De werkgever is een advocatenkantoor, gespecialiseerd in letselschade. Het kantoor heeft 24 medewerkers, bestaande uit advocaten, juristen en ondersteunend personeel.
De heer B. en de werknemer kenden elkaar via hun vorige werkgever. Toen B. de werkgever oprichtte, heeft hij de werknemer gevraagd bij hem te komen werken. De werknemer is op 1 januari 2017 in dienst getreden bij de werkgever in de functie van Hoofd Administratie.
Tussen partijen staat vast dat de werknemer in haar functie van ‘hoofd administratie’ binnen de werkgever verantwoordelijk was voor de gehele debiteuren- en crediteurenadministratie en ook voor het beheer en de verwerking van de lonen en de declaraties van alle medewerkers.
Drie bankpassen
Uit hoofde van haar functie beschikte de werknemer over drie bankpassen van de bedrijfsrekening van de werkgever waarmee zij betalingen kon verrichten. Zij was bevoegd tot het doen van betalingen tot een bedrag van € 5.000. Het doen van badgebetalingen kon de werknemer ongelimiteerd doen.
De werkgever verwijt de werknemer dat zij tijdens de uitoefening van haar functie grote geldbedragen en goederen, die (grote) geldbedragen vertegenwoordigen, heeft onttrokken aan de werkgever en zichzelf heeft toegeëigend, waardoor zij aan de werkgever forse schade heeft toegebracht. De werkgever vordert in deze procedure vergoeding van deze schade.
Schadevergoeding betalen
De vraag die in deze procedure moet worden beantwoord is of de voormalig werknemer een schadevergoeding moet betalen.
De werkgever baseert de vordering op artikel 7:661 BW. Op grond van artikel 7:661 lid 1 BW is de werknemer die bij de uitvoering van de overeenkomst schade toebrengt aan de werkgever niet aansprakelijk, tenzij de schade het gevolg is van opzet en bewuste roekeloosheid.
Uitvoerig en grondig onderzoek
De kantonrechter stelt vast dat het onderzoek door de werkgever na de ontdekking van de eerste ongeregeldheden in de administratie uitvoerig en grondig is gedaan. Daarbij heeft de werkgever elke verdenking onderbouwd met stukken.
Uit het dossier blijkt ook dat de werkgever diverse malen heeft geprobeerd met de werknemer in contact te treden om met haar te kunnen spreken over de geconstateerde afwijkingen in haar administratie en de ontstane verdenkingen. Daarbij heeft de werknemer nooit thuis gegeven. Ook in deze procedure is de werknemer zelf niet verschenen en ontbreekt het aan uitleg.
Onvoldoende betwisting
Het had op de weg van de werknemer gelegen om haar verweer nader te onderbouwen, maar dit heeft zij nagelaten. Van een – voldoende – gemotiveerde betwisting door de werknemer is daarom naar het oordeel van de kantonrechter dan ook geen sprake.
Onrechtmatige onttrekkingen
Uit het onderzoek door de werkgever is naar voren gekomen dat de werknemer op drie manieren onrechtmatige onttrekkingen deed van de werkgever.
1. Artikelen voor privégebruik
Allereerst bestelde de werknemer op naam van de werkgever artikelen voor privégebruik. Deze kosten werden door haar betaald van de bedrijfsrekening van de werkgever. De kosten hiervoor werden door de werknemer weggeboekt onder het kopje ‘kantoorkosten’, waardoor deze kosten niet aan een crediteur gekoppeld waren en dus ook niet direct zichtbaar waren in de administratie.
2. Kosten via salaris aan zichzelf uitbetalen
Ten tweede is gebleken dat de werknemer verschillende malen kosten via haar salaris aan zichzelf uitbetaalde, zonder dat hier een declaratie of een factuur aan ten grondslag lag. Deze wijze van declareren is in tegenspraak met het beleid van de werkgever. Zonder factuur mag een declaratie namelijk niet goedgekeurd worden.
3. Onrechtmatige betalingen naar rekeningnummer werknemer
Tot slot is gebleken dat de werknemer onrechtmatige betalingen rechtstreeks vanaf de bedrijfsrekening naar een aan de werknemer toebehorend bankrekeningnummer heeft overgeboekt. Dat betreffende rekeningnummer van de werknemer was niet bekend bij de werkgever, omdat het een ander rekeningnummer was dan waar het loon van de werknemer op werd uitbetaald.
Wegschrijven als betaling aan crediteur, onder grootboek
De werkgever heeft gesteld en onderbouwd dat bij een overboeking door de werkgever naar een rekening van een derde, deze betaling in het bankboek van kantoor moet worden weggeschreven als een betaling aan een crediteur, onder het kopje grootboek. Op deze wijze wordt in de boekhouding zichtbaar aan welke crediteuren welke bedragen worden betaald. Voor het op deze wijze wegboeken van betalingen is altijd een factuur vereist.
Weggeboekt als ‘kantoorkosten’ of ‘overige personeelskosten’
De werknemer boekte de betalingen aan het aan haar toebehorende bankrekeningnummer echter niet weg onder grootboek, maar onder ‘kantoorkosten’ of ‘overige personeelskosten’. Op deze wijze was het toevoegen van een factuur niet vereist. Ook kwam de betaling daardoor niet terecht in het crediteurenoverzicht en waren de betalingen aan zichzelf niet zichtbaar voor de werkgever of haar boekhouder.
Werkgever mag uitgaan van integriteit werknemers
Namens de werknemer is aan de werkgever nog het verwijt gemaakt dat zij heeft verzuimd haar administratie zodanig in te richten dat de vermeende malversaties door de werknemer niet had kunnen plaatsvinden. De kantonrechter overweegt hierover dat een werkgever mag uitgaan van de integriteit van het door hem aangestelde personeel.
In dit geval zeker, nu B. en de werknemer elkaar al kenden via hun vorige werk en hun relatie blijkbaar dermate goed was dat B. de werknemer heeft gevraagd bij hem te komen werken bij het door hem opgerichte de werkgever .
Enige die zich bezighield met administratie
De werknemer was verder de enige binnen de werkgever die zich bezighield met de administratie en zij was hiervoor als Hoofd Administratie dan ook verantwoordelijk. Uit de toelichting van de heer A. tijdens de mondelinge behandeling is duidelijk geworden dat er door hem steekproefsgewijs controles werden uitgevoerd, maar daarbij ging het dan om een controle per kostensoort om te bekijken of er nog verbeteringen mogelijk waren.
Ook de boekhouder controleerde de boekingen, maar daarbij werd niet specifiek naar elke betaling gekeken. De wijze waarop de werknemer de betalingen wegboekte, kwam daarbij niet aan het licht.
Niet is komen vast te staan dat de controle op de administratie bij de werkgever ontoereikend was, zoals de werknemer stelt.
Onrechtmatig gehandeld
De kantonrechter is van oordeel dat de werknemer in de uitoefening van haar functie als ‘hoofd administratie’ onrechtmatig heeft gehandeld door, zonder toestemming, forse geldbedragen aan zichzelf over te boeken en aankopen te doen, waarbij er sprake is geweest van opzet als bedoeld in artikel 7:661 lid 1 BW, zodat de werknemer op deze grond aansprakelijk is voor de schade die de werkgever heeft geleden.
Schade vergoeden
De kantonrechter concludeert dat in deze procedure vast is komen te staan dat de werknemer onrechtmatig heeft gehandeld door opzettelijk en op geraffineerde wijze zonder toestemming betalingen aan zichzelf te doen en daarmee aansprakelijk is voor de schade die de werkgever heeft geleden voor een bedrag van € 61.531,07.
Aan het einde van het dienstverband van de werknemer is hiervan al een bedrag van € 5.796,90 in mindering gebracht, zodat aan de werkgever nog een bedrag van € 55.734,17 aan schade toewijsbaar is. De werknemer moet dit bedrag aan de werkgever betalen.
Juridische kosten
De werkgever vordert vergoeding van de door haar gemaakte juridische kosten tot en met 6 september 2024 tot een bedrag van € 6.069,37.
De kantonrechter overweegt dat vergoeding van daadwerkelijk gemaakte juridische kosten slechts in uitzonderlijke omstandigheden plaats kan vinden. Hierbij moet gedacht worden aan situaties van misbruik van procesrecht of onrechtmatig handelen. De kantonrechter is van oordeel dat van dergelijke bijzondere omstandigheden in deze zaak sprake is.
De werknemer heeft onrechtmatig gehandeld jegens haar voormalig werkgever door opzettelijk en op geraffineerde wijze grote geldbedragen aan de werkgever te onttrekken.
De werknemer heeft op geen enkel moment inzicht of uitleg willen geven over de verdenkingen die tegen haar waren gerezen. Dit had wel van haar verwacht mogen worden. In haar functie van hoofd administratie was zij degene die als enige verantwoordelijk was voor de boekhouding van de werkgever.
Aangezien zij geen enkele uitleg heeft gegeven, heeft de werkgever juridische bijstand moeten inschakelen en is hij voor hoge kosten komen te staan. De vergoeding van deze kosten acht de kantonrechter dan ook redelijk en zullen tot een bedrag van € 6.069,37 worden toegewezen.
Onderzoekskosten
De werkgever vordert vergoeding van de kosten die hij heeft moeten maken voor het onderzoek. Een vergoeding van een bedrag van € 5.000 voor de tijd die het onderzoek heeft gekost acht de kantonrechter redelijk.
Uitspraak Rechtbank Midden-Nederland, 12 maart 2025, ECLI:NL:RBMNE:2025:1145
