Naar aanleiding van een standpunt van de Kennisgroep loonheffing legt de Belastingdienst in het Handboek Loonheffingen uit wanneer je het aantal reisdagen (214) en thuiswerkdagen (218) naar evenredigheid moet toepassen en wanneer je de vergoeding naar tijdsgelang moet herrekenen.
Voor de duidelijkheid zijn 3 tussenkopjes in de tekst geplaatst:
- Vaste vergoeding thuiswerkdagen of reizen naar de vaste plaats van werkzaamheden
- Berekenen naar evenredigheid
- Herrekenen naar tijdsgelang.
De Belastingdienst legt onder het nieuwe tussenkopje In de regel uit wanneer een werknemer niet meer ‘in de regel’ thuiswerkt met daarbij een voorbeeld.
Samenloop
Je mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor thuiswerken en de vrijstelling voor reizen naar een vaste plaats van werkzaamheden toepassen.
Als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en een zakelijke reis niet zijnde woon-werkverkeer (dienstreis) maakt, mag je wel de gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer én de gerichte vrijstelling voor thuiswerken toepassen. Er is in ieder geval sprake van een vaste plaats van werkzaamheden als de werknemer meer dan 40 dagen per kalenderjaar op dezelfde plek werkt.
Als de werknemer de beschikking heeft over een OV-chipkaart, OV-abonnement, auto of fiets van de zaak of ander vervoer vanwege de werkgever en hier daadwerkelijk gebruik van maakt voor een reis naar een vaste plaats van werkzaamheden, is samenloop met een gerichte vrijgestelde vergoeding voor thuiswerken voor die dagen ook niet mogelijk.
Vaste vergoeding voor thuiswerkdagen of reizen naar vaste werkplek
De tussen de werkgever en de werknemer gemaakte afspraken over het aantal thuiswerk- en reisdagen kunnen de basis vormen voor de vaststelling van de door de werkgever gericht vrijgesteld te geven vaste kostenvergoeding voor zowel woon-werkverkeer als het thuiswerken door de werknemer. Een incidentele afwijking hiervan hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vergoeding. Dat volgt uit de 128-dagenregeling.
128-dagenregeling
Als de werknemer ten minste 128 dagen thuiswerkt, mag je de werknemer een vaste gericht vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuis werkt.
Of als de werknemer tenminste 128 dagen reist naar een vaste plaats van werkzaamheden, je een vaste gericht vrijgestelde vergoeding voor woon-werkverkeer mag geven alsof de werknemer 214 dagen die reis maakt.
Berekenen naar evenredigheid
Je moet het aantal werkdagen (214) en thuiswerk- of reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen als de werknemer ‘in de regel’ op minder dan 5 dagen per week thuiswerkt of reist.
Voorbeeld 1
Anton werkt 5 dagen per week. Hij werkt 2 dagen thuis en gaat 3 dagen naar kantoor (enkele reisafstand 20 km). Gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding per maand: 3/5 x 214 dagen = 129 dagen; 129 dagen x (40 km x € 0,23) / 12 = € 98,90. Gericht vrijgestelde thuiswerkkostenvergoeding per maand: 2/5 x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x € 2,35) / 12 = € 16,84.
Voorbeeld 2
Bouchra werkt 4 dagen per week. Zij werkt 2 dagen thuis en 2 dagen op kantoor (enkele reisafstand 12 km). Gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding per maand: 2/5 x 214 dagen = 86 dagen; 86 dagen x (24 km x € 0,23) / 12 = € 39,56. Gericht vrijgestelde thuiswerkkostenvergoeding per maand: 2/5 x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x € 2,35) / 12 = € 16,84.
In de regel
Van het begrip ‘in de regel’ bestaat geen fiscale definitie. De Belastingdienst stelt zich op het volgende standpunt:
De werknemer werkt niet ‘in de regel’ thuis als hij meer dan 2 maanden niet thuiswerkt.
De werknemer reist niet ‘in de regel’ naar een vaste plaats van werkzaamheden als hij die reis meer dan 2 aaneengesloten maanden niet maakt. Deze periode van meer dan 2 maanden niet thuiswerken of reizen beoordeelt u per aanleiding, zoals verlof, cursus of ziekte. Je beoordeelt dit ook per kalenderjaar. Dat betekent dat als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, je dat moet zien alsof er op 1 januari sprake is van een nieuwe aanleiding.
Voorbeeld 3
Een werknemer heeft een voltijds dienstbetrekking van 5 dagen per week. Hij werkt 3 dagen per week op kantoor en 2 dagen per week thuis. De werknemer neemt 1 dag per week ouderschapsverlof op voor de periode van 1 jaar (52 dagen). De werknemer geeft dit van tevoren door aan de werkgever. Hij werkt vervolgens vanaf december 2024 2 dagen per week op kantoor en 2 dagen per week thuis.
Voor de vraag of er in dit voorbeeld nog sprake is van ‘in de regel’ naar een vaste plaats van werkzaamheden reizen geldt het volgende.
Voor het jaar 2024 reist de werknemer ‘in de regel’ naar de vaste plaats van werkzaamheden. De werknemer neemt in 2024 namelijk gedurende 4 weken 1 dag per week ouderschapsverlof op. Dit leidt voor 2024 niet tot een aanpassing van de gericht vrijgestelde vaste reis dan wel thuiswerkkosten vergoeding.
Voor het jaar 2025 neemt de werknemer gedurende 48 weken 1 dag per week ouderschapsverlof op. De werknemer reist in 2025 niet meer ‘in de regel’ op 3 dagen per week naar de vaste plaats van werkzaamheden. Dit leidt tot een aanpassing van de gericht vrijgestelde vaste reis dan wel thuiswerkkostenvergoeding voor het jaar 2025.
De grondslag van de gerichte vrijstelling voor de vaste reiskostenvergoeding voor 2025 moet je wijzigen naar 2/5 (was in 2024 3/5). De grondslag van de gerichte vrijstelling voor de vaste thuiswerkkostenvergoeding blijft 2/5.
Herrekenen naar tijdsgelang
In de volgende situaties moet je het aantal in aanmerking te nemen dagen waarop de gericht vrijgestelde vergoeding is gebaseerd naar tijdsgelang herrekenen:
Je start of stopt gedurende het kalenderjaar met de vergoeding, bijvoorbeeld omdat een werknemer in de loop van het kalenderjaar in of uit dienst treedt.
Je wijzigt de hoogte van de vaste vergoeding in de loop van het kalenderjaar.
