Naast de introductie van de onbelaste thuiswerkvergoeding wordt de (vaste) reiskostenvergoeding aangepast en stopt de huidige coulanceregeling per 1 januari 2022.
De voorgestelde thuiswerkvergoeding is onderdeel van het Belastingplan 2022 dat is goedgekeurd door de Eerste en Tweede Kamer.
Twaalf vragen en antwoorden over de onbelaste thuiswerkvergoeding.
Hoeveel per thuiswerkdag?
Vraag 1. Hoeveel kan de werkgever per thuiswerkdag onbelast vergoeden aan de werknemer?
De vrijstelling is een forfaitaire bedrag van € 2 per thuisgewerkte dag of een deel daarvan. Dit bedrag is gebaseerd op Nibud-onderzoek naar de gemiddelde extra kosten van een thuiswerker voor water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.
Het forfaitaire bedrag wordt jaarlijks aan het begin van het kalenderjaar geïndexeerd, voor het eerst met ingang van het jaar 2023.
Onbelaste thuiswerkkostenvergoeding – Nibud gaat uit van 2 euro per dag
Thuiswerk- en reiskostenvergoeding?
Vraag 2. Mag de werkgever ook een onbelaste reiskostenvergoeding geven naast de thuiswerkvergoeding?
Nee, voor eenzelfde werkdag mag de werkgever niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding en een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer toepassen.
Als een werknemer een deel van de dag thuis werkt en op een ander deel van de dag naar de vaste werkplek reist, kan dus maar één van de vrijstellingen worden toegepast.
Zakelijke reis
Je mag wel naast de thuiswerkvergoeding een reiskostenvergoeding te geven voor een zakelijke reis (niet woon-werkverkeer), bijvoorbeeld als de werknemer vanuit huis een klant bezoekt.
In deze situatie kan je de zakelijke kilometers onbelast vergoeden op declaratiebasis, ook al ontvangt de werknemer al een thuiswerkvergoeding voor die dag.
Onbelaste vaste thuiswerkkostenvergoeding of reiskostenvergoeding: hoe werkt het?
Thuiswerkdagen administreren?
Vraag 3. Moet de werkgever administreren hoeveel dagen thuis wordt gewerkt?
Nee, dat is niet noodzakelijk. Op grond van (vormvrije) schriftelijke afspraken kan aannemelijk worden gemaakt dat een werknemer bijvoorbeeld één dag per week structureel thuiswerkt en vier dagen per week naar de vaste werkplek reist.
Vaste thuiswerkvergoeding
Een vaste thuiswerkvergoeding is daardoor mogelijk waarbij wordt aangesloten bij de 128-dagenregel die nu ook geldt bij vaste reiskostenvergoedingen. Het is hierdoor niet nodig om een vaste thuiswerkvergoeding aan te passen als incidenteel op een structurele thuiswerkdag niet thuis wordt gewerkt.
Overige voorwaarden?
Vraag 4. Zijn er nog overige voorwaarden verbonden aan de thuiswerkvergoeding?
Het gaat om een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Dit betekent dat je de vergoeding moet aanwijzen als eindheffingsloon. De aanwijzing kan bijvoorbeeld blijken uit de arbeidsvoorwaarden en/of financiële administratie. De thuiswerkvergoeding heeft na aanwijzing geen gevolgen voor de vrije ruimte binnen de werkkostenvergoeding.
Verder mag er geen cumulatie optreden met een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer (zie vraag 2).
Meer vergoeden dan € 2?
Vraag 5. Is het mogelijk om meer te vergoeden dan € 2 per thuiswerkdag?
Ja dat kan, alleen zal het surplus belastbaar loon zijn voor de werknemer tenzij het surplus wordt aangewezen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.
De vrije ruimte gaat overigens vanaf 1 januari 2022 weer omlaag van 3 procent naar 1,7 procent over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom plus 1,18 procent over het restant.
Meer fiscale faciliteiten?
Vraag 6. Zijn er nog meer fiscale faciliteiten voor thuiswerken?
Ja, er zijn meer mogelijkheden. Zo is het mogelijk om kosten voor internet en mobiele telefonie onbelast te vergoeden. Verder zijn bepaalde (arbo)voorzieningen op de werkplek thuis onbelast te vergoeden, te verstrekken of ter beschikking te stellen. Het gaat dan bijvoorbeeld om een computer, bureau of een bureaustoel.
