De Notitie Toepassing van de Wwft door salarisprofessionals van het NIRPA bevat geen volledige uitleg over de Wet ter voorkoming van Witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) maar gaat specifiek in op één onderdeel, het risicomanagement.
Verschillende salarisprofessionals hebben zich bij het NIRPA gemeld met vragen over de Wwft en of deze wet van toepassing is. Hierbij gaat het om de situatie dat salarisprofessionals voor klanten, bijvoorbeeld vanuit een salarisverwerkingsbureau, accountantskantoor of administratiekantoor, werkzaamheden op het gebied van salarisadministratie uitvoeren.
De salarisprofessionals vragen zich af of de Wwft van toepassing is bij de uitvoering van hun werkzaamheden en zo ja, wat dit precies inhoudt.
Het BFT, autoriteit voor financieel-juridisch toezicht heeft eerder een korte toelichting voor salarisprofessionals geschreven. Nu blijkt echter dat er binnen de beroepsgroep een bredere behoefte blijkt te bestaan aan een nadere duiding en handvatten. Vandaar deze notitie.
De tabel van het BFT hierna geeft aan wanneer salarisprofessionals te maken hebben met de Wwft:
Wwft van toepassing
De Wwft is voor een salarisprofessional van toepassing als sprake is van:
- het verwerken van salarisgegevens, mutaties en opstellen van salarisstroken voor klanten;
- het verwerken van salarisgegevens, mutaties, opstellen van salarisstroken en indienen van aangiften
loonheffing voor klanten; - advisering op het gebied van loonheffing aan klanten.
Dit betekent dat alle voorkomende werkzaamheden die de salarisadministratie raken en
die een salarisprofessional voor een klant uitvoert onder de Wwft vallen, zowel op administratief als op fiscaal gebied. Hierdoor vallen bijvoorbeeld ook werkzaamheden ten aanzien van de
loonbelasting, premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de
inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.
Dit geldt dus niet als een interne salarisprofessional deze werkzaamheden uitvoert voor de eigen werkgever.
Invulling Wwft
Als de activiteiten van de salarisprofessional onder de Wwft vallen, moet de Wwft worden
toegepast. Toepassing betekent:
- opstellen van het risicobeleid en -management;
- instellen van klantenonderzoek (inclusief risicoclassificatie en monitoring);
- melden van ongebruikelijke transacties bij het meldpunt van de Financiële inlichtingeenheid
(‘FIU-NL’).
Concreet betekent dit dat (het management van) de organisatie waar de salarisprofessional werkt een risicobeleid moet opstellen en een risicoanalyse moet uitvoeren. Dit ten aanzien van integriteitsrisico’s waaronder witwassen en financieren van terrorisme op basis van de omvang van de organisatie, de aangeboden dienstverlening en de klantenportefeuille.
Huidige situatie
Als de salarisprofessional binnen een accountantskantoor werkt, is vaak zo’n risicobeleid aanwezig en is er een risicoanalyse uitgevoerd. Hierbij zijn doorgaans integriteitsrisico’s die voortkomen uit de werkzaamheden van de salarisprofessional niet meegenomen.
Bij salarisverwerkingsbureaus en administratiekantoren ontbreekt vaak zowel het risicobeleid als de risicoanalyse. In alle gevallen is het de vraag in hoeverre de salarisprofessional hiervan op de hoogte is en bij de totstandkoming is betrokken.
Het BFT doet geregeld onderzoek binnen de beroepsgroep naar de naleving van de Wwft waaronder dus ook het ingerichte risicomanagement en de uitgevoerde risicoanalyse. In alle gevallen moet de
salarisprofessional worden betrokken bij de uitvoering van de risicoanalyse om te komen tot een
juiste inschatting van de integriteitsrisico’s die uit de salarisverwerking voort (kunnen) komen.
Risicoscenario’s
In de notitie wordt een risico-overzicht gegeven. Het overzicht bevat een niet-limitatieve opsomming van risicoscenario’s. Doel van het overzicht is om bewustwording te creëren om een ‘scherpe blik’ te hebben bij de klantacceptatie, de continuatie van de klantrelatie en de uitvoering van werkzaamheden voor de klant. Het gaat om de risico’s: witwassen, ongebruikelijke transacties, arbeidsuitbuiting en ontduiking van (fiscale) wet- en regelgeving inclusief CAO.
Voorbeelden van risicoscenario’s bij witwassen:
- Klanten waar mogelijk sprake is van cash compensatie. Bijvoorbeeld bedrijven in arbeidsintensieve sectoren zoals de bouw en de pakketbezorging zetten bij (onder)aannemers werkopdrachten uit en
betalen hiervoor giraal. - De klant kan/wil bepaalde documentatie ter verantwoording, zoals overeenkomsten, etc. niet aanleveren.
- Klanten die onjuiste of onvolledige informatie verschaffen of waarbij twijfel bestaat over de juistheid van de verstrekte informatie of volledigheid daarvan.
- De salarisprofessional heeft onvoldoende kennis van de Wwft om witwaspraktijken te herkennen en correct te handelen.
Voorbeelden van risicoscenario’s bij ongebruikelijke transacties:
- Werknemers ontvangen (in contanten) een vergoeding voor gemaakte kosten.
- Het salaris van een werknemer wordt tijdelijk verhoogd (al dan niet in combinatie met een werkgeversverklaring) (gedurende de arbeidsovereenkomst en direct na indiensttreding).
- Er is sprake van een ‘spookwerknemer’. De werknemer is opgevoerd in de salarisadministratie maar verricht geen werkzaamheden.
- Er wordt gebruik gemaakt van salarisstroken van werknemers die uit dienst of gepensioneerd zijn om te verhullen dat het salaris feitelijk voor iemand anders is bestemd.
- Er is sprake van een buitenproportioneel salaris.
- Structureel worden loonheffingen, sociale lasten en/of pensioenen niet afgedragen.
- De salarisprofessional heeft onvoldoende kennis van de Wwft om ongebruikelijke transacties te herkennen en correct te handelen.
Voorbeelden van risicoscenario’s bij arbeidsuitbuiting:
- Bij de klant is sprake van structureel lage lonen, (ver) onder cao-niveau of minimumloon.
- Er is sprake van grote afwijkingen tussen gewerkte uren en betaalde uren.
- Er zijn geen of beperkte handgeschreven / onzorgvuldige opgaven.
- Er is sprake van veel contante uitbetalingen, zonder duidelijke onderbouwing.
- Er is sprake van opmerkelijk lage werkgeverslasten in verhouding tot het aantal werknemers.
- De urenregistratie ontbreekt of is onrealistisch, bijvoorbeeld steeds exact 40 uur per week.
- De salarisprofessional heeft onvoldoende gedetailleerde informatie beschikbaar over gemaakte keuzes, handelingen en/of gedragingen van de klant om arbeidsuitbuiting te herkennen en correct te handelen.
Voorbeelden van ontduiking van (fiscale) wet- en regelgeving inclusief CAO:
- WKT-vergoedingen die contant aan de werknemer worden uitbetaald.
- Eenmalige uitkeringen worden niet betaald.
- Er wordt een onjuiste indeling van het functie-/loongebouw/CAO/BPF gehanteerd ondanks dat dit met de klant is besproken.
- De Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) wordt niet nageleefd waarbij sprake is van een inhouding op het nettoloon ondanks dat het loon niet toereikend is op basis van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag.
- Er is sprake van een situatie dat de werkgever (structureel) geen transitievergoeding uitbetaalt.
- WAZO-verlof op basis van 70% van het uurloon willen betalen in plaats van 70% SV-loon. Met name het risico als het SV-loon hoger is in verband met auto van de zaak/bonussen/overwerk en de uitkering wordt gestort op de rekening van de werkgever.
- De salarisprofessional heeft onvoldoende gedetailleerde informatie beschikbaar over gemaakte keuzes, handelingen en/of gedragingen van de klant om ontduiking van wet- en regelgeving te herkennen en correct te handelen.
Wat kan salarisprofessional doen?
