Als de coronacrisis voorbij is, wil maar liefst een op de vier medewerkers (grotendeels) vanuit huis blijven werken.[i] Moeten werkgevers nu vrezen dat er na de lockdown een massaal beroep wordt gedaan op de Wet flexibel werken? En moet je deze verzoeken als werkgever zonder meer honoreren?
Met de Wet aanpassing arbeidsduur uit 2000 werd het voor het eerst voor de werknemer mogelijk om met een beroep op wetgeving een vermindering of vermeerdering te vragen van de arbeidsduur. Sinds 2016 heeft de overheid daar via de Wet flexibel werken (Wfw) aan toegevoegd dat de werknemer kan vragen ook de arbeidsplaats of de werktijden aan te passen. Er gelden echter een aantal ingangsvoorwaarden, voordat de werknemer de Wfw kan inroepen. Daar zoom ik eerst op in.
Toepassingsbereik Wfw
De Wfw is van toepassing op de werkgever, die een ander krachtens een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid laat verrichten (artikel 1). De werknemer is vanzelfsprekend die ‘ander’. Maar niet de werknemer die inmiddels de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt en wiens arbeidsduur wordt aangepast (artikel 1a).
De werknemer moet ten minste 26 weken in dienst zijn van de werkgever, behoudens onvoorziene omstandigheden (artikel 2 lid 1).
Bij de berekening van de periode van 26 weken tellen verschillende perioden, met tussenpozen van ten hoogste 6 maanden, mee. Evenals de periode die de werknemer werkte voor de voorganger van deze werkgever (als opvolgend werkgever).
In het bedrijf moeten ten minste tien werknemers werkzaam zijn (artikel 2 lid 16). Het gaat dan om het aantal individuele medewerkers.
Heeft de werkgever minder dan tien werknemers in dienst, dan ontspringt hij niet automatisch de dans. Van deze wetgever wordt namelijk verlangd dat hij een eigen regeling treft met betrekking tot de aanpassing van de arbeidsduur (dus niet ook de arbeidsplaats of werktijden).
Inroepen Wfw
Wanneer de eerste hordes zijn genomen en de Wfw van toepassing is, komt het erop aan dat de werknemer het verzoek op de juiste wijze inroept én de werkgever hierop adequaat reageert. De werknemer kan vragen de arbeidsduur te vermeerderen of te verminderen.
Even als voorbeeld: werkt hij normaliter 40 uur, maar wil hij op de woensdagmiddag met zijn kinderen naar zwemles kunnen? Dan kan hij vragen het dienstverband terug te schroeven naar 36 uur.
Wijziging werktijden
De werknemer kan verzoeken de werktijden te wijzigen. De werknemer die normaliter van 9 tot 5 werkt, kan verzoeken vanwege mantelzorg tussen 10 en 6 te werken. En tot slot kan ook om een wijziging van de arbeidsplaats worden verzocht. Wie vóór de coronacrisis gebruikelijkerwijs uitsluitend vanuit de kantoorlocatie werkzaam was, kan een verzoek doen om de werkzaamheden – deels – vanuit huis te mogen verrichten.
Procedure
De werknemer dient zijn verzoek minimaal twee maanden voorafgaand aan de wijzigingsdatum schriftelijk en gespecificeerd in te dienen (artikel 2 lid 3). De werkgever gaat vervolgens met de werknemer in gesprek (lid 4) en dient in beginsel het verzoek in te willigen waar het gaat om een wijziging van de omvang van de arbeidsduur of het tijdstip van aanvang van de werktijd, behoudens zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen (lid 5).
Gaat het om een andere spreiding van de uren, bijvoorbeeld omdat de werknemer niet meer op vrijdag werkzaam wil zijn en daarom die uren wil doorschuiven naar de maandag, dan gaat de werkgever daar in principe ook weer mee akkoord (lid 7). Hiervan mag hij afwijken, indien zijn belang in redelijkheid en billijkheid voor moet gaan.
De wijziging van de arbeidsplaats mag de werkgever – naar eigen inzicht – overwegen (lid 6). Beslist hij echter het verzoek niet in te willigen, dan moet hij opnieuw in overleg met de werknemer.
Werkgever moet beslissing schriftelijk meedelen
In alle gevallen is de werkgever gehouden om zijn beslissing – ook – schriftelijk mede te delen (artikel 2, lid 8). Gaat de werkgever niet op het verzoek in, of neemt hij een besluit dat afwijkt van de wensen van de werknemer? Dan moet hij hierbij ook de redenen opnemen.
Beslist de werkgever niet één maand voor de beoogde wijziging van de arbeidsduur, arbeidsplaats of werktijd, dan wordt dit aangepast overeenkomstig het verzoek van de werknemer.
Dit werkt vergelijkbaar met het aanvragen van vakantieverlof, zij het dat de werkgever dan binnen twee weken moet reageren.
Heeft de werknemer nu vanwege onvoorziene omstandigheden niet twee maanden van tevoren het wijzigingsverzoek ingediend, dan moet de werkgever hierop binnen vijf werkdagen reageren.
Om een wildgroei aan verzoeken te voorkomen, kan een werknemer slechts één keer per 12 maanden (te rekenen vanaf het moment van toe- of afwijzing van het verzoek) een verzoek bij de werkgever neerleggen (artikel 2, lid 3).
Zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen
De wetgever heeft de werkgever op weg geholpen met wat onder zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen kan worden verstaan (artikel 2 lid 9).
Richt het verzoek zich op een vermindering van de arbeidsduur? Dan gaat het in ieder geval om ernstige problemen:
- voor de bedrijfsvoering bij de herbezetting van de vrijgekomen uren;
- op het gebied van de veiligheid; of
- van roostertechnische aard.
Wil een werknemer juist méér uren gaan werken, dan wegen in ieder geval mee de ernstige problemen:
- van financiële of organisatorische aard;
- wegens het niet voorhanden zijn van voldoende werk; of
- omdat de vastgestelde formatieruimte of personeelsbegroting daartoe ontoereikend is.
Bij aanpassing van de werktijd zal in ieder geval afwijzing kunnen plaatsvinden bij ernstige problemen:
- op het gebied van veiligheid;
- van roostertechnische aard; of
- van financiële of organisatorische aard.
Jurisprudentie wijziging arbeidsplaats
We zien dat er de wetgever dus geen houvast biedt voor het geval de werknemer een verzoek doet tot aanpassing van de arbeidsplaats. De rechter heeft zich hier in de tussentijd wel over gebogen.
Zo viste een werknemer achter het net toen zij een verzoek deed tot wijziging van haar arbeidsplaats, nadat zij zich niet veilig voelde op de werkvloer.[ii] Naar haar eigen zeggen werden de coronavoorschriften onvoldoende opgevolgd. De werkgever beargumenteerde dat zij op de zaak aanwezig diende te zijn, omdat er onder meer pakketten moesten worden aangenomen, bestellingen verwerkt en een collega door haar moest worden begeleid. De werkdruk was zodanig hoog, dat de werkgever dit niet van de andere personeelsleden kon vragen. De rechter achtte het hiermee aannemelijk dat een wijziging van de arbeidsplaats problematisch was.
Voorstel Wet werken waar je wilt
De Rechtbank Den Haag concludeerde vorig jaar: “Uit de Wfw vloeit niet voort dat thuiswerken een absoluut recht is.”[iii] Deze conclusie is met het oog op de huidige wetgeving terecht, zo bleek ook hiervoor.
Er ligt echter een wetsvoorstel van 27 januari 2021 voor de Wet werken waar je wilt. Hiermee wordt beoogd dat een verzoek tot wijziging van de arbeidsplaats gelijk wordt behandeld als een verzoek tot wijziging van de werktijd of arbeidsduur. Ofwel, dat een verzoek steeds door de werkgever wordt ingewilligd, tenzij er sprake is van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. En mits de gewenste arbeidsplaats het, binnen het grondgebied van de Europese Unie gelegen, woonadres van de werknemer is of een voor de arbeid passende arbeidsplaats, van waaruit gebruikelijk ten behoeve van de werkgever werkzaamheden worden verricht.[iv]
In de Memorie van Toelichting[v] is nader aandacht voor situaties waarbij het verrichten van de werkzaamheden elders bemoeilijkt zal worden, zoals in het geval van economische, technische of operationele belangen om cohesie op de werkvloer te behouden. Of wanneer het bijzonder zware lasten met zich meebrengt om thuiswerken mogelijk te maken, bijvoorbeeld om in functies met een beroepsgeheim digitaal werken veilig mogelijk te maken.
Let op: als sprake is van een formele en een materiële werkgever, wordt het verzoek ingediend bij – en beoordeeld door – de materiële werkgever (de inlener).
Geen verrassingen
De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wil pas later meer bekendheid geven aan de wetgeving rondom flexibel werken. Toch acht ik het juist dat werkgevers nu al goed op de hoogte zijn van de mogelijkheden. Hiermee voorkom je dat zij voor verrassingen komen te staan. Mocht de Wet werken waar je wilt werkelijkheid worden, dan wordt het voor de respondenten uit het onderzoek van TNO makkelijker om een verzoek tot thuiswerken ingewilligd te krijgen. Een algeheel absoluut recht zal het alleen nooit zijn.
Mr. Melanie Hermes | directeur Fiscount Juristen | juridisch adviseur arbeids- en privacyrecht.
[i] https://www.tno.nl/nl/over-tno/nieuws/2021/2/kwart-thuiswerkers-na-corona-deels-thuis-blijven-werken/
[ii] Overigens niet onder de Wfw, want er waren minder dan 10 werknemers in dienst. Rechtbank Gelderland 16 juni 2020, ECLI:NL:RBGEL:2020:2954.
[iii] Rechtbank Den Haag 17 september 2020, ECLI:NL:RBDHA:2020:9000.
[iv] Voorgesteld artikel 1, lid 5, onder b, Kamerstuk 35 714, nr. 2, voorstel van wet.
[v] Memorie van toelichting (MvT), kamerstukken 35 714, nummer 3.
