Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten 2022: handreiking met voorbeelden

De vergoeding voor thuiswerkkosten is bedoeld voor de extra kosten voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Het bedrag van € 2 is gebaseerd op Nibud-onderzoek. Je kunt de vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

Inrichten thuiswerkplek

Voor het inrichten van een thuiswerkplek mocht je al een onbelaste vergoeding geven. De kosten voor een bureaustoel, een computer of een telefoon, kun je via andere gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling vergoeden.

128-dagenregeling

Voor de gerichte vrijstelling van thuiswerkkosten geldt de 128-dagenregeling. Als de werknemer 128 dagen thuiswerkt, mag je de werknemer een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuis werkt.

De 128-dagenregeling gaat uit van 214 werkdagen per jaar voor een fulltime medewerker, na aftrek van vakantie, ziekte (gemiddeld ziekteverzuim) en feestdagen.

Eén vrijstelling per werkdag

Je mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een vergoeding voor thuiswerkkosten en de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer naar de vaste werkplek toepassen. Dit mag alleen als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en daarnaast een zakelijke reis (dienstreis) maakt, die geen woon-werkverkeer is.

Vaste werkplek: meer dan 40 dagen

Van een vaste plaats van werkzaamheden is in elk geval sprake als een werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 40 dagen naar de betreffende plek reist. Dit is ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf.

Er kan sprake zijn van meerdere vaste werkplekken.

Afspraken met werknemer

Je kunt met de werknemer afspraken maken over het aantal thuiswerkdagen. Dit kan een basis vormen voor de vaststelling van de onbelaste vergoeding voor de reizen voor woon-werkverkeer en voor de thuiswerkkosten.

Vergoeding aanpassen

De vaste vergoeding hoef je niet aan te passen als de werknemer incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor werkt, of andersom. Wanneer de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet je de vaste vergoeding aanpassen.

Drie rekenvoorbeelden

Hierna vind je drie rekenvoorbeelden voor 2022. Onder elke tabel staat de berekening zoals die gold tot en met 2021. De bedragen in de onderstaande voorbeelden zijn afgerond.

Voorbeeld 1: 2 dagen thuis, 2 dagen op kantoor

Tot en met 2021 mocht de werkgever Anton een reiskostenvergoeding geven voor zijn thuiswerkdagen, omdat hij meer dan 128 dagen per kalenderjaar naar kantoor reist (de 128-dagenregeling). Dit is een vergoeding van € 136 per maand: 214 dagen x (40 kilometer x € 0,19)/12 maanden. De werkgever kon ook alleen een reiskostenvergoeding geven voor de dagen die Anton daadwerkelijk naar kantoor reisde.

Voorbeeld 2: 2 dagen thuis, 2 dagen op kantoor

Tot en met 2021 kon Bouchra alleen de reiskostenvergoeding van € 33 per maand ontvangen. Om aan de 128-dagenregeling te voldoen moest zij 102 dagen naar kantoor reizen. Zij reisde maar 86 dagen naar kantoor. Ze kreeg alleen een reiskostenvergoeding voor de dagen waarop ze daadwerkelijk naar kantoor reisde.

Voorbeeld 3: 1 dag thuis, 2 dagen op kantoor

Tot en met 2021 kon Camilo een reiskostenvergoeding ontvangen voor al zijn werkdagen, ook voor zijn thuiswerkdag. Om aan de 128-dagenregeling te voldoen moest hij minimaal 76 dagen naar kantoor reizen. Camilo reist in een kalenderjaar 86 dagen naar kantoor en voldoet aan de voorwaarden voor de 128-dagenregeling. Hij mag € 12 per maand ontvangen. Dit is 3/5 van 214 = 129 x ( 6 kilometer x € 0,19)/12 maanden.

Bron: Forum Salaris

Onbelaste thuiswerkvergoeding vanaf 2022 in 12 vragen en antwoorden