Ook als werknemers ziek zijn, hebben zij recht op privacy. Voor de werkgever is het echter van belang dat zieke werknemers zo snel mogelijk weer aan het werk gaan. Daarom heb je informatie van de werknemers nodig. Wat zijn de regels als een werknemers zich ziek meldt?
Gezondheidsgegevens
De Algemene Verordening Gegevenbescherming (AVG) geeft je de ruimte om de noodzakelijke informatie over de zieke werknemers vast te leggen. Wat iemand heeft en waardoor dat komt, hoort niet bij deze vereiste informatie. Gezondheidsgegevens zijn namelijk bijzondere persoonsgegevens. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is meestal verboden. Daarom mag je er niet naar vragen.
Daar komt bij dat de werknemers onder het gezag van de werkgever staan. Hierdoor kunnen zij zich eerder verplicht voelen om informatie over hun ziekte te delen als de werkgever ernaar vraagt.
Het is begrijpelijk dat de werkgever wil weten of iemand kort of langdurig ziek is. Maar daarvoor heb je geen gezondheidsgegevens nodig. De arbodienst of bedrijfsarts mag de werkgever namelijk gewoon informeren over de verwachte duur van de ziekte en de belastbaarheid van de werknemer.
Let op: ook als de werknemers uit zichzelf vertelt wat er aan de hand is, mag je deze informatie niet vastleggen of delen. Of gebruiken om een oordeel te vormen over de inzetbaarheid van de werknemer. Dat mag alleen de arbodienst of bedrijfsarts.
Toestemming werknemer geldt niet
Zelfs als de werknemer de werkgever toestemming geeft om vast te leggen wat er aan de hand is, mag je dit niet doen. De werknemer is namelijk (financieel) afhankelijk van de werkgever en kan zich hierdoor verplicht voelen om toestemming te geven. Daarom kan de toestemming nooit ‘vrij’ zijn, zoals wettelijk is vereist.
Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen mag je op basis van uitdrukkelijke toestemming van de werknemer gegevens over de aard en oorzaak van ziekte vastleggen en delen met direct betrokkenen, bijvoorbeeld wanneer de werknemer een ernstige mate van suikerziekte heeft of epilepsie. Dan kan het noodzakelijk zijn dat de naaste collega’s hiervan op de hoogte zijn, zodat ze weten hoe ze moeten handelen als de werknemer zich niet goed voelt. De werknemer kan dit ook via de bedrijfsarts of arbodienst melden.
Dit mag je wel vragen
Bij een ziekmelding mag de werkgever alleen vragen en registreren wat noodzakelijk is voor de werkgever om te weten. Dat is informatie waarmee je kunt bepalen hoe het verder moet met de werkzaamheden van uw werknemer. En informatie om te beoordelen of u loon moet doorbetalen. Die informatie mag je daarom ook vastleggen.
Je mag de volgende informatie registreren over de zieke werknemer:
- Het telefoonnummer waarop de werknemer te bereiken is en het (verpleeg)adres.
- Hoe lang de werknemer denkt dat de ziekte gaat duren.
- Wat de lopende werkzaamheden en afspraken van de werknemer zijn.
- Of de ziekte van de werknemer verband houdt met een arbeidsongeval.
- Of er sprake is van een verkeersongeval met regresrecht (verhaalrecht). Dat houdt in dat de werkgever de kosten van het ziekteverzuim en de re-integratie mogelijk kunt verhalen op de veroorzaker van het ongeval.
- Of de werknemer onder 1 van de 4 vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet. De werknemer is daarbij niet altijd verplicht om te melden om welke regeling het gaat.
E-mail checken
Je mag ook de zakelijk e-mail van de zieke werknemer checken als dat nodig is, bijvoorbeeld als de zieke werknemer geen volledige overdracht kan geven van alle lopende werkzaamheden.
Let op: lees geen privémail. Blijkt uit de titel van een mailtje dat het persoonlijk is? Dan mag de werkgever dat bericht niet openen. Ook al staat het in de zakelijke mailbox.
Valt er geen duidelijke scheiding te maken tussen de zakelijke en privé e-mail? Dan kan het gebeuren dat je per ongeluk een privébericht opent. Sluit zo’n bericht dan direct.
Het is aan te raden om de werknemers te informeren dat hun e-mail tijdens ziekte kan worden gecheckt.
Vangnetregeling Ziektewet
De werkgever betaalt het salaris door van de zieke werknemer. Maar soms kan de werkgever aanspraak maken op een Ziektewetuitkering van het UWV. Dit is geregeld in de vangnetregelingen van de Ziektewet.
De zieke werknemer hoeft de werkgever niet te vertellen onder welke vangnetregeling de persoon valt. Een vangnetregeling zegt namelijk iets over de aard van iemands ziekte. Die informatie hoeft de werknemer alleen te delen met de arbodienst of bedrijfsarts.
Hierop zijn 2 uitzonderingen:
Vraag je aan de werknemer of deze mogelijk onder een van deze 2 vangnetregelingen valt? Dan moet de werknemer de werkgever daarover informeren. Deze verplichting geldt pas zodra de werknemer 2 maanden of langer in dienst is. Dit is te vinden in artikel 38b van de Ziektewet.
Collega’s informeren
Hoewel de werkgever er niet naar mag vragen, vertellen veel werknemers uit zichzelf waarom zij zich ziek melden. Het is begrijpelijk dat je die informatie vanuit betrokkenheid met de naaste collega’s wil delen. Maar wat de zieke werknemer wil delen over wat er aan de hand is, blijft aan de werknemer.
Natuurlijk mag de werkgever de directe collega’s wel informeren over de verwachte duur van de afwezigheid. Ook kun je de zieke werknemer de open vraag stellen wat diegene wil dat je aan de naaste collega’s vertelt. Verder kun je tegen de andere werknemers zeggen dat het aan de zieke werknemer is om meer informatie te delen.
Het is in elk geval belangrijk dat de zieke werknemer zich op geen enkele manier onder druk gezet voelt om informatie delen met de werkgever en de collega’s.
Controleren of werknemer ziek is
De werkgever mag niet zelf controleren of de werknemer echt ziek is. Je mag wel de arbodienst of bedrijfsarts vragen om dit voor te doen. Maar je mag hierbij niet meer inbreuk maken op iemands privacy dan nodig.
De werkgever kan bijvoorbeeld vastleggen dat zieke werknemers op bepaalde tijdstippen thuis moeten zijn, zodat de arbodienst of bedrijfsarts kan bellen of langskomen. Ook kun je eisen dat de zieke werknemer naar het spreekuur van de arbodienst of bedrijfsarts komt, als dat mogelijk is.
Maar de werkgever mag bijvoorbeeld niet van de werknemer eisen dat die de hele dag thuis is. Ook mag de werkgever de arbodienst of bedrijfsarts niet dagelijks laten langskomen als dat niet nodig is.
Verdergaande controle
In uitzonderlijke gevallen mag de werkgever een verdergaande controle laten uitvoeren als de werknemer zich ziek heeft gemeld, bijvoorbeeld door een recherchebureau. De werkgever moet hier dan wel een zwaarwegende reden voor hebben, zoals aanwijzingen dat de werknemer ergens anders aan het werk is terwijl diegene zich ziek heeft gemeld en de werkgever het loon doorbetaalt.
Functionele beperkingen en mogelijkheden
De werkgever mag met de zieke werknemer praten over de functionele beperkingen en mogelijkheden van de werknemer. Maar alleen als een bedrijfsarts die in kaart heeft gebracht. Aan de hand hiervan kan de werkgever met de werknemer bespreken wat dit betekent voor het werk. En hoe je samen de re-integratie verder gaat vormgeven.
Rol ondernemingsraad
Als de werkgever een regeling op het gebied van ziekteverzuim of re-integratie vaststellen, wijzigen of intrekken? Dan moet je eerst de ondernemingsraad (OR) om instemming vragen, bijvoorbeeld bij:
- de keuze van de arbodienst;
- het afsluiten en wijzigen van het contract met de arbodienst;
- het ziekteverzuimbeleid (onder meer hoe de werkgever de verzuimcontrole doet).
Bron: Autoriteit Persoonsgegevens
