De werknemer heeft recht op vakantiegeld van minimaal 8% van het brutojaarsalaris van het afgelopen jaar, bijvoorbeeld van mei tot mei. De wettelijke term hiervoor is vakantiebijslag.
Bijzondere beloning
Vakantiebijslag is een bijzondere beloning die in de regel eenmaal per jaar wordt toegekend. De meeste werknemers krijgen in mei of juni de vakantiebijslag. Je gebruikt hiervoor de tabellen voor bijzondere beloningen.
De werkgever moet ook vakantiebijslag uitbetalen over:
- overwerk;
- prestatietoeslagen;
- beloningen (provisies);
- onregelmatigheidstoeslagen;
- uitbetaalde vakantiedagen.
Andere uitbetalingen tellen niet mee, zoals onkostenvergoeding, eindejaarsuitkering en winstuitkering.
Als werknemers overwerken, betaalt de werkgever over die extra uren ook vakantiebijslag. Dat wordt berekend over de volle waarde van de overuren. Dus ook over de eventuele overwerktoeslag.
Ook als een werknemer ziek is, bouwt hij vakantiebijslag op. Je moet voor de werknemer vakantiebijslag opbouwen voor het deel van het loon dat je moet doorbetalen.
Bij ontslag of afloop van een tijdelijk contract moet je vakantiebijslag betalen over de periode dat de werknemer in dienst was. Je betaalt dat uit bij het laatste salaris.
Eén keer per jaar uitbetalen
De meeste werkgevers betalen het vakantiegeld één keer per jaar uit, in mei of juni. Wil je het vakantiegeld op een ander moment uitbetalen? Of liever in meerdere keren? Dan heb je daarvoor schriftelijk toestemming nodig van de werknemer. De afspraken over de uitbetaling staan in de cao of in het arbeidscontract.
Vakantiebijslag versus vakantiegeld
Vakantiebijslag (of vakantietoeslag) is het bedrag dat een werkgever zijn werknemer op grond van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag bovenop het afgesproken loon moet betalen. Hiervan kan alleen bij cao onder voorwaarden worden afgeweken.
Vakantiegeld is het reguliere loon dat een werknemer krijgt doorbetaald tijdens zijn verlof. Dit begrip wordt vaak verward met ‘vakantiebijslag’.
Twee rubrieken
Je treft met de term ‘vakantiebijslag’ twee rubrieken aan in de aangifte loonheffingen:
- Vakantiebijslag. Dit is het bedrag dat de werknemer in het aangiftetijdvak daadwerkelijk aan vakantiebijslag heeft genoten. Vaak is dat 8% van het brutoloon.
- Opgebouwde recht vakantiebijslag. Dit is het bedrag dat de werknemer in elk aangiftetijdvak aan recht op vakantiebijslag opbouwt, ongeacht of je daarvoor daadwerkelijk reserveert of niet.
Let op: beide rubrieken moet je verplicht aanleveren. Dit betekent dat als geen sprake is van vakantiebijslag, je de rubrieken met € 0 invult.
Waar zijn deze rubrieken voor nodig?
UWV heeft de rubrieken ‘vakantiebijslag’ en ‘opgebouwde recht vakantiebijslag’ nodig voor de vaststelling van het dagloon. Daarbij gaat UWV uit van het loon voor de werknemersverzekeringen (loon SV) in de periode die voorafgaat aan de werkloosheid, ziekte of arbeidsongeschiktheid of bepaalde soorten van verlof( (de referteperiode). Dat kan en voorgaande periode van 12 maanden zijn, maar soms kan die periode ook korter zijn.
Aangezien vakantiebijslag vaak eenmaal per jaar wordt uitbetaald, kan dat ertoe leiden dat die uitbetaling net buiten of net binnen de periode valt. UWV gaat daarom niet uit van het genietingsmoment van de vakantiebijslag, maar van het opgebouwde recht, met als doel om te komen tot een evenwichtige berekening van het dagloon.
De rubrieken worden daarnaast ook gebruikt voor vaststelling van het zogenoemde maatmanloon (het loon dat de werknemer verdiende voordat hij ziek werd) en voor de verrekening van inkomsten met een aantal lopende uitkeringen uit werknemersverzekeringen.
Bijzondere situaties
1 Je betaalt geen vakantiebijslag, je betaalt een ‘all-in-loon’, je voert een systeem van tijdsparen of je hebt een systeem met een keuzebudget.
In de volgende gevallen vul je in beide rubrieken voor de vakantiebijslag € 0 in:
- Je betaalt geen vakantiebijslag, bijvoorbeeld omdat sprake is van een fictieve dienstbetrekking.
