Belangrijk is dat je een uniek personeelsnummer gebruikt, zodat de juiste loongegevens in de polisadministratie van UWV worden verwerkt.
De loongegevens van een werknemer worden gekoppeld aan een persoon in de polisadministratie op basis van het burgerservicenummer (bsn) of personeelsnummer in de aangifte loonheffingen. Als je een personeelsnummer hergebruikt, worden de loongegevens mogelijk gekoppeld aan de verkeerde persoon. Dit kan gevolgen hebben voor onder meer toeslagen, de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting en het recht op een uitkering.
De Belastingdienst adviseert je het personeelsnummer te laten oplopen. Hoe langer het getal, hoe groter de kans dat het personeelsnummer uniek is. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om het personeelsnummer te laten beginnen of eindigen met het jaartal van indiensttreding.
Zolang je geen bsn hebt, gebruik je het personeelsnummer en moet je het anoniementarief toepassen.
Bsn bekend, en dan?
Is het bsn bekend, dan moet je (ten minste) nog eenmaal het personeelsnummer samen met het BSN opgeven. Het bsn wordt in combinatie met het gebruikte nummer inkomstenverhouding gekoppeld aan het gebruikte personeelsnummer in de polisadministratie van UWV.
Let op: wil je later een inkomstenverhouding corrigeren of intrekken in een aangiftetijdvak waarin je alleen het personeelsnummer gebruikte? Dan moet je dat personeelsnummer in jouw correctie gebruiken. Op dat moment was het bsn nog niet bekend in de polisadministratie.
IKV in polisadministratie
Bij afwezigheid van een bsn moet je een personeelsnummer gebruiken zodat de inkomstenverhouding (IKV) kan worden geïdentificeerd in de polisadministratie.
De IKV kenmerkt zich in de polisadministratie van UWV door drie sleutelwaarden:
- loonheffingennummer;
- nummer inkomstenverhouding;
- bsn.
Het personeelsnummer neemt de functie van het bsn over, waardoor het personeelsnummer dan het sleutelgegeven vormt.
Uitzondering op toepassen anoniementarief bij ontbreken bsn
Wellicht heeft de werknemer zijn bsn niet tijdig aan de werkgever gegeven. De Belastingdienst kan een soepel standpunt innemen op de hoofdregel om het anoniementarief toe te passen. Je kunt de Belastingdienst verzoeken om in te stemmen met het niet toepassen van het anoniementarief. Je moet dan aantonen dat de werkgever en de werknemer geen invloed hebben op het ontbreken van het bsn, zoals een (tijdelijke) vertraging van de afgifte van bsn’s bij de gemeente. Je moet het verzoek schriftelijk doen bij jouw belastingkantoor.
Zie paragraaf 29.2 Personeelsnummer in het Handboek Loonheffingen
Bron: Forum Salaris
