Binnen de werkkostenregeling (WKR) zijn er verschillende regelingen om onbelaste kostenvergoedingen te geven bij hybride werken:
- vrije ruimte;
- gerichte vrijstelling arbovoorziening;
- gerichte vrijstelling noodzakelijke ICT-middelen;
- gerichte vrijstelling thuiswerkkostenvergoeding.
In het Handboek Loonheffingen 2023 is een paragraaf (22.4) over hybride werken en het gebruik van werkhubs toegevoegd naar aanleiding van een toezegging door het kabinet in de Kamerbrief van 20 juni 2022.
Vrije ruimte
Binnen de WKR is er een vrije ruimte voor het geven van onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en
terbeschikkingstellingen. De vrije ruimte bedraagt in 2023 3% over de totale fiscale loonsom tot € 400.000. Dit is een verhoogd percentage dat alleen geldt voor het jaar 2023 (2022: 1,7%). Daarboven reken je met een percentage van maximaal 1,18%.
Gerichte vrijstelling arbovoorzieningen
De gerichte vrijstelling arbovoorzieningen maakt het mogelijk dat je kosten voor arbovoorzieningen
onbelast vergoedt, zoals voor een ergonomisch verantwoorde bureaustoel, om zo werknemers gezond en
veilig hybride te kunnen laten werken.
De arbovoorzieningen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Het zijn verplichte arbovoorzieningen die voor de werkgever rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet. Het gaat dan om voorzieningen die zorgen voor de veiligheid en gezondheid van de werknemer.
- De werknemer gebruikt of verbruikt de voorzieningen (geheel of gedeeltelijk) op de (thuis)werkplek of op een plaats waar de werkgever uitvoering geeft aan de Arbeidsomstandighedenwet.
- Je brengt geen kosten ten laste van de werknemer. Oftewel de werknemer mag geen eigen bijdrage
betalen voor de voorzieningen. Ook het uitruilen van een belast loonbestanddeel tegen een onbelaste voorziening is in dit verband een eigen bijdrage, bijvoorbeeld bij cafetariaregelingen.
Extra kosten en eigen bijdrage
Als de werknemer een luxere, even veilige, uitvoering van dezelfde voorziening of upgrade van een arbovoorziening wenst (een duurder montuur bij een computerbril of een duurdere stof op een bureaustoel), is dat mogelijk, maar geldt de gerichte vrijstelling niet voor de extra kosten die hiermee gepaard gaan.
Voor deze extra kosten kun je wel een eigen bijdrage van de werknemer vragen. Als je de bijdrage niet
aanwijst als eindheffingsloon breng je deze eigen bijdrage in mindering op het nettoloon.
Arbovoorzieningen in werkruimte thuis
Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is
gericht vrijgesteld als:
- die arbovoorzieningen rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet;
- de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt of verbruikt in de werkruimte;
- de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt.
Gerichte vrijstelling noodzakelijke ICT-middelen
De gerichte vrijstelling noodzakelijke ICT-middelen, waarbij het noodzakelijkheidscriterium geldt, maakt het mogelijk dat je onbelast kosten voor noodzakelijke ICT-middelen vergoedt.
Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele
communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan de volgende voorwaarden:
- de voorziening is naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium);
- de werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking;
- de voorziening maakt geen onderdeel uit van een cafetariaregeling.
Als de werknemer privévoordeel heeft van de noodzakelijke voorziening, hoef je dit voordeel niet tot het
loon te rekenen.
Als de werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan de werkgever betaalt, moet je vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. Je kunt dit loonbestanddeel mogelijk als eindheffingsloon aanwijzen.
Noodzakelijk
‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan
uitoefenen. Dit houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat zakelijke gebruik is daarbij niet doorslaggevend.
Gerichte vrijstelling thuiswerkkostenvergoeding
Voor extra kosten die verbonden zijn aan het thuiswerken kun je een gericht vrijgestelde vergoeding van
maximaal € 2,15 per thuisgewerkte dag geven. Deze gerichte vrijstelling geldt naast de gerichte vrijstellingen voor het onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van, onder andere, noodzakelijke ICT-middelen en arbovoorzieningen. Je kunt de vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.
Als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en een zakelijke reis niet zijnde woon-werkverkeer (dienstreis) maakt, mag je de gerichte vrijstelling van € 0,21 per kilometer én de gerichte vrijstelling voor thuiswerken toepassen.
Gerichte vrijstelling voor thuiswerken: hoe werkt het precies?
Werkhubs
Werkhubs bieden werkenden de mogelijkheid in een deelkantoor een werkplek te huren om zo niet op
bedrijfslocatie en de reguliere werkplek hun werk te doen. De door de werkgever betaalde huurkosten van een werkhub kwalificeren niet als loon. Dit geldt ook als je de werknemer de huurkosten vergoedt die hij voor de werkgever heeft voorgeschoten. Die voorgeschoten kosten kwalificeren als intermediaire kosten.
Bron: Handboek Loonheffingen 2023, paragraaf 22.4
Kom ook naar de cursus Werkkostenregeling op 18 april of 7 november 2023 in BCN CS Utrecht.
