Door de coronacrisis werken werknemers nu vaker thuis dan op kantoor. Hoe zit het met voorzieningen voor thuiswerken en de arbovrijstelling?
Thuiswerkvoorzieningen
Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die de werkgever aan werknemers geeft, of vergoedingen daarvoor, hoef je niet mee te tellen bij het belastbaar loon als deze hulpmiddelen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Of als zij voor ten minste 90 procent zakelijk worden gebruikt.
Noodzakelijkheidscriterium
Voor hulpmiddelen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium geldt het volgende:
- Naar het redelijke oordeel van de werkgever kan een werknemer zijn werk niet goed doen zonder dit hulpmiddel.
- De werkgever betaalt dit hulpmiddel, of een vergoeding voor dit hulpmiddel, en hij berekent de kosten niet door aan de werknemer.
- De werknemer moet dit hulpmiddel, of (een deel van) de vergoeding, aan de werkgever teruggeven wanneer hij het hulpmiddel niet meer nodig heeft voor zijn werk. Of hij moet dan de restwaarde van dit hulpmiddel aan de werkgever betalen.
Zakelijk gebruik > 90 procent
Voldoen hulpmiddelen niet aan het noodzakelijkheidscriterium? Dan hoef je ze misschien toch niet mee te tellen bij het belastbaar loon. Dat is zo als de werknemer deze hulpmiddelen ook buiten zijn werkplek kan gebruiken, maar ze voor ten minste 90 procent zakelijk gebruikt.
Let op: een bureaustoel valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium. Een bureaustoel is namelijk geen gereedschap. Gereedschap wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren.
Een bureaustoel valt ook niet onder de hulpmiddelen die voor ten minste 90 procent zakelijk worden gebruikt. De werknemer gebruikt die bureaustoel niet (ook) op een werkplek. De werkruimte thuis geldt niet als een werkplek.
Een bureaustoel kan wel vallen onder voorzieningen die ervoor zorgen dat de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van de Arbowet.
Dat hangt ervan af of de hulpmiddelen nog steeds voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium wanneer de werknemers weer op hun vaste werkplek werken.
Als werknemers naar het redelijke oordeel van de werkgever een hulpmiddel niet meer nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen, moeten de werknemers een deel van de vergoeding aan de werknemer terugbetalen, of de restwaarde van het hulpmiddel aan de werkgever betalen. Gebeurt dat niet, dan tel je de restwaarde vanaf het moment dat het hulpmiddel niet meer noodzakelijk is mee bij het belastbare loon van de werknemers. Je kunt de restwaarde ook aanwijzen als eindheffingsloon.
Hebben de werknemers naar het redelijke werkgeversoordeel het hulpmiddel nog steeds nodig om hun werk goed te kunnen doen? Dan hoef je de vergoeding nog steeds niet mee te tellen bij het belastbare loon van uw werknemer.
Voorbeeld 1
Een werknemer koopt een laptop van €1.000. Je vergoedt deze aankoop. De werknemer werkt een half jaar thuis met de laptop. Na de coronacrisis gaat ze weer op kantoor werken. De werkgever besluit dat de werknemer niets hoeft terug te geven van de vergoeding. In plaats daarvan tel je de restwaarde van de laptop vanaf het moment dat de laptop niet meer noodzakelijk is voor het werk mee bij het belastbare loon van de werknemer.
Stel dat de levensduur van de laptop 3 jaar is en de restwaarde na die 3 jaar €100. De afschrijving per jaar is €300, dus de afschrijving over het eerste halfjaar is €150. De restwaarde van de laptop na het eerste halfjaar is €850. Dit bedrag tel je op bij het belastbare loon.
Voorbeeld 2
De werknemer koopt een beeldscherm van € 300 zodat hij beter thuis kan werken. De werkgever vergoedt deze aankoop. De werknemer werkt een half jaar thuis. Na de coronacrisis gaat hij gedeeltelijk weer op kantoor werken, maar hij spreekt met de werkgever af dat hij ook gedeeltelijk blijft thuiswerken. De werkgever stemt daarmee in omdat hij overtuigd is geraakt van het nut van thuiswerken. Naar het redelijke oordeel van de werkgever blijft het beeldscherm ook na de coronacrisis noodzakelijk. De vergoeding hiervoor telt dus nog steeds niet mee voor het belastbare loon van de werknemer.
Dat hangt ervan af of de hulpmiddelen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Betaalt of vergoedt de werkgever een hulpmiddel dat een werknemer nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen? Dan zijn de kosten hiervan voor de werkgever. Werknemers kunnen een noodzakelijk hulpmiddel niet (gedeeltelijk) betalen uit hun IKB.
Als een werknemer een hulpmiddel wel nodig heeft voor zijn werk, maar kiest hij voor een duurdere uitvoering dan de werkgever noodzakelijk vindt, dan kun je de werknemer voor het verschil een eigen bijdrage uit zijn nettoloon vragen. Die eigen bijdrage kan hij na brutering betalen uit zijn IKB. In dat geval hoort de gebruteerde bijdrage bij het belastbare loon van de werknemer.
Voldoet een hulpmiddel niet aan het noodzakelijkheidscriterium? Dan kunt je de werknemer voor de kosten van dat hulpmiddel een eigen bijdrage uit zijn nettoloon vragen. De factuurwaarde van het hulpmiddel, verminderd met de eigen bijdrage, hoort bij het belastbare loon van de werknemer (de waarde kan niet lager dan nul zijn). Als de werkgever de werknemer om een bijdrage vraagt uit zijn IKB hoort de factuurwaarde van het hulpmiddel bij het belastbare loon van de werknemer.
De werkgever telt het hulpmiddel en de bijdrage niet op bij het belastbare loon van de werknemer als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De werknemer kan het hulpmiddel op en buiten de werkplek gebruiken.
- De werknemer gebruikt het hulpmiddel voor meer dan 90 procent zakelijk.
De werkgever moet bewijzen dat dit zo is.
Arbovrijstelling
Een vraag en antwoord over de arbovrijstelling.
Zulke voorzieningen tellen niet mee voor het belastbaar loon van de werknemers als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De voorzieningen hangen samen met de verplichtingen die de werkgever heeft op grond van de Arbowet.
- De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.
- De inrichting van de werkruimte thuis voldoet, onder meer door deze voorzieningen, aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
- De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen.
- Om aan de eerste eis te voldoen heeft de werknemer een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel.
- In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen aanwezig voor een doelmatige kunstverlichting.
Vragen en antwoorden over loonheffingen en coronacrisis
