in het beroep werkzaam is.
Centraal in het beroepscompetentieprofiel staan de kerntaken, opgesplitst in een aantal werkprocessen en de competenties die noodzakelijk zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden.
De inhoud van een beroepscompetentieprofiel moet herkenbaar zijn voor het bedrijfsleven. Daarom worden deze profielen opgesteld in opdracht van of in samenwerking met het (georganiseerde)
bedrijfsleven en/of beroepsgroepen.
RSa en RPP
Dit beroepscompetentieprofiel is opgesteld in opdracht van het NIRPA beschrijft de beroepseisen voor salarisadministrateurs met de titels Register Salarisadministrateur (RSa) en Register Payroll Professional (RPP).
De titel RSa mag worden gevoerd door bezitters van het Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL®) of één door het NIRPA daarmee tenminste gelijkgesteld diploma, respectievelijk na het succesvol afleggen van het door een erkende EVC-instelling afgenomen EVC-traject.
De titel RPP mag worden gevoerd door bezitters van het diploma Vakopleiding Payrollservices (VPS®) of een door het NIRPA tenminste gelijkgesteld diploma, respectievelijk na het succesvol afleggen van het door een erkende EVC-instelling afgenomen EVC-traject.
In de basis zijn de beroepseisen van de registers RSa en de RPP gelijk, daarom zijn ze verwoord in één beroepscompetentieprofiel en wordt er in dit BCP grotendeels gesproken over de salarisadministrateur.
Voor het register RPP gelden daarnaast hogere beroepseisen, deze zijn aanvullend beschreven in de rechterkolommen van dit beroepscompetentieprofiel.
Een aanzienlijk deel van de salarisadministrateurs is actief als dienstverlener bij verloners, administratie- en accountantskantoren, of als zzp-er.
Dienstverlenende salarisadministrateur
De dienstverlenende salarisadministrateur werkt op een gespecialiseerde afdeling bij een verloner, een administratie- of accountantskantoor. Hij onderhoudt interne contacten met directe collega’s en met de leidinggevenden Daarnaast heeft hij externe contacten met instellingen als de Belastingdienst, het UWV, diverse verzekeraars, pensioenfondsen, Arbodiensten, CAK, Stichting PAWW, deurwaarders en met de externe klanten waaraan de diensten worden verleend. Soms heeft de salarisadministrateur ook contact met fiscalisten, advocaten, notarissen etc. voor het inwinnen van specialistisch advies. De dienstverlenende salarisadministrateur werkt soms op locatie bij de klant.
Interne salarisadministrateur
De interne salarisadministrateur werkt doorgaans op een afdeling HR, Salarisadministratie of Financiën. Hij heeft interne contacten met collega’s van afdelingen HR en Financiën en met medewerkers waarvoor hij de verloning doet. Daarnaast heeft hij externe contacten met instellingen als de Belastingdienst, het UWV, diverse verzekeraars, pensioenfondsen, Arbodiensten, CAK, Stichting PAWW en met deurwaarders. In geval van uitbesteding onderhoudt een interne salarisadministrateur contacten met een verloner, of een administratie- of accountantskantoor.
Veranderingen wet- en regelgeving
Kenmerkend voor het werk van de salarisadministrateur is dat hij te maken heeft met frequente veranderingen in de wet- en regelgeving. Veranderingen in wet- en regelgeving worden niet alleen in het najaar, maar steeds vaker door hele het jaar heen gepubliceerd. De salarisadministrateur moet zicht hebben op toekomstige wijzigingen en deze kunnen signaleren zodat de organisatie en/of de klant daarop kan anticiperen.
De continue wijzigingen van wetten en regelingen zijn een belangrijke reden voor en het grote aanbod aan vakliteratuur, seminars en cursussen voor beroepsbeoefenaren.
Complexe verloning
De wet- en regelgeving voor verloning blijft onverminderd complex, ondanks inspanningen van de overheid om deze te vereenvoudigen. De salarisadministrateur moet beschikken over voldoende specialistische kennis van loonheffing, sociale zekerheid, arbeidsrecht en andere relevante regelgeving, zoals pensioen- en privacywetgeving en van interne procedures. Het controleren van gegevens en berekeningen is complex, de salarisadministrateur moet niet alleen toetsen op regels en voorschriften, maar ook op logica.
Inzicht in (salaris)software
De salarisadministrateur moet voldoende inzicht hebben in (salaris)software, zodat hij weet welke onzichtbare stappen er worden uitgevoerd in de systemen en hij is zich bewust van de consequenties die bepaalde mutaties hebben in het verwerkingsproces. De salarisadministrateur moet niet ‘blind’ varen op de output die door het systeem wordt berekend en moet ook zonder softwareonderdelen van de verloning kunnen inschatten en narekenen (voor controles).
Ook kan de salarisadministrateur narekenen of de software juist is ingeregeld.
Er is een duidelijke trend waarneembaar dat het aantal mensen met een hbo-achtergrond in het beroep toeneemt, onder andere vanwege de toenemende complexiteit van wet- en regelgeving.
Tijdrovend en tijdsdruk
De werkzaamheden rond de jaarwisseling, waarbij enerzijds afsluitende werkzaamheden van het kalenderjaar moeten worden verricht en anderzijds nieuwe wet- en regelgeving moet worden ingepast in de salarisverwerking, zijn tijdrovend en vragen veel van de salarisadministrateur. Deze werkzaamheden, en in mindere mate die voor de maandelijkse uitbetaling van salarissen, moeten soms onder grote tijdsdruk en zorgvuldig en correct worden uitgevoerd.
Voldoende kennis, ervaring en inzicht
De meer ervaren en hoger opgeleide payrollprofessional (RPP) beschikt over voldoende kennis, ervaring en inzicht om adviezen over de verloning en bijbehorende vakdisciplines zoals HR en financiële administratie te kunnen verstrekken aan internen en aan externen en om, indien nodig, gericht specialistisch advies in te kunnen winnen bij fiscalisten, advocaten, notarissen etc.
Loopbaanperspectief
Het beroep Salarisadministrateur is in de loop der tijd uitgegroeid tot een specialisatie. Het is voor de meeste salarisadministrateurs vaak niet het eerste beroep.
Beroepsbeoefenaren scholen regelmatig bij om de vakkennis te actualiseren. Bijscholing en verdiepingscursussen zijn gebruikelijk in dit beroep en worden gestimuleerd door werkgevers.
Bijscholing is een verplichting voor geregistreerde beroepsbeoefenaren; jaarlijks moet hiermee een minimum aantal PE-punten worden behaald.
Ervaren salarisadministrateurs
Ervaren salarisadministrateurs kunnen complexere salarisadministraties gaan voeren en zich verder specialiseren, bijvoorbeeld naar branche of op het gebied van internationaal verlonen. De ervaren salarisadministrateur kan uiteindelijk doorstromen naar functies als senior medewerker, adviseur, teamleider, of hoofd salarisadministratie. Ook behoort een functie op een afdeling kennis, wet- en regelgeving bij een softwareleverancier of een interim-functie bij een detacheringsbedrijf tot de mogelijkheden. Of hij kan zich specialiseren richting een HR-functie of beloningsadviseur. Daarnaast wordt een groeiende groep salarisadministrateurs actief als ondernemer, vaak als zzp-er waarbij hun kennis en ervaring op het gebied van salarisadministratie wordt ingehuurd.
Ontwikkelingen in beroepsuitoefening
- Een deel van de salarisadministrateurs specialiseert zich meer richting applicatiebeheer en testen, terwijl een ander deel zich meer specialiseert in advisering en wet- en regelgeving.
- De internationale mobiliteit van personeel neemt toe. De salarisadministrateur krijgt meer te maken met medewerkers uit het buitenland die hier werken of met Nederlandse medewerkers die in het buitenland werken.
- Medewerkers kunnen steeds vaker kiezen voor individueel afwijkende arbeidsvoorwaarden op maat, zoals het individueel keuzebudget (IKB) en het cafetariamodel. Dit betekent dat de
salarisverwerking ingewikkelder wordt. - Per 1 januari 2024 wordt het begrip inkomstenverhouding in diverse wetten vastgelegd. Voor de salarisadministrateur betekent dit dat door deze wettelijke basis er bij één natuurlijk persoon
meerdere dienstbetrekkingen kunnen ontstaan, en binnen de dienstbetrekking zelfs ook meerdere inkomstenverhoudingen. De werkzaamheden hiervoor zullen tijdrovend en complex gaan worden voor de salarisadministrateur. - Naast batchverwerking is realtime verwerking in opkomst in salarissoftware. Dit heeft diverse gevolgen.