- Je betaalt bij elke loonbetaling de vakantiebijslag à (bijvoorbeeld) 8% uit door telkens 108% van het uurloon te betalen. Dit wordt ook wel een ‘all-in-verloning’ genoemd. Daarmee is het doel van UWV al bereikt.
- Je voert een systeem van tijdsparen in een fonds (TSF). De aanspraak op vakantiebijslag wordt dan telkens als loon voor de werknemersverzekeringen meegeteld. Daarmee is het doel van UWV al bereikt.
- De vakantiebijslag maakt onderdeel uit van een keuzebudget. Je moet dan wel de rubrieken ‘Opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag’ en ‘Opname arbeidsvoorwaardenbedrag’ invullen.
2 Je reserveert de vakantiebijslag deels en betaalt die deels direct uit.
In het voorbeeld hierna wordt vakantiebijslag deels gereserveerd en deels direct uitbetaald.
Voorbeeld
Maandelijks betaalt de werkgever over het loon van € 1.000 van de 8% vakantiebijslag over € 1.000 een bedrag van € 30 direct uit en reserveert het restant à € 50 om uit te betalen in mei. In mei betaalt de werkgever aan vakantiebijslag dan € 12 x € 50 + € 30 = € 630. De vakantiebijslag wordt opgebouwd over de periode juni van het jaar T-1 t/m mei van het jaar.
In dit geval betaalt de werkgever in mei zoals gebruikelijk € 30 aan vakantiebijslag. Daarnaast betaalt hij in mei ook 12 x € 50 = € 600 aan gereserveerde vakantiebijslag uit. In totaal is het bedrag aan vakantiebijslag in mei dus € 30 + € 600 = € 630.
3 Vakantiebijslag maakt onderdeel uit van een keuzebudget
Als bij arbeidsovereenkomst is vastgelegd dat de vakantiebijslag onderdeel uitmaakt van een keuzebudget vul je zowel deze rubriek als de rubriek opgebouwde recht vakantiebijslag in met € 0. Je moet dan wel de rubrieken ‘Opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag’ en ‘Opname arbeidsvoorwaardenbedrag’ invullen.
Stel de werkgever stapt per 1 januari over op een keuzebudget. Voorheen hanteerde de werkgever een systeem met uitbetaling van de vakantiebijslag in bijvoorbeeld mei. Dan betaal je in dat nieuwe jaar mogelijk nog wel vakantiebijslag ‘oude stijl’. Maar er is in dat jaar geen opbouw meer. Die opbouw is dan onderdeel van het ‘arbeidsvoorwaardenbedrag’. Je vult in dat jaar de rubriek met ‘Opgebouwde recht vakantiebijslag’ in met € 0. In het aangiftetijdvak waarin je de vakantiebijslag uitbetaalt, vul je de rubriek ‘Vakantiebijslag’ in met het uitbetaalde bedrag.
4 Een deel van het opgebouwde recht wordt ingezet voor een voor de werknemer onbelaste vergoeding of verlof extra betaald verlof
Als de werknemer (al dan niet in een cafetariasysteem) afziet van vakantiebijslag in ruil voor een voor hem onbelaste vergoeding of voor extra betaald verlof, geef je die afname niet op in de aangifte loonheffingen.
Aandachtspunten
- Ook in een aangiftetijdvak waarin er een uitbetaling van eerder opgebouwd recht op vakantiebijslag heeft plaatsgevonden, vul je het voor dat tijdvak op te bouwen recht in.
- Als je het recht op vakantiebijslag reserveert door in elk aangiftetijdvak een percentage van het loon in dat aangiftetijdvak te nemen, vul je dat bedrag in aan opgebouwd recht.
- Als je de hoogte van de uit te betalen vakantiebijslag baseert op het laatstverdiende loon, hanteer je als opbouw het vakantiebijslagpercentage over dat laatstverdiende loon.
- Als je de hoogte van de uit te betalen vakantiebijslag baseert op een percentage van het loon op een peildatum (peildatumsystematiek), hanteer je het vakantiebijslagpercentage over dat loon op die peildatum. Als dat loon lastig is vast te stellen, bijvoorbeeld omdat het loon op de peildatum niet van tevoren bekend is, moet je toch een reëel bedrag aan opbouw invullen. Reëel is in elk geval als je 8% van het loon in het aangiftetijdvak als opbouw invult.
- Je vult de bedragen per aangiftetijdvak in, dus geen cumulatieve bedragen.
- De bedragen ‘Opgebouwde recht vakantiebijslag’ en ‘Vakantiebijslag’ zijn in de aangifte loonheffingen losstaande gegevens en zijn daarin geen onderdeel van een optelling.
Bron: paragraaf 29.15 Vakantiebijslag in Handboek Loonheffingen 2025 en Ondernemersplein.kvk.nl
