De SER adviseert te onderzoeken of een aantal vrijstellingen binnen de werkkostenregeling (WKR) kan worden verruimd om hybride werken beter te ondersteunen. De SER vraagt ook om een periodieke evaluatie van de WKR, het verbeteren van de communicatie over de WKR en het opstellen van een eenduidige richtlijn in controles door de Belastingdienst. De WKR wordt in 2023/2024 geëvalueerd. In de evaluatie neemt het kabinet een aantal adviezen van de SER mee, zoals het verruimen van de vrije ruimte naar 3 procent en de thuiswerkvrijstelling.
1 Onderzoek verruiming vrije ruimte WKR
De SER adviseert te onderzoeken om de eerste schijf van de vrije ruimte te verruimen tot 3 procent. Vanