Als de werknemer een eigen vervoermiddel gebruikt voor reizen voor het werk, mag je de werknemer voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,21 per kilometer. Dit is een
gerichte vrijstelling. Als je voldoet aan de voorwaarden gaat de Belastingdienst er tot en met het maximum van € 0,21 per kilometer van uit dat je die vergoeding hebt aangewezen als eindheffingsloon. Het maakt geen verschil of de werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon- werkverkeer of andere zakelijke reizen.
Als je aan de werknemer voor reizen met een eigen vervoermiddel meer vergoedt dan € 0,21 per kilometer, is de vergoeding boven die € 0,21 loon van de werknemer.
Hogere en lagere vergoeding
Misschien geef je een werknemer voor sommige kilometers een hogere vergoeding dan € 0,21 en
voor andere kilometers, zoals voor woon-werkverkeer, een lagere vergoeding.
Gemiddelde vergoeding
Om te bepalen welk totaalbedrag als gerichte vrijstelling kan gelden, mag je alle kilometers van het kalenderjaar optellen en alle vergoedingen daarvoor optellen. Zo kun je een gemiddelde vergoeding per kilometer berekenen.
Gerichte vrijstelling
Van die gemiddelde vergoeding is € 0,21 gericht vrijgesteld als je dit aanwijst als eindheffingsloon. Is de gemiddelde vergoeding hoger, dan is het meerdere loon van de werknemer. Maar je mag dit loon onder voorwaarden ook aanwijzen als eindheffingsloon.
Salderingsregeling
Bij variabele kilometervergoedingen (deels hoger en deels lager dan € 0,21) mag je per werknemer het
gemiddelde nemen van de betaalde kilometervergoedingen om te bepalen of de vergoeding gemiddeld
meer is dan € 0,21 per kilometer. Dat mag alleen:
- als je naar verwachting binnen het kalenderjaar ook een lagere vergoeding geeft dan € 0,21 per kilometer; en
- als je zowel de hogere als de lagere vergoeding dan € 0,21 per kilometer hebt aangewezen als
eindheffingsloon; en - als je met de werknemer bent overeengekomen dat hogere kilometervergoedingen ook bedoeld
zijn voor reiskosten waarvoor je een lagere kilometervergoeding hebt gegeven dan € 0,21. Je kunt de regeling bijvoorbeeld vastleggen in een aanvulling op de (collectieve) arbeidsovereenkomst of de
vergoedingsregeling.
Voorbeeld salderingsregeling
Je betaalt aan de werknemer in 2023 de volgende kilometervergoedingen voor reizen voor het werk:
- 3.000 km à € 0,30 per km = € 900
- 1.000 km à € 0,10 per km = € 100
- kilometervergoeding: € 900 + € 100 = € 1.000
Berekening van het loon in december 2023:
- vergoed in 2023: € 1.000
- onbelast te vergoeden in 2023: 4.000 km à € 0,21 per km = € 840
- loon: € 1.000 – € 840 = € 160
Voorbeeld cafetariaregeling
Een werknemer heeft recht op een dertiende maanduitkering in december van € 2.500. Hij krijgt
gedurende het jaar een vergoeding van € 0,12 per kilometer voor zijn woon-werkverkeer. De werknemer reist in dat jaar 4.280 kilometer tussen zijn woning en zijn werk. De fiscaal toegestane belastingvrije vergoeding voor deze werknemer is 4.280 × € 0,21 = € 898,80. Maar hij krijgt van de werkgever een belastingvrije vergoeding van € 513,60. Het verschil tussen de beide vergoedingen is € 0,09 per kilometer, in totaal € 385,20.
In maart van dat jaar is de werkgever met de werknemer overeengekomen dat hij voor het verschil van € 0,09 per kilometer zal afzien van zijn 13e maand. In ruil daarvoor krijgt de werknemer een aanvullende vergoeding voor het woon-werkverkeer. In december komt dat uit op een bedrag van € 385,20.
De 13e maanduitkering bedraagt dan € 2.114,80. De aanvullende vergoeding van € 385,20 is als
eindheffingsloon gericht vrijgesteld.