- Het accent van het beroep salarisadministrateur zal door automatisering nog meer verschuiven van verwerken naar controleren en adviseren.
- De salarissoftware is steeds meer webbased/SaaS, daarmee wordt de verloning minder plaatsgebonden.
- Met Employee Self Service en Management Self Service krijgen medewerkers de mogelijkheid zelf het beheer over hun eigen personeelsgegevens te voeren. Lijnmanagers kunnen zelf
muteren en accorderen. Hierdoor daalt het aantal (invoer) mutaties voor HR-medewerkers en salarisadministrateurs. - De salarisadministrateur kan (eenvoudig) applicatiebeheer doen en aangepaste applicaties testen.
- De klant wordt mondiger; de salarisadministrateur moet in voorkomende gevallen steviger in zijn schoenen staan en “nee” durven verkopen als het verzoek indruist tegen wet- en
regelgeving. Maar wel met behoud van de relatie. - Opdrachtgevers worden kritischer en verwachten meer transparantie in de werkzaamheden die door de salarisadministrateur worden verricht. De salarisadministrateur moet meer toelichten, signaleren en meer laten zien in rapportages.
- Steeds vaker bieden dienstverleners in de salarisadministratie de klant een internetportal aan. Hierdoor hoeft de dienstverlenende salarisadministrateur mutaties alleen nog maar te controleren. Daarnaast is hij aanspreekpunt van de klant bij vragen over de aanlevering van mutaties en over het gebruik van het internetportal. Daarmee wordt zijn relatie met de klanten intensiever.
- Niet alleen kleinere bedrijven, maar ook grote bedrijven en instellingen besteden de salarisverwerking uit aan verloners, accountants- of administratiekantoren. Sommige bedrijven en
instellingen houden de salarisadministraties bewust in eigen beheer of halen de verloning weer in huis. - Verder centraliseren grote bedrijven en instellingen de lokale salaris- en financiële administraties in financial shared service centers. Dit betekent dat de salarisadministrateurs vanaf één
centrale locatie de salarissen verwerken voor alle vestigingen van het bedrijf of de instelling. - Vanwege de complexiteit van de verloning en de consequenties daarvan op het HR-beleid in organisaties, wordt de (ervaren en hoger opgeleide) salarisadministrateur steeds herkenbaarder als adviseur met een duidelijke rol bij onderwerpen als pensioen, arbeidsrecht en employee benefits.
- Bij accountants- en administratiekantoren is salarisadministratie steeds vaker geen aanvullende dienst meer naast de gebruikelijke dienstverlening, maar een apart onderdeel met eigen omzetverantwoordelijkheid en met eigen klanten.
Kerntaken
De salarisadministrateur kent de volgende kerntaken:
- Kerntaak 1. Controleert en muteert individuele en collectieve gegevens
1.1 Verzamelt gegevens en muteert en controleert stamgegevens
1.2 Verwerkt individuele en collectieve mutaties en controleert deze - Kerntaak 2. Bereidt de uitbetaling van de lonen, belastingen, afdrachten en de loonaangifte voor
2.1 Treft voorbereidingen voor de uitbetalingen van belastingen, afdrachten en de loonaangifte
2.2 Stelt het voorstel op voor de te betalen lonen, belastingen en afdrachten en biedt dit aan ter fiattering - Kerntaak 3. Verricht controles en verstrekt informatie over de salarisadministratie
3.1 Verricht controles
3.2 Informeert over salarisadministratie en signaleert commerciële kansen
In het beroepscompetentieprofiel staan per kerntaak het werkproces, het resultaat, de competenties, vakkennis en vaardigheden beschreven en waar nodig een toelichting hierop.
Kennis en vaardigheden
Daarnaast moet de salarisadministrateur kennis hebben van en vaardigheid hebben in:
- Loonheffingen
- Sociale wetgeving
- Pensioenen
- Arbeidsrecht
- Employee Benefits
- Human Resources Management
- Financiële administratie
- Administratieve organisatie
- Marketing en relatiebeheer
- Zakelijke communicatie
- ICT-gebruik.
Wat de salarisadministrateur specifiek moet kennen en kunnen, staat in het beroepscompetentieprofiel omschreven.
Lees meer in het Beroepscompetentieprofiel voor salarisprofessionals 2022
NIRPA publiceert nieuw Beroepscompetentieprofiel voor salarisprofessionals