Reiskostenvergoeding tijdens thuiswerkdagen?
Vraag 7. Mag de werkgever na 1 januari 2022 de vaste reiskostenvergoeding nog onbelast doorbetalen tijdens thuiswerkdagen?
Nee, de vaste reiskostenvergoeding kan alleen nog worden toegepast ten aanzien van de dagen waarop (structureel) op de vaste werkplaats wordt gewerkt.
Onder de huidige regeling kan een werknemer die minimaal drie dagen naar zijn vaste werkplek reist ook voor de twee thuiswerkdagen een onbelaste vaste reiskostenvergoeding krijgen.
Onder de voorgestelde regeling is dit niet meer mogelijk en kan voor de thuiswerkdagen eventueel de onbelaste thuiswerkvergoeding worden gegeven. Deze wijziging vergt mogelijk een aanpassing van het beleid van de organisatie.
Einde coulanceregeling?
Vraag 8. Wanneer eindigt de coulanceregeling voor de huidige vaste reiskostenvergoedingen?
Deze coulanceregeling eindigt per 1 januari 2022. Vaste reiskostenvergoedingen kunnen tot die datum ongewijzigd worden doorbetaald, ook al is het reispatroon van de werknemer gewijzigd, bijvoorbeeld door meer thuiswerken.
Let op: de coulanceregeling geldt alleen voor vaste reiskostenvergoedingen die zijn overeengekomen vóór 12 maart 2020. Bij een cafetariaregeling of Individueel Keuzebudget moet de keuze voor uitruil vóór 12 maart 2020 zijn gemaakt. Is de vergoeding of uitruil na deze datum overeengekomen, dan moet direct rekening te worden gehouden met het gewijzigde reispatroon.
Toestemming voor stopzetten?
Vraag 9. Heeft de werkgever toestemming van de werknemer nodig om de vaste reiskostenvergoeding stop te zetten?
Als de reiskosten niet meer worden gemaakt, mag de werkgever in de meeste gevallen de vaste reiskostenvergoeding stopzetten. De werkgever heeft wel toestemming van de werknemer nodig om de vaste reiskostenvergoeding stop te mogen zetten als in de cao of arbeidsovereenkomst staat opgenomen dat de vaste reiskostenvergoeding wordt doorbetaald tijdens ziekte of verlof.
Als de werknemer slechts gedeeltelijk thuiswerkt en reiskosten blijft maken, heeft het de voorkeur om met instemming van de werknemer de vaste reiskostenvergoeding aan te passen.
Recht op thuiswerkvergoeding?
Vraag 10. Heeft de werknemer recht op een thuiswerkvergoeding?
De werknemer heeft alleen recht op een thuiswerkvergoeding als dat in een cao of arbeidsovereenkomst is overeengekomen.
Thuiswerkbeleid vereist?
Vraag 11. Is een thuiswerkbeleid noodzakelijk?
De meeste arbeidsovereenkomsten en cao’s bevatten nog geen afspraken over thuiswerken. De werkgever krijgt echter wel extra verplichtingen, zoals de verplichting om te zorgen voor een veilige werkplek, ook bij de werknemer thuis. Het is daarom goed een thuiswerkbeleid of thuiswerkovereenkomst opstellen.
Let op: een thuiswerkbeleid kan onderwerpen bevatten die instemming van de ondernemingsraad vereisen.
Recht op thuiswerken?
Vraag 12. Heeft de werknemer het recht om thuis te werken?
Een werknemer heeft geen afdwingbaar recht om thuis te werken (uitzonderingen daar gelaten). Als het wetsvoorstel ‘Wet werken waar je wilt’ wordt aangenomen, dan verandert dit. Een verzoek van de werknemer om thuis te mogen werken moet dan wel worden ingewilligd, tenzij zwaarwegende bedrijfsbelangen zich daartegen verzetten. Het is nog maar de vraag of de wet in de huidige vorm wordt aangenomen.
Bron: Mazars.nl
Gerichte vrijstelling voor thuiswerkkostenvergoeding vanaf 2022
