En hoe zit het met betalen van een transitievergoeding of negatief loon, een werknemer die naar het buitenland wordt uitgezonden en bij een structurele wijziging als promotie of loonsverhoging? Moet je dan ook een nieuwe IKV aanmaken?
Per rechtsbetrekking moet een inkomstenverhouding (IKV) worden aangemaakt. De uitzondering dat opvolgende rechtsbetrekkingen in één IKV mogen worden aangeleverd, komt per 1 januari 2023 te vervallen.
Nieuwe rechtsbetrekking
De werkgever moet een IKV aanmaken als een nieuwe rechtsbetrekking ontstaat waaruit loon of
gage wordt genoten, of een uitkering wordt genoten op grond van de werknemersverzekeringen of
volksverzekeringen, of de Wazo. Als de rechtsbetrekking eindigt, eindigt ook de IKV.
Nieuwe IKV
In een aantal gevallen waarin de rechtsbetrekking niet eindigt, moet wel de IKV worden beëindigd,
en een nieuwe IKV worden gebruikt als:
- de verschuldigdheid van de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw wijzigt van een werkgeversheffing in een in te houden inkomensafhankelijke bijdrage en andersom;
- de arbeidsovereenkomst bij een overgang van onderneming in de zin van het BW of overgang van een publiekrechtelijke organisatie wordt voortgezet door de overnemende werkgever;
- bij de inhouding van de loonheffing de toepasselijke tabel wijzigt van de witte tabel naar de groene tabel en andersom;
- de doorlopende arbeidsovereenkomst in de aangifte loonheffingen op een ander loonheffingenvolgnummer van de werkgever wordt aangegeven.
Startdatum IKV
Op de aanvangsdatum van de nieuwe arbeidsovereenkomst, de publiekrechtelijke aanstelling of fictieve dienstbetrekking start de IKV.
Sluit de werkgever een arbeidsovereenkomst met een nieuwe werknemer met ingang van 1 september, dan start de IKV op 1 september. Als de arbeidsovereenkomst op zaterdag 1 september begint, maar de werknemer begint pas op maandag 3 september, is de datum aanvang IKV toch zaterdag 1 september.
Einddatum IKV
De IKV moet worden beëindigd op de einddatum van de arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke
aanstelling, of fictieve dienstbetrekking.
Eindigt een arbeidsovereenkomst met ingang van 15 mei, dan is de laatste dag van de arbeidsovereenkomst op 14 mei. De IKV eindigt dan op 14 mei (uiterlijk om 23.59 uur).
Als de werknemer zijn vakantiedagen opmaakt en in de laatste week van zijn arbeidsovereenkomst verlof neemt, dus bijvoorbeeld de laatste gewerkte dag is vrijdag 7 mei, dan eindigt de IKV nog steeds op 14 mei.
Fictieve dienstbetrekking
Als een rechtsbetrekking tussen een werkgever en een werknemer geen arbeidsovereenkomst
(echte dienstbetrekking) is, kan de werknemer ook werken in een fictieve dienstbetrekking. Er
ontstaat een arbeidsrelatie tussen de werkgever en de fictieve werknemer, waarvoor de werkgever
loonheffingen moet afdragen en dus loonaangifte moet doen.
De werkgever maakt dan ook een IKV met als ingangsdatum de datum van aanvang van de arbeidsrelatie. De werkgever moet de IKV beëindigen bij het einde van de fictieve dienstbetrekking.
Omzetting fictieve dienstbetrekking
Een werknemer werkt in een fictieve dienstbetrekking, bijvoorbeeld een stageovereenkomst. De werkgever sluit vervolgens aansluitend met deze werknemer een arbeidsovereenkomst. Op het moment waarop de werkgever een arbeidsovereenkomst met de werknemer sluit, ontstaat een nieuwe rechtsbetrekking. De werkgever beëindigt de IKV van de fictieve dienstbetrekking. Vervolgens maakt de werkgever een nieuwe IKV voor de arbeidsovereenkomst met als aanvangsdatum de datum waarop de arbeidsovereenkomst aanvangt.
Opvolgende arbeidsovereenkomsten
Moet telkens opnieuw een IKV worden gemaakt bij opvolgende arbeidsovereenkomsten
met dezelfde werknemer?
Ja, de werkgever moet voor elke arbeidsovereenkomst een IKV maken, al dan niet met een
onderbreking, als:
- een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wordt opgevolgd door een arbeidsovereenkomst
voor onbepaalde tijd; - een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd wordt opgevolgd door een arbeidsovereenkomst
voor onbepaalde tijd; - een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wordt opgevolgd door een arbeidsovereenkomst
voor bepaalde tijd; - een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd wordt beëindigd en opgevolgd door een
arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd; - een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van rechtswege afloopt op de overeengekomen
einddatum, maar stilzwijgend wordt voortgezet voor dezelfde tijd maar ten hoogste een jaar; - een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
Verlenging tijdelijk contract
Als een tijdelijke arbeidsovereenkomst, na afloop van de bepaalde tijd, al dan niet stilzwijgend wordt verlengd, ontstaat een nieuwe arbeidsovereenkomst. Dan moet dus een nieuwe IKV worden gemaakt voor de nieuwe arbeidsovereenkomst.
Twee arbeidscontracten met zelfde werknemer
De werkgever heeft twee arbeidsovereenkomsten met dezelfde werknemer, bijvoorbeeld een
arbeidsovereenkomst voor 16 uur in de week en een arbeidsovereenkomst voor 10 uur per week.
De werkgever verantwoordt de gegevens van elke arbeidsovereenkomst die de werkgever met
deze werknemer heeft in een afzonderlijke IKV. Voor de berekening van de loonbelasting/premie
volksverzekeringen voegt de werkgever – volgens de samenvoegingsregels – het loon in beide
IKV’s samen. Er blijven echter wel twee IKV’s.
Tijdelijke urenuitbreiding
Een werknemer heeft een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd van 20 uur per week. De
werkgever komt bijvoorbeeld met de werknemer overeen dat hij gedurende 3 maanden, van maart
tot en met mei, 10 uur per week extra werkt.
Werkgever en werknemer kunnen met elkaar een tweede arbeidsovereenkomst afspreken met voor
die arbeidsovereenkomst afzonderlijke rechtsgevolgen waardoor sprake is van onderscheiden
dienstbetrekkingen. De werkgever maakt in dat geval voor deze arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd een nieuwe IKV.
Promotie/demotie, meer of minder werken
Moet bij promotie, demotie, loonsverhoging, structureel meer of minder werken of ander
werk een nieuwe IKV worden gemaakt?
Wordt een nieuwe arbeidsovereenkomst opgemaakt? Dan moet de werkgever een nieuwe IKV
maken. De IKV die hoort bij de oude arbeidsovereenkomst moet de werkgever dan beëindigen.
Structurele wijziging
Bij structurele wijzigingen in de arbeidsovereenkomst, zoals promotie of demotie, andere
werkzaamheden, loonsverhogingen of structureel meer of minder uren werken zonder dat een
nieuwe arbeidsovereenkomst wordt gemaakt, blijft de werkgever gebruik maken van de bestaande
IKV.
Het gaat om een structurele wijziging in de arbeidsovereenkomst als aan de wijziging geen einddatum verbonden is.
Verzekeringsplicht werknemersverzekeringen
Bij een wijziging in de verzekeringsplicht voor de werknemersverzekeringen hoeft de werkgever geen nieuwe IKV te maken. Bereikt een werknemer de AOW-gerechtigde leeftijd en blijft hij werken? Of wordt een werknemer (weer) in Nederland verplicht verzekerd voor de werknemersverzekeringen nadat hij in een ander land verzekerd is geweest? Dan blijft de werkgever de bestaande IKV gebruiken.
Let op: wordt een werknemer een directeur-grootaandeelhouder (dga) of is hij niet langer meer dga in de zin van de werknemersverzekeringen? Dan wijzigt de verzekeringsplicht voor de werknemersverzekeringen, maar moet de werkgever toch een nieuwe IKV gebruiken.
Verzekeringsplicht volksverzekeringen en Zvw
Bij een wijziging in de verzekeringsplicht voor de volksverzekeringen en de Zvw maakt de
werkgever geen nieuwe IKV.
Heeft de werkgever bijvoorbeeld een werknemer in dienst die de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt en in dezelfde arbeidsovereenkomst blijft werken? Of wordt een werknemer (weer) in Nederland verplicht verzekerd voor de volksverzekeringen nadat hij in een ander land verzekerd is geweest? De bestaande IKV blijft in die gevallen in stand.
Let op: bij een wijziging in de heffing van de Zvw (van inhouden en afdragen op het loon van de
werknemer naar een werkgeversheffing en andersom) moet de werkgever wel een nieuwe IKV
gebruiken.
Transitievergoeding
Betaalt een werkgever bij het einde van de arbeidsovereenkomst een transitievergoeding of een
afkoopsom of een ontslagvergoeding, dan moet de werkgever hiervoor een nieuwe IKV gebruiken.
De afkoopsom, de transitievergoeding en de ontslagvergoeding zijn namelijk loon uit vroegere
dienstbetrekking. De begin- en de einddatum van de nieuwe IKV zijn beide de datum waarop de
afkoopsom of transitievergoeding en ontslagvergoeding wordt betaald.
De werkgever moet de IKV van de arbeidsovereenkomst beëindigen met als einddatum de dag waarop de arbeidsovereenkomst eindigt en dus niet op de datum van de dag waarop de afkoopsom, de transitievergoeding en de ontslagvergoeding zijn betaald.
Negatief loon
Betaalt de werknemer na het einde van de arbeidsovereenkomst ten onrechte genoten loon uit tegenwoordige dienstbetrekking terug, dan gebruikt de werkgever de bestaande IKV, ook al is deze
IKV beëindigd.
Loon uit vroegere dienstbetrekking, dat na het einde van arbeidsovereenkomst wordt terugbetaald,
moet de werkgever in de IKV van het loon uit vroegere dienstbetrekking opnemen.
Internationaal
Moet een nieuwe IKV worden gemaakt als een werknemer die voor dezelfde werkgever
in het buitenland heeft gewerkt (weer) in Nederland komt werken?
Nee, de rechtsbetrekking, de arbeidsovereenkomst, tussen de werkgever en de werknemer blijft
ongewijzigd. De werknemer was immers in het kader van zijn dienstbetrekking naar het buitenland uitgezonden. De werkgever blijft de bestaande IKV gebruiken als de werknemer (weer) in Nederland komt werken.
Moet een nieuwe IKV worden gemaakt als een werknemer voor dezelfde werkgever in het buitenland gaat werken?
Nee, de rechtsbetrekking tussen de werkgever en de werknemer blijft ongewijzigd. De werknemer wordt in het kader van zijn dienstbetrekking immers naar het buitenland uitgezonden. De werkgever blijft de bestaande IKV gebruiken als de werknemer in een ander land gaat werken.
