Handboek LH wijkt af bij herrekenen vaste reiskosten-thuiswerkvergoeding

De Kennisgroep loonheffing van de Belastingdienst stelt voor om de tekst in het Handboek Loonheffingen over de tijdsgelange herrekening aan te passen.

Herrekening vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding

De Kennisgroep loonheffing heeft een standpunt ingenomen over de herrekening van een vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding.

In de paragrafen 23.1.2 en 22.1.12 van het Handboek Loonheffingen 2023 is opgenomen wanneer herrekening van een vaste reiskosten- respectievelijk thuiswerkvergoeding op basis van een praktische methode aan de orde is.

Vragen

1. Wijkt het Handboek Loonheffingen af van de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB 1964) op het punt van de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling en de naar tijdsgelang (wettelijk) voorgeschreven herrekening van de betreffende vergoeding?
2. Is het mogelijk om met terugwerkende kracht een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding te geven?
3. Is tijdsgelange herrekening noodzakelijk als een werkgever met terugwerkende kracht met ingang van het begin van het kalenderjaar een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding toekent?

Antwoorden

1. Ja. De kennisgroep geeft in overweging om de tekst van het Handboek Loonheffingen te wijzigen.
2. Ja. Dit is mogelijk als een werkgever een vaste vergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling of de 36-wekenregeling toekent.
3. Nee, mits de daarvoor relevante feiten in het kalenderjaar niet zijn gewijzigd.

Reiskostenvergoedingen gericht vrijgesteld

Op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, Wet LB 1964 zijn vergoedingen van reiskosten in het kader van de dienstbetrekking gericht vrijgesteld. Op grond van artikel 31a, tweede lid, onderdeel k, Wet LB 1964 kan een werkgever een forfaitair bedrag van € 2,15 (2023) per thuisgewerkte dag, daaronder begrepen een gedeelte van een thuiswerkdag, onbelast vergoeden aan een werknemer.

128-dagenregeling

Als een vaste vergoeding wordt gegeven aan een werknemer die op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt, mag deze vergoeding worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste plaats van werkzaamheden reist of thuiswerkt (128-dagenregeling).

Op grond van artikel 31a, zevende lid, Wet LB 1964 worden de genoemde aantallen dagen:

“a. vermenigvuldigd met vier vijfde, drie vijfde, twee vijfde of een vijfde ingeval de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen, onderscheidenlijk een dag, per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, onderscheidenlijk thuiswerkt;

b. naar tijdsgelang herrekend bij het aanvangen of beëindigen van de betreffende vergoeding, dan wel bij een wijziging in de grondslag voor de berekening van de vergoeding, in de loop van het kalenderjaar.”

Herrekening bij start, einde of wijziging reiskosten- of thuiswerkvergoeding

Artikel 31a, zevende lid, onderdeel b, Wet LB 1964 schrijft daarom voor dat de werkgever de genoemde aantallen dagen naar tijdsgelang herrekend bij het aanvangen of beëindigen van een vaste reiskosten- respectievelijk thuiswerkvergoeding, dan wel bij een wijziging in de grondslag voor de berekening van de vergoeding, in de loop van het kalenderjaar. Dit doet zich bijvoorbeeld voor als een werknemer in de loop van het kalenderjaar in of uit dienst treedt of als de reisafstand woon-werkverkeer in de loop van het kalenderjaar wijzigt.

Twee methodes bij vaste onbelaste reiskostenvergoeding

In paragraaf 23.1.2 Vaste vergoeding van het Handboek Loonheffingen is opgenomen dat de werkgever de hoogte van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag bepalen met een praktische methode. Volgens het Handboek kan de werkgever kiezen uit twee methodes:

1. Methode 1 betreft de praktische regeling zoals neergelegd in het besluit van 23 september 2022. Deze methode staat ook bekend als de 36-wekenregeling.
2. Methode 2 betreft de 128-dagenregeling, oftewel de wettelijke regeling van artikel 31a, tweede lid, onderdeel a, Wet LB 1964.

Het Handboek Loonheffingen merkt bij methode 2 het volgende op:

“In de volgende situaties moet u het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen:

• Uw werknemer reist in de regel op minder dan 5 dagen per week naar een vaste plek van werkzaamheden.
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
• De reisafstand voor uw werknemer verandert door bijvoorbeeld een overplaatsing of verhuizing.
• U stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.”

