De werkkostenregeling kent een vrije ruimte waaruit de werkgever onbelast verstrekkingen, vergoedingen en dergelijke kan doen aan werknemers.
Als de vrije ruimte wordt overschreden, moet de werkgever over het meerdere 80 procent eindheffing betalen. De werkgever moet achteraf bij een controle te kunnen onderbouwen of deze grens wel of niet is overschreden.
Je toetst uiterlijk aan het eind van het jaar of de werkgever boven de vrije ruimte uitkomt. Je berekent het totale fiscale loon van de werknemers over het lopende jaar en op basis daarvan bereken je de vrije ruimte en toets je of je de vrije ruimte hebt overschreden.
Aangifte in tweede tijdvak
Als je eindheffing moet betalen, doe je dat met ingang van 2020 uiterlijk bij de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar.
Een werkgever met een aangiftetijdvak van bijvoorbeeld een maand moet de verschuldigde eindheffing WKR over het kalenderjaar 2020 daarom meenemen in de aangifte loonheffingen van februari 2021 die je in maart 2021 aangeeft en betaalt.
Je mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak. Als aan het eind
van het jaar blijkt dat je te veel of te weinig eindheffing hebt betaald, moet je dat verrekenen. Je doet dat dus uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het 2e aangiftetijdvak van 2021.
Eindigt de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar, dan geef je de eindheffing uiterlijk aan in de
aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.
Wel of geen vrije ruimte
Een aantal aandachtspunten ten aanzien van de vrije ruimte:
1 Vrije ruimte in 2020
De 80 procent eindheffing is pas verschuldigd als de werkgever boven de vrije ruimte uitkomt. Dit jaar is de vrije ruimte 3 procent van het fiscale loon tot en met € 400.000. Over het meerdere van het fiscale loon is de vrije ruimte 1,2 procent.
Ook in 2021
De vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 is ook in 2021 verhoogd van 1,7 procent naar 3 procent. Dat heeft het kabinet op 21 januari 2021 bekendgemaakt.
Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 blijft de vrije ruimte in 2021 1,18 procent.
2 Concernregeling
Beoordeel – voor zover dat aan de orde is – of het voordelig is om gebruik te maken van de concernregeling. Een nadeel (zeker dit jaar) is dat bij toepassing van de concernregeling maar één keer gebruik kan worden gemaakt van de extra vrije ruimte (van 3 procent over € 400.000). Toepassing van de concernregeling is niet verplicht.
3 Kerstpakket
De waarde van een kerstpakket gaat ten laste van de vrije ruimte. Een klein geschenk ter gelegenheid van een persoonlijke aangelegenheid (maximaal €25 inclusief btw), bijvoorbeeld bij een huwelijk of geboorte, vormt geen loon en kan buiten de vrije ruimte blijven.
4 Thuiswerkvergoeding
Een vaste vergoeding voor thuiswerken, bijvoorbeeld €2 per dag voor koffie en elektriciteit, zonder nadere onderbouwing moet je tot de vrije ruimte rekenen.
Voor een algemene thuiswerkvergoeding (voor koffie, thee, elektriciteit e.d) geldt geen gerichte vrijstelling. Dit geldt overigens ook voor andere vaste vergoedingen die niet onderbouwd zijn en niet gebaseerd zijn op een kostenonderzoek.
Eenmalige thuiswerkvergoeding – geldt gerichte vrijstelling?
5 Arbo-voorzieningen
Arbo-voorzieningen op de werkplek thuis, zoals een goede bureaustoel, hoeven niet ten laste van de vrije ruimte te gaan als aan de voorwaarden wordt voldaan. Hetzelfde geldt voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Een verstrekking of vergoeding hiervan leidt niet tot belastbaar loon als deze hulpmiddelen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Thuiswerkvoorzieningen en arbovrijstellingen: vragen en antwoorden
6 Aanwijzen
Heb je de WKR-administratie al op orde? Als je belastbaar loon aan de vrije ruimte wilt toerekenen, moet je dit formeel aanwijzen als eindheffingsbestanddeel, bijvoorbeeld door dit in de administratie als eindheffingsloon op te nemen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je loonbelasting in de
vorm van een eindheffing van 80 procent.
Om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon te kunnen aanwijzen
mogen die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is: de gebruikelijkheidstoets.
Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar
beschouwt de Belastingdienst als gebruikelijk. De afwijking van 30 procent geldt niet voor dit bedrag.
Voorbeeld 1
De werkgever geeft een werknemer een elektrische fiets van € 1.000. Deze werknemer komt op
deze fiets naar het werk. Je mag de verstrekking van de fiets aanwijzen als eindheffingsloon, want het is niet ongebruikelijk om een fiets met zo’n waarde te verstrekken en aan te wijzen als eindheffingsloon.
Voorbeeld 2
Je geeft werknemers met studerende kinderen per jaar een vergoeding van € 3.000 voor collegegeld en bijkomende studiekosten. Je mag deze vergoeding voor studiekosten aanwijzen als eindheffingsloon, want het is niet ongebruikelijk om studiekosten tot dat bedrag te vergoeden en aan te wijzen als eindheffingsloon.
Bronnen: Mazars en Handboek Loonheffingen 2020