Een salarisprofessional speelt een belangrijke rol in het signaleren van ongebruikelijke transacties en
mogelijke ontduiking van wet- en regelgeving, waaronder fiscale verplichtingen en CAO-afspraken.
Veel mogelijke signalen spelen zich af buiten het gezichtsveld van de salarisprofessional,
bijvoorbeeld vergoedingen die buiten de loonadministratie worden gehouden of contante
uitbetalingen. Toch zijn er wel maatregelen die de salarisprofessional kan nemen, bijvoorbeeld:
- houd toezicht op constructies met schijnzelfstandigheid of uitzendconstructies die de cao
omzeilen; - check regelmatig of loon, toeslagen, overwerkvergoedingen en premies in lijn zijn met de
geldende cao; - houd toezicht op structurele afwijkingen, zoals langdurige ‘tijdelijke’ contracten of
schijnconstructies (bijvoorbeeld buitenlandse payrollbedrijven); - overleg met de boekhouder/accountant/fiscalist over signalen van non-compliance of
fraude; - informeer collega’s en leidinggevenden over risico’s op ontduiking.
Voorbeelden van maatregelen die inzetbaar zijn om een risico terug te brengen naar een aanvaardbaar niveau.
Bij signalen van mogelijk witwassen:
- controle op buitenlandse KvK-gegevens;
- een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register opvragen;
- een UBO-verklaring van de klant vragen;
- een PEP-verklaring van de klant vragen;
- kijken of er samenhang is met andere (verhoogde) risicofactoren of dat dit de enige risicofactor is, goed vastleggen in het dossier waarom je er alsnog voor kiest om de klant te bedienen;
- verzamelen van aanvullende informatie over cliënten en UBO’s;
- verzamelen van aanvullende informatie met betrekking tot het doel en de aard van de
zakelijke relatie; - verkrijgen van goedkeuring van het hoger leidinggevend personeel voor het aangaan of
voortzetten van de zakelijke relatie; - bij onduidelijkheden, de klant bevragen en documenteren van zowel de vragen al de (niet
ontvangen) antwoorden om een risico in te schatten; - aanscherpen risicoprofiel van de klant.
Bij signalen van mogelijke ongebruikelijke transacties:
- controleren van ID-bewijzen, arbeidsovereenkomsten, BSN en IBAN-nummers bijvoorbeeld
door het toepassen van de 11-proef; - achtergrond en doel onderzoeken van specifieke situatie door bij de klant door te vragen
inclusief vastlegging in het dossier. Je moet begrijpen wat er gebeurd; - onderliggende documentatie opvragen ten aanzien van een specifiek risico;
- aanscherpen risicoprofiel van de klant;
- de klant attenderen dat een bepaalde actie niet is toegestaan;
- onderbouwing van de klant opvragen en documenteren.
Bij signalen van mogelijke arbeidsuitbuiting:
- vraag onderliggende stukken op: arbeidsovereenkomsten, urenstaten, loonstroken.
- controleer facturen van derden: wie voert het werk echt uit?
- wees alert op schijnconstructies en controleer of het personeel zelfredzaam is.
- weiger medewerking of rapporteer bij ernstige vermoedens aan instanties zoals de
Arbeidsinspectie of FIU (bij ernstige vormen van mensenhandel); - aanscherpen risicoprofiel van de klant.
Bij signalen van mogelijke ontduiking van (fiscale) wet- en regelgeving inclusief CAO:
- Controleren van ID-bewijzen, arbeidsovereenkomsten, BSN en IBAN-nummers bijvoorbeeld
door het toepassen van de 11-proef; - Achtergrond en doel onderzoeken van specifieke situatie door bij de klant door te vragen
inclusief vastlegging in het dossier. Je moet begrijpen wat er gebeurd; - Onderliggende documentatie opvragen ten aanzien van een specifiek risico;
- Aanscherpen risicoprofiel van de klant;
- De klant attenderen dat een bepaalde actie niet is toegestaan;
- Onderbouwing van de klant opvragen en documenteren.
Een belangrijk middel dat kan helpen is de salarissoftware. In hoeverre kan deze voorzien in het
signaleren van uitzonderingen en het inzichtelijk maken hiervan?