Tekst aanpassen in Handboek

De kennisgroep komt tot de volgende conclusies:

• Het Handboek Loonheffingen houdt geen rekening met de situatie dat de werkgever start met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding in de loop van het kalenderjaar, anders dan de situatie dat de dienstbetrekking begint in de loop van het kalenderjaar. De kennisgroep stelt voor om de tekst over de tijdsgelange herrekening in paragraaf 23.1.2 van het Handboek Loonheffingen te wijzigen.
• De 128-dagenregeling wordt zowel ten aanzien van de vaste reiskostenvergoeding als voor de vaste thuiswerkkostenvergoeding toegepast. De kennisgroep stelt daarom ook voor om de tekst van paragraaf 22.1.12 Extra kosten verbonden aan thuiswerken van het Handboek Loonheffingen te wijzigen.
• Tijdsgelange herrekening geldt naar analogie ook als de werkgever met toepassing van de 36-wekenregeling een vaste reiskostenvergoeding toekent (methode 1). De kennisgroep stelt voor om dit voor de duidelijkheid op te nemen in het Handboek Loonheffingen.

Is terugwerkende kracht mogelijk?

Artikel 31a, vierde lid, Wet LB 1964 schrijft voor dat een vaste kostenvergoeding alleen gericht is vrijgesteld als hieraan een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Dit betekent dat een werkgever een vaste kostenvergoeding niet gericht vrijgesteld mag toekennen met terugwerkende kracht. De vraag is of deze voorwaarde ook geldt voor de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling (methode 2).

Uitzondering op hoofdregel van toepassing

In de wetgeving vóór invoering van de werkkostenregeling was expliciet opgenomen dat voor de vaste reiskostenvergoeding op basis van de 128-dagenregeling geen onderzoek vooraf naar de werkelijke kosten vereist was. De kennisgroep is van mening dat deze uitzondering op de hoofdregel ook onder het regime van de werkkostenregeling van toepassing is gebleven. Hiervoor is steun te vinden in de parlementaire toelichting waarin staat vermeld dat voor de vaste vergoedingen het toegestaan is om uit te gaan van de oude systematiek.

Terugwerkende kracht is volgens de staatssecretaris van Financiën sowieso mogelijk als een werkgever achteraf een vaste thuiswerkvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling toekent.

Terugwerkende kracht is naar analogie ook mogelijk als een werkgever met toepassing van de 36-wekenregeling een vaste reiskostenvergoeding toekent (methode 1).

Is tijdsgelange herrekening in alle gevallen verplicht?

In het Besluit van 6 september 2022 is opgenomen dat tijdsgelange herrekening (artikel 31a, zevende lid, Wet LB 1964) niet aan de orde is als een werkgever met terugwerkende kracht met ingang van het begin van het kalenderjaar een vaste vergoeding voor reiskosten toekent, mits de daarvoor relevante feiten in het kalenderjaar niet zijn gewijzigd. Dit geldt volgens de kennisgroep dus als een werkgever achteraf een vaste reiskosten- of thuiswerkvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling toekent en als een werkgever achteraf een vaste reiskostenvergoeding met toepassing van de 36-wekenregeling toekent.

Tijdsgelange herrekening is wel aan de orde in bijvoorbeeld de volgende twee situaties:

1. Bij het beëindigen van de betreffende vergoeding in de loop van het kalenderjaar.
2. Bij een wijziging in de grondslag voor de berekening van de vergoeding gedurende het kalenderjaar.

Voorbeeld 1

Op 1 januari is de werknemer bij de werkgever in dienstbetrekking werkzaam. De werkgever besluit in juni van het betreffende kalenderjaar om met ingang van 1 januari een vaste gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling toe te kennen aan de werknemer. De werknemer besluit vervolgens om per 1 december van het betreffende kalenderjaar uit dienst te treden. Herrekening is in deze situatie verplicht omdat de relevante feiten in het kalenderjaar zijn gewijzigd.

Voorbeeld 2

Op 1 januari is de werknemer bij de werkgever in dienstbetrekking werkzaam. De werkgever besluit in juni van het betreffende kalenderjaar om met ingang van 1 januari een vaste gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding met toepassing van de 128-dagenregeling toe te kennen aan de werknemer. De werknemer is in maart van het betreffende kalenderjaar echter verhuisd waardoor de reisafstand woon-werkverkeer is gewijzigd. Herrekening is in deze situatie verplicht omdat de relevante feiten in het kalenderjaar zijn gewijzigd.

KG:204:2023:12 Herrekening vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding