• Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Salaris Vanmorgen

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
Home » Onbelaste vaste kostenvergoeding en gerichte vrijstelling

Onbelaste vaste kostenvergoeding en gerichte vrijstelling

Nieuws

Als je een vaste kostenvergoeding aan de werknemers betaalt, is het belangrijk deze vergoeding goed te onderbouwen, zo blijkt ook uit een recente uitspraak.

26 april 2021 door Salaris Vanmorgen

Een werkgever mag een vaste kostenvergoeding onder voorwaarden onbelast betalen aan werknemers.

In hoger beroep is in geschil of, en zo ja, in hoeverre de in 2015 ontvangen ‘per diem’ onbelast is. In het bijzonder is in geschil of, en zo ja, in hoeverre sprake is van een gerichte vrijstelling. De werknemer vindt van wel, de inspecteur van de Belastingdienst niet.

Wat was de situatie?

Een werknemer kreeg van zijn buitenlandse werkgever een ‘per diem’ van € 4,60, een dagvergoeding voor verblijfkosten (eten, drinken en overnachtingen) die tijdens de dienst buiten zijn vaste arbeidsplaats in het buitenland worden gemaakt.

De werknemer vond dat het bedrag belastingvrij moest blijven, omdat er een gerichte vrijstelling geldt voor verblijfkosten. De Belastingdienst ontkende niet dat voor verblijfkosten een gerichte vrijstelling bestaat, maar stelde zich op het standpunt dat het hier om een vaste vergoeding ging.

Vaste vergoeding mag alleen onbelast blijven als voorafgaand aan betaling een onderzoek is ingesteld naar de werkelijk gemaakte kosten

Voor een vaste vergoeding geldt dat deze alleen onbelast kan blijven als voorafgaand aan de betaling een onderzoek is ingesteld naar de werkelijk gemaakte kosten. Het Hof oordeelde in hoger beroep dat dit inderdaad een voorwaarde is voor het mogen betalen van een onbelaste vaste vergoeding en dat in daar deze casus geen sprake is geweest. Het Hof stelde de Belastingdienst dus in het gelijk.

Oordeel Hof

De werknemer heeft erkend dat de werkgever geen onderzoek heeft gedaan naar de werkelijke kosten die aan de per diem ten grondslag liggen. Hij verwijst in dit kader naar een door hem overgelegd overzicht getiteld ‘Worldwide Subsistence Rates (effective from 1 january 2010)’ dat, naar hij stelt, betrekking heeft op steden waarop zijn werkgever vliegt.

Wat oordeelde het Hof?

“Naar het oordeel van het Hof is met dit overzicht niet voldaan aan de voorwaarde dat aan de per diem een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Het overzicht is qua aard van de kosten en tijdspanne te algemeen en bevat bovendien kosten die niet tot de per diem van de werkgever behoren, zoals hotelkosten. Op grond van dit overzicht kan niet worden vastgesteld welke kosten aan belanghebbende worden vergoed en of de hoogte van de vergoeding gebruikelijk is.

Bij gebrek aan dit onderzoek is de gerichte vrijstelling op grond van artikel 31a, lid 3, Wet LB niet van toepassing. De vraag of aan de voorwaarde van het gebruikelijkheidscriterium is voldaan, behoeft derhalve geen beantwoording, zo dit zonder onderzoek al mogelijk zou zijn.”

Alhoewel deze uitspraak is vastgesteld voor de inkomstenbelasting, zijn de voorwaarden en de systematiek voor de loonheffingen identiek.

Onbelaste vergoeding

Als een werkgever een belastingvrije vaste vergoeding wil betalen aan medewerkers, zijn er de volgende mogelijkheden om deze vergoeding ‘netto’ (belastingvrij) te betalen.

1 Vrije ruimte WKR

De meest eenvoudige manier is om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Daarmee is de vergoeding voor de werknemer belastingvrij en ook voor de werkgever blijft de vergoeding zonder fiscale gevolgen, mits op jaarbasis de grens van de vrije ruimte die de werkgever in totaal heeft niet wordt overschreden. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever hier 80 procent eindheffing over.

Gebruikelijkheidstoets

Een bijkomende voorwaarde – die altijd geldt bij het aanwijzen van loon als eindheffingsbestanddeel aan de vrije ruimte – is dat het niet ongebruikelijk is om dergelijke vergoedingen via de vrije ruimte (dus netto) te betalen: de gebruikelijkheidstoets.

Voor de gebruikelijkheidstoets hanteert de Belastingdienst in de praktijk het beleid dat hieraan wordt voldaan als maximaal € 2.400 per persoon per jaar als eindheffingsbestanddeel wordt aangewezen. Dat betekent dat een werknemer op deze manier € 200 per maand zou kunnen ontvangen zonder in strijd te komen met deze gebruikelijkheidstoets.

2 Gerichte vrijstelling

Wat meer uitvoerig, maar uiteindelijk wel fiscaal optimaler, is om gebruik te maken van een afzonderlijke vrijstelling die in de Wet op de loonbelasting 1964 staat. Zo bestaan er vrijstellingen voor reiskosten, verblijfskosten, extraterritoriale kosten (ET-kosten), telefoonkosten, kosten voor gereedschappen, et cetera.

Als aan de voorwaarden van zo’n gerichte vrijstelling wordt voldaan, kan de werkgever dergelijke kosten belastingvrij betalen en gaat zo’n vergoeding verder ook niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR. Hierbij is het belangrijk dat aantoonbaar is dat de kosten gemaakt zijn, bijvoorbeeld doordat de werknemer een kostendeclaratie met bonnetje indient.

Kostenonderzoek vooraf

Als een werkgever talloze losse declaraties wil voorkomen, kan de werkgever ook een vast bedrag vergoeden, bijvoorbeeld per gewerkte dag of per week of maand.

In de Wet op de loonbelasting 1964 is bepaald dat zo’n vaste kostenvergoeding mogelijk is onder de voorwaarde dat voorafgaand aan de betaling, een onderzoek heeft plaatsgevonden naar de werkelijk gemaakte kosten. Er gelden geen harde eisen waaraan zo’n onderzoek moet voldoen, maar een onderzoek van drie maanden wordt als uitgangspunt genomen.

Werknemers bewaren gedurende die periode bonnetjes en dergelijke van hun uitgaven, die dienen als onderbouwing van de vaste vergoeding. Het is verder ook belangrijk dat de vaste vergoeding gespecificeerd is naar aard (welke kosten) en hoogte (welke bedragen).

Met het uitvoeren van een dergelijk kostenonderzoek is het mogelijk is om een belastingvrije vergoeding te betalen.

Tot slot nog twee aandachtspunten.

Vaste vergoeding volgens cao

In cao’s staan vaak ook vaste vergoedingen waarop de werknemers recht hebben. Dit betekent niet dat daarmee de vergoeding automatisch belastingvrij kan worden betaald. Ook voor zulke cao-vergoedingen is een fiscaal correcte onderbouwing nodig.

Reisregeling ambtenaren

Werkgevers kunnen voor hun werknemers – in dienst als ambtenaar – ook gebruikmaken van de regeling die is opgenomen in de CAO Rijk. Deze regeling maakt het mogelijk om een vaste vergoeding toe te kennen als een ambtenaar op dienstreis is. Deze vergoeding ziet onder meer toe op het vergoeden van maaltijdkosten en op kleine uitgaven.

De reisregeling is van toepassing op zowel dienstreizen in het binnenland als naar het buitenland en is onder voorwaarden ook toepasbaar voor particuliere werkgevers. Voor reizen naar het buitenland verschillen de bedragen per land. Voor toepassing van deze regeling is géén voorafgaand onderzoek naar de kosten vereist.

Wel moet deze werknemer vanuit kostenoogpunt vergelijkbaar zijn met een ambtenaar op dienstreis.

Gerichte vrijstelling voor verblijfkosten binnenlandse dienstreis

Uitspraak Hof Den Haag, 16 maart 2021, ECLI:NL:GHDHA:2021:575

Bron:  Mazars

 

Categorie: Nieuws Tags: gerichte vrijstelling, kostenvergoeding, reiskosten, werkkostenregeling (WKR)

Tags: gerichte vrijstelling, kostenvergoeding, reiskosten, werkkostenregeling (WKR)

Gerelateerde artikelen

20 januari 2023

VZR: kilometervergoeding moet geen € 0,21 maar € 0,31 zijn’

16 januari 2023

Ontwikkelingen en aandachtspunten voor werkgevers in 2023

4 januari 2023

Vergoeding verblijfskosten binnen- en buitenlandse dienstreizen per 2023

3 januari 2023

Kerstpakket thuisbezorgd en gevolgen voor de werkkostenregeling

Hoofdsponsor

Werkgevers betalen meer loonkosten per minimumloner
Maak ruimte voor een starter: iedereen moet ergens beginnen!
Loondoorbetaling zieke AOW’er van 13 naar 6 weken: het wat en waarom
Vier salarissoftware trends voor 2023
Masterclass Arbeidsrecht en sociale zekerheid
Werknemers met financiële zorgen helpen: drie tips
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Juiste informatie over transitievergoeding bij overgang van onderneming
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?

Partners

Werkgevers betalen meer loonkosten per minimumloner
Maak ruimte voor een starter: iedereen moet ergens beginnen!
Loondoorbetaling zieke AOW’er van 13 naar 6 weken: het wat en waarom
Vier salarissoftware trends voor 2023
Masterclass Arbeidsrecht en sociale zekerheid
Werknemers met financiële zorgen helpen: drie tips
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Juiste informatie over transitievergoeding bij overgang van onderneming
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?

Meest gelezen berichten

  • Loonbelastingtabellen 2023 beschikbaar – witte en groene tabellen
  • Iedere werknemer minimaal 85 euro netto meer per maand in 2023
  • Wat verandert er op jouw loonstrook in 2023?
  • Uitkeringen als WIA, WW, Ziektewet en AOW stijgen per 1 januari 2023
  • Werknemer met modaal inkomen krijgt in 2023 netto 91 euro meer

NIRPA

Opleidingen

02
feb
Grensoverschrijdend Werken (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
06
feb
HBO Associate degree Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
06
feb
Online Excel training voor de salarisadministrateur (basis)
MOCuitgevers
08
feb
HBO Bachelor Management Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
09
feb
Online cursus Update loonheffingen en hybride werken
MOCuitgevers
10
feb
IB-geen Winst en Loonbelasting
Markus Verbeek Praehep
14
feb
Inkomstenbelasting voor de Salarisadministrateur (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
16
feb
Online cursus Wet bedrag ineens, RVU en verlofsparen
MOCuitgevers
17
feb
Loonbeslag, Beslagvrije Voet en Preferentie (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
20
feb
Manager Payroll Services & Benefits
Markus Verbeek Praehep
23
feb
Arbeidsrecht – Disfunctioneren (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
27
feb
Pensioenen (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
01
mrt
Post Bachelor Arbeidsrecht en Sociale Zekerheid
Markus Verbeek Praehep
03
mrt
Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL®)
Markus Verbeek Praehep
06
mrt
Online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping)
MOCuitgevers
06
mrt
Tweedaagse online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping en specialisatie)
MOCuitgevers
07
mrt
Strategische Arbeidsvoorwaarden en Belonen
Markus Verbeek Praehep
09
mrt
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
MOCuitgevers
10
mrt
Training DGA voor Salarisadministrateurs en Beloningsadviseurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
13
mrt
Training HR voor Salarisadministrateurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
13
mrt
Cursus Internationaal / grensoverschrijdend werken
MOCuitgevers
16
mrt
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (basis)
MOCuitgevers
16
mrt
Training Inkomstenbelasting, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
20
mrt
Training Loonbelasting voor Financials, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
21
mrt
Cursus Samenwerken financiële- en salarisadministratie
MOCuitgevers
22
mrt
Training Omzetbelasting, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
27
mrt
Online Excel training voor salarisadministrateurs (specialisatie)
MOCuitgevers
30
mrt
Online training Power Query voor HR en salarisadministrateurs
MOCuitgevers
18
apr
Cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers
20
apr
Cursus DGA verlonen
MOCuitgevers
16
mei
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (verdieping)
MOCuitgevers
06
jun
Cursus Werkkostenregeling bij gemeenten (introductie)
MOCuitgevers
06
jun
Online cursus Personeel en AVG/privacy
MOCuitgevers
15
jun
Online cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers

Vacatures

Payroll Professional
CROP
Traineeship HR Payroll Consultant | Randstad – Randstad
a/s Works
Traineeship Loonadministratie & Advies
Scab
Teamleider Salarisadvies
HLB Witlox Van den Boomen
Salarisadministrateur
Ruigrok
Salarisadministrateur (m/v/x) 16 tot 40 uur mogelijk. Remote, hybride of in Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Senior salarisadministrateur Bussum
Moore MTH
Professional salarisadministrateur
Bentecera
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Salarisadministrateur – ISS Utrecht
Strictly People
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers Accountancy & Advies
Assistent Salarisadministrateur Alkmaar
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Salarisadministrateur – Intergamma Leusden
Strictly People
Vacature Salarisadministrateur Regio Rotterdam Rijnmond en Breda
a/s WORKS
Senior Salarisspecialist
Infacto
Junior Functioneel Beheerder (AFAS) – Arnhem
Strictly People
Salarisadministrateur Den Haag
Verbond van Verzekeraars
Salarisadviseur (Harderwijk)
De Jong & Laan
Specialist loonheffingen (Hoogeveen/Groningen)
De Jong & Laan
Payroll consultant Zoetermeer
a/s Works
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Senior Salarisadministrateur Eindhoven
KSS (onderdeel van Wij zijn Jong)
(senior) Loonadviseur
Scab
Salaris/HR adviseur
Bentecera
Salarisadministrateur
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Medior Salarisspecialist
Infacto
Salarisadministrateur
Flynth
Intern salarisadministrateur / payroll specialist
HLB Witlox Van den Boomen
Specialist arbeidsrecht
Fiscount
Ervaren salarisadministrateur
HLB Witlox Van den Boomen
Ervaren medewerker administratieve dienstverlening Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
HR adviseur (extern)
Scab
Salarisadministrateur – UMC Utrecht
Strictly People
(Sr.) Loonadministrateur
Scab
Salarisadministrateur 24-40 uur per week in Ridderkerk (€2.600-€ 3.800)
Lansigt accountants en belastingadviseurs
Salarisadministrateur / AFAS Payroll Barendrecht e.o.
Visser & Visser
Payroll Specialist – B&S Dordrecht
Strictly People
Senior salarisadviseur (Raalte)
De Jong & Laan
Vacature Salarisadministrateur
WEA Deltaland
Professional – Loonadministrateur
Van Oers
Assistent Salarisadministrateur Heerlen
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Salarisprofessional
HLB Witlox Van den Boomen
Parttime/Fulltime Salarisadministrateur- Denekamp
De Kok
Medior salarisadministrateur
Moore MTH
Senior Salarisadministrateur
Flynth
(Ervaren) Salarisadministrateur parttime/fulltime
Payroll Totaal
Consultant HRM (AFAS)
a/s WORKS
Junior salarisadministrateur
Moore MTH
Senior Payroll Specialist
Randstad Groep Nederland
(senior) Loonadministrateur
Scab
Senior Salarisadministrateur
Flynth
Salarisadviseur (Hoogeveen)
de Jong & Laan
Adviseur Digital HRM
HLB Witlox Van den Boomen
Salarisadministrateur
Flynth
Payroll consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Traineeship HR-payroll consultant | Regio Apeldoorn
a/s WORKS

Vriend van Salaris Vanmorgen

abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Cedeo erkend

Categorie

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV