Een werkgever kreeg boetes omdat werknemers niet volledig volgens het wettelijk minimumloon waren betaald en omdat één werknemer zijn salaris een keer contant had ontvangen. De rechtbank matigt de boetes voor onderbetaling omdat er een fout stond in de software.
Onderbetaling
De zaak draaide om de loonbetalingen aan vijf werknemers in de periode maart tot en met juni 2022. Volgens het boeterapport dat de Arbeidsinspectie opmaakte, was bij twee van hen sprake van een onderbetaling. Het ging om bedragen van respectievelijk € 211,47 en € 92,35. Hoewel dit geld later alsnog werd nabetaald, legde de Arbeidsinspectie toch een boete op van € 1.000 en € 3.000.
Fout in software
De werkgever voerde in de procedure aan dat de onderbetaling niet het gevolg was van bewuste keuzes of een onjuiste invoer van gegevens, maar van een fout in de boekhoudsoftware die de salarisadministratie verzorgde.
Het programma berekende de afdracht van sociale premies en belastingen verkeerd, waardoor de netto uitbetaling lager uitviel dan het wettelijk minimumloon voorschrijft. De brutolonen waren wel correct ingevoerd.
Leverancier herstelt fout
De leverancier van het softwarepakket ontdekte de fout en bracht een update uit, maar liet niet aan de boekhouder en ook niet aan de werkgever weten dat er een fout had bestaan of dat die was hersteld.
De rechtbank benadrukte dat dit de controle door de werkgever bijzonder lastig maakte. Het vaststellen van de exacte hoogte van premies en belastingafdrachten is immers ingewikkeld en niet eenvoudig af te leiden uit het brutominimumloon.
Contante betaling
Behalve over de onderbetaling ging de zaak ook over een contante betaling. Een werknemer had in maart 2022 zijn loon niet giraal, maar in contanten ontvangen. Volgens de werkgever gebeurde dit op nadrukkelijk verzoek van de werknemer, die hier een schriftelijk bewijs van had opgesteld.
De rechter erkende dat dit een eenmalige afwijking betrof, maar stelde vast dat het beleid van de minister hierover duidelijk is: alleen wanneer het om een zeer gering bedrag gaat (minder dan € 50) kan worden volstaan met een waarschuwing. Voor hogere bedragen geldt altijd een boete. Daarom bleef de sanctie van € 500 voor deze overtreding overeind. Dat de werknemer er zelf om had gevraagd, maakte daarbij geen verschil.
Geen onevenredig hoge boete
De rechtbank benadrukte dat de minister bij het opleggen van boetes altijd moet kijken naar de ernst van de overtreding, de verwijtbaarheid en de omstandigheden van het geval. Het beleid, de zogenoemde Beleidsregel bestuursrechtelijke handhaving Wml, is een leidraad, maar mag niet leiden tot een onevenredig hoge boete.
Fout moeilijk te ontdekken
In dit geval vond de rechter dat de minister te weinig rekening had gehouden met de specifieke omstandigheden. Het ging om relatief kleine bedragen, er was geen sprake van opzet en de werkgever had het achterstallige loon snel nabetaald toen de fout aan het licht kwam. Bovendien was de oorzaak een technische fout in een extern softwarepakket, die ook voor een oplettende ondernemer moeilijk te ontdekken was.
“Hoewel het uitgangspunt is dat de werkgever verantwoordelijk is voor door hem ingeschakelde derden zoals zijn boekhouder, en van eiseres verwacht mag worden dat zij zich tijdig op de hoogte stelt van het geldende minimumloon en (via haar boekhouder) op gezette tijden controleert of dit correct in de salarisadministratie is verwerkt, leiden de concrete omstandigheden in dit geval tot het oordeel dat de boete moet worden gematigd. (…)
Daarbij neemt de rechtbank in aanmerking dat eiseres onweersproken heeft gesteld dat de leverancier van het softwarepakket kennelijk op enig moment deze fout heeft ontdekt en een wijziging in de software heeft doorgevoerd. Dat is gebeurd op enig moment tussen de uitbetaling van de lonen in de periode 1 maart 2022 tot en met 30 juni 2022 en het toezicht door de Arbeidsinspectie in de periode 29 juli 2022 en 8 september 2022.”
Lagere boetes
De rechtbank besloot daarom de opgelegde sancties voor de onderbetaling te matigen. De boete van € 1.000 voor de eerste werknemer werd verlaagd naar € 500, terwijl de boete van € 3.000 voor de tweede werknemer werd teruggebracht naar € 1.250. Alleen de boete voor de contante betaling van € 500 bleef volledig in stand. Daarmee kwam de totale boete uit op € 2.250, precies de helft van het oorspronkelijke bedrag.
Daarnaast kreeg de werkgever een vergoeding voor het betaalde griffierecht en voor de proceskosten. Deze kosten stelde de rechtbank vast op € 2.461, omdat er juridische bijstand was verleend in zowel de bezwaar- als de beroepsprocedure.
Herhaling voorkomen
De betrokken werkgever gaf ter zitting aan inmiddels maatregelen te hebben genomen om herhaling te voorkomen. Zo wordt de salarisadministratie extra gecontroleerd op de juiste toepassing van minimumloon en premies, zodat softwarefouten eerder kunnen worden opgespoord. De rechtbank nam dit mee in de overweging dat een lagere boete passend was.
Uitspraak Rechtbank Rotterdam, 3 juni 2025, ECLI:NL:RBROT:2025:6410
