Uit onderzoek van Visma YouServe onder 365 HR-professionals blijkt dat payroll bij bijna de helft van de respondenten is ondergebracht binnen HR (47%). Daarnaast ligt een aanzienlijk deel de verantwoordelijkheid bij finance (33%). Andere respondenten organiseren het binnen een algemene stafafdeling (8%), op een andere plek in de organisatie (1%) of besteden het volledig uit aan een externe partij (3%).
Duidelijke verschillen
Er zijn duidelijke verschillen zichtbaar als je kijkt naar de grootte van de organisatie. Middelgrote organisaties (101–500 medewerkers) besteden de payroll relatief vaak volledig uit aan een externe partij (8%), terwijl dat bij grotere organisaties nauwelijks voorkomt. Een logische verklaring is dat middelgrote organisaties vaak minder capaciteit en specialistische kennis in huis hebben om complexe salarisverwerking zelf te doen. Uitbesteding is voor hen efficiënter én minder risicovol dan zelf investeren in systemen en expertise.
Schaalgrootte en complexiteit
Enterprise organisaties (1000+ medewerkers) beleggen payroll vaker bij finance (35%). Dat is te verklaren door de schaalgrootte en complexiteit van financiële processen binnen deze organisaties, zoals meerdere entiteiten, internationale locaties of diverse cao’s. In dit soort situaties ligt het voor de hand dat finance verantwoordelijk is voor compliance en controle, waaronder de salarisadministratie.
1 tot 2 fulltime medewerkers
Bij de meeste respondenten is de salarisadministratie in handen van 1 tot 2 fulltime medewerkers (19%). Dit wordt gevolgd door organisaties met 2 tot 3 medewerkers en 4 tot 5 medewerkers, beide goed voor 14% van de antwoorden. Deze aantallen hangen sterk samen met de grootte van de organisatie.
Hoe meer medewerkers, hoe complexer de salarisverwerking. Grote organisaties kennen vaak meer mutaties, meerdere contractvormen, diverse cao’s of regelingen en soms internationale aanwezigheid. Dat vraagt om meer capaciteit op de salarisafdeling.
Compliance
Daarnaast speelt compliance een grotere rol binnen grotere organisaties. Er worden hogere eisen gesteld aan controle, rapportages en wet- en regelgeving. Hierdoor zijn er vaker specialistische functies ingericht rondom salarisadministratie, zoals payroll-analisten of compliance officers. Ook zijn de taken binnen grotere organisaties vaak opgesplitst: waar in kleinere bedrijven één medewerker verantwoordelijk is voor het hele proces, zijn de taken in grotere organisaties verdeeld over meerdere rollen.
Uit dienst
Ruim de helft van de respondenten (51%) verwacht dat er binnen een jaar salarisadministrateurs uit dienst gaan. De meestgenoemde reden hiervoor is pensionering (19%). Andere redenen voor het uit dienst gaan van salarisadministrateurs zijn een reorganisatie en kostenbesparingen/bezuinigingen. 29% van de respondenten geeft aan geen uitstroom te verwachten.
Download het volledige rapport ‘Payroll Benchmark 2025’ van Visma YouServe
