Werknemer 1 en werknemer 2 hebben bij de werkgever in de buitendienst gewerkt. Volgens hen hebben zij tijdens hun dienstverband veel overuren gemaakt, die nooit zijn uitbetaald. De werkgever meent dat de werknemers niet hebben voldaan aan de interne regels voor het maken en administreren van overuren. Daarnaast hebben zij te laat geklaagd over het niet-uitbetalen, zodat hun aanspraak op vergoeding van overuren is vervallen. Het hof oordeelt dat werknemer 1 en werknemer 2 recht hebben op nabetaling van een aantal overuren.
40 uur per week
Zowel in de arbeidsovereenkomst van werknemer 2 als van werknemer 1 is in artikel 6 opgenomen dat de werknemer vijf dagen per week tenminste 40 uur voor de werkgever moet werken. De reguliere werktijden liggen tussen 07:00 en 18:00 uur en er is een weekenddienst en een avonddienst van toepassing.
Vergoeding voor overuren
Verder is afgesproken dat als het noodzakelijk is om buiten de reguliere werktijden en/of in het weekend werk te verrichten, op maandag tot en met vrijdag een vergoeding van 125% en in het weekend een vergoeding van 175% van het bruto uurloon geldt. De uiteindelijke beslissing betreffende overwerk neemt de directie. Tot slot is in artikel 7 van de arbeidsovereenkomst opgenomen dat door werkgever en werknemer een reistijd (woon-werk) is vastgesteld. Deze reistijd (2 x 60 minuten = twee uur) wordt afgetrokken van de gewerkte uren.
Personeelshandboek
In de arbeidsovereenkomsten van de werknemers is ook opgenomen dat een arbeidsvoorwaardenregeling (Personeelshandboek) van toepassing is waarin een aantal zaken verder is uitgewerkt.
Het Personeelshandboek vermeldt in artikel 8 dat er per dag een half uur niet-doorbetaalde pauze is en dat het weekend loopt van vrijdag 22:00u tot maandag 05:00u. Verder is bepaald dat overuren alleen gedeclareerd kunnen worden als schriftelijk door de leidinggevende is verzocht om overwerk te verrichten. Als dit niet het geval is wordt dit gezien als reguliere werkuren.
Urenregistratie tijdig indienen
Daarnaast is vermeld dat op basis van de urenregistratie de werkzaamheden aan de klant gefactureerd kunnen worden, maar ook door de werkgever aan de werknemer betaald worden: ‘Dat kan alleen als je je urenregistratie tijdig (uiterlijk de maandag van de nieuwe week voor 07:00 uur) invult en inlevert bij de administratie.’.
Tot slot is voor de reistijd in artikel 10.2 bepaald: ‘Wanneer de reistijd tussen huis en werklocatie (of terug) langer bedraagt dan 1 uur, dan wordt de extra tijd hierboven gezien als werktijd.’
In de functie van inspecteur/analist asbest moeten de werknemers bij klanten op locatie werkzaamheden verrichten (buitendienst). Daartoe rijden zij in de regel met een bedrijfsbus vanuit huis naar de klantlocatie.
Werknemer 2 heeft de arbeidsovereenkomst opgezegd per 1 juni 2021. Werknemer 1 heeft de arbeidsovereenkomst opgezegd per 1 november 2021.
Veel overuren gemaakt
Volgens de werknemers hebben zij tijdens de duur van het dienstverband veel overuren gemaakt die de werkgever nog moet betalen. Deels zijn overuren gemaakt omdat het veel reistijd kostte om op de klantlocatie te komen. Voor een ander deel zijn de overuren ontstaan doordat de werkgever de werknemers voor meer dan acht uur per dag inplande. Bovendien liepen werkzaamheden wel eens uit en soms werd nog aansluitend aan geplande werkzaamheden extra werk opgedragen, waardoor ook overuren ontstonden.
Geen structurele overuren
De werkgever betwist dat de werknemers überhaupt overuren hebben gemaakt. Als zij al eens overuren maakten, was dat niet structureel en zijn die overuren ook uitbetaald. En als de werknemers al overuren gemaakt zouden hebben die niet zijn uitbetaald, dan is dat aan hen zelf te wijten, door de overuren niet conform het overurenregistratiebeleid schriftelijk door te geven.
Regels Personeelshandboek niet gevolgd
De werkgever heeft aangevoerd dat eventueel gemaakte overuren niet zijn betaald omdat de regels rond overuren niet zijn gevolgd. Daarbij heeft hij gewezen op de regels die zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst en het Personeelshandboek.
Schriftelijk verzoek door leidinggevende voor overwerk
In het Personeelshandboek staat dat overuren alleen gedeclareerd kunnen worden als schriftelijk door de leidinggevende is verzocht om overwerk te verrichten. Hieronder valt in elk geval het inplannen van een medewerker door de werkgever voor meer dan 40 uur per week of het aansluitend aan gepland werk opdragen van extra werk waardoor 40u in die week wordt overschreden. Bij de bepaling of van deze situaties sprake is moet ook rekening worden gehouden met eventuele doorbetaalde reistijd in die week en de pauze van een half uur per werkdag. Over deze overuren is in elk geval een vergoeding verschuldigd.
Ook mogelijk om telefonisch overwerk door te geven
Daarnaast heeft de werkgever toegelicht dat als een opdracht uitliep en er overuren ontstonden, het de gewoonte was dat de medewerker naar de werkgever belde om dat door te geven, waarna de werkgever met de opdrachtgever belde dat er door de uitloop extra kosten werden gemaakt. De werkgever hield dus niet strikt de hand aan de eis dat het verzoek om overuren schriftelijk en door de leidinggevende moest worden gedaan. Kennelijk was het ook mogelijk dat overwerk telefonisch door de werknemer werd gemeld.
Urenregistratieformulier niet verplicht voor indiening overuren
De werkgever heeft daarnaast aangevoerd dat volgens het Personeelshandboek voor uitbetaling van overuren vereist was dat de urenregistratie uiterlijk de maandag van de nieuwe week voor 07:00 uur werd ingeleverd bij de administratie. De werkgever heeft daartoe een blanco urenregistratieformulier in het geding gebracht. Zonder het doorgeven van overuren was de werkgever niet op de hoogte van het maken van de overuren en konden die niet worden uitbetaald.
De werknemers hebben erop gewezen dat de overuren die zij in het begin per e-mail hebben ingediend uiteindelijk (na aanmaningen) door de werkgever zijn betaald. Later hebben zij betaling van overuren telefonisch of in een gesprek herhaaldelijk ter sprake gebracht bij de directeur van de werkgever, maar die heeft bij herhaling gezegd overuren niet meer te gaan betalen, behalve de overuren in het weekend. Compensatie zou volgens hem in tijd-voor-tijd plaatsvinden, maar dat gebeurde ook niet. Vanwege die opstelling zijn geen urenregistraties meer ingediend, aldus de werknemers ter zitting.
Het hof constateert dat niet is gebleken dat het urenregistratieformulier verplicht was voor de indiening van de overuren. Dat kon ook op andere manieren, zoals aan de hand van een Excel-bestand of per e-mail.
Mondeling overuren doorgeven ook optie
De werkgever heeft gesteld dat de werknemers de overuren nooit achteraf hebben doorgegeven, ‘ook niet mondeling’, waaruit het hof afleidt dat het mondeling doorgeven van overuren blijkbaar ook een optie was. Dat sluit aan bij wat de werknemers daarover hebben verklaard. Daarnaast werd ook niet strikt de hand gehouden aan de eis dat de uren vóór maandag 07:00u van de volgende week moesten zijn ingediend.
De werknemers hebben verschillende e-mails overgelegd waaruit blijkt dat zij een aantal malen na maandag 07:00u overuren hebben ingediend en die ook werden betaald, zij het soms maanden later. Hieruit volgt dat in de praktijk overuren ook werden vergoed als zij niet uiterlijk maandag om 07:00u werden ingediend.
Regels niet volgen geen reden voor niet betalen overuren
Vanwege de manier waarop feitelijk door de werkgever werd omgegaan met het indienen van overuren en de betaling daarvan constateert het hof dat het argument dat de regels rond overuren niet zijn gevolgd onvoldoende is om de overuren niet uit te betalen.
De conclusie op basis van het voorgaande is dat aannemelijk is dat de werknemers overuren hebben gemaakt, dat in voorkomende gevallen een deel van de reistijd ook als doorbetaalde werktijd heeft te gelden, dat het niet volgen van de schriftelijke regels rond overuren geen reden is om betaling van overuren af te wijzen en dat er geen sprake is van schending van de klachtplicht door de werknemers zodat zij hun recht om vergoeding van gemaakte overuren te claimen niet zijn verloren.
Recht op nabetaling
Werknemer 1 en werknemer 2 hebben nog recht hebben op een nabetaling. Voor werknemer 1 komt dat neer op 5 uur en 11 minuten. Het hof hanteert voor deze 5 uur en 11 minuten (zijnde 5,18u) een salaris van € 1.800 bruto per maand (zijnde € 10,38 bruto per uur) vermenigvuldigd met 125% per uur. Dit komt neer op een bedrag van € 67,21 bruto.
Voor werknemer 2 komt de vordering over 22 uur 22 minuten (zijnde 22,37u) bij een salaris van € 2.400 bruto per maand (zijnde € 13,85 bruto per uur) vermenigvuldigd met 125% neer op € 387,28 bruto alsook € 13,85 bruto per uur vermenigvuldigd met 175% over 8 uur 8 minuten (zijnde 8,05u) is € 195,11 bruto.
Practice what you preach
Deze uitspraak laat zien dat werkgevers hun personeelsbeleid en handboeken kritisch moeten bekijken. Werkgevers kunnen niet volstaan met formele regels als hun feitelijke handelen anders is. Transparantie, redelijkheid en correcte toepassing van arbeidsvoorwaarden zijn hierbij leidend.
Uitspraak Hof Arnhem-Leeuwarden, 29 april 2025, ECLI:NL:GHARL:2025:2633
