Als de werkgever een maaltijd op de werkplek verstrekt dan is dit loon voor de werknemer. Hiervoor geldt een normbedrag van € 3,35 in 2019.
Als de waarde in het economisch verkeer of de factuurwaarde hoger is dan € 3,35, dan mag je toch het lagere normbedrag toepassen. Een eigen bijdrage van de werknemer komt in mindering op dit bedrag.
Of het een ontbijt, lunch of diner is, maakt niet uit. Het normbedrag is op zo’n manier bepaald dat dit onder het bedrag blijft dat een werknemer gemiddeld besteedt aan een maaltijd op de werkplek.
Als eindheffingsloon aanwijzen
Je mag het normbedrag ook aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling. Dit komt ten laste van de vrije ruimte. Er is geen gerichte vrijstelling. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt.
Als je maaltijden aanwijst als eindheffingsloon hoef je deze niet per werknemer vast te leggen. Je houdt het totale aantal maaltijden bij van alle werknemers samen. Vervolgens vermenigvuldig je het totale aantal maaltijden met € 3,35 en trekt van de uitkomst de eigen bijdragen van alle werknemers af. Het bedrag mag niet negatief worden.
Bedrijfskantine meerdere werkgevers
Als sprake is van een bedrijfskantine met een externe cateraar waar werknemers van verschillende bedrijven eten, geldt de volgende werkwijze:
In je administratie neem je de verstrekking op als eindheffingsloon. Samen met de cateraar en de andere werkgevers ontwikkel jee een systeem dat inzicht geeft in:
- het totale aantal maaltijden per werkgever;
- de eigen bijdragen van de werknemers per werkgever.
Let op: je moet uitgaan van het normbedrag van € 3,35. Je mag het eindheffingsloon niet gelijkstellen aan de betalingen en verstrekkingen aan de cateraar.
Voorbeeld bedrijfskantine
Een werkgever heeft een bedrijfskantine met een externe cateraar. Een werknemer koopt een lunch van €2,35. Wat zijn de fiscale gevolgen?
De werkgever verstrekt belastingtechnisch gezien een maaltijd.
Voor een maaltijd (ontbijt, lunch of diner) in een bedrijfskantine geldt een normbedrag van € 3,35.
Bij het loon van de werknemer tel je het normbedrag minus de eigen bijdrage van de werknemer (€ 3,35 – € 2,35 = € 1). Je kunt dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Maar er geldt geen gerichte vrijstelling en komt dus ten laste van de vrije ruimte.
Waarde maaltijd lager dan normbedrag
Is de waarde in het economisch verkeer van de maaltijd aantoonbaar lager dan het normbedrag? In dat geval mag je de lagere waarde tot het loon rekenen.
Hierbij gaat het niet alleen om de kosten van de ingrediënten. Je moet ook rekening houden met de bijkomende kosten, zoals: personeelskosten voor degene die de maaltijd bereidt, klaarzet of opruimt, kosten van faciliteiten die de werkgever beschikbaar stelt, energiekosten, verzekeringen, huurkosten.
Let op: als de maaltijd op de werkplek een zakelijk karakter heeft, dan is het normbedrag niet van toepassing. Voor een zakelijke maaltijd geldt een gerichte vrijstelling.
Bron: Forum Salaris
Meer informatie in het Handboek Loonheffingen 2019:
paragraaf 20.3.1 Handboek Loonheffingen, Maaltijden in bedrijfskantines
paragraaf 20.1.2 Handboek Loonheffingen, Maaltijden
Zie ook de blog van Hans Tabak hierover: WKR: liever lunch in bedrijfskantine of in lunchroom?
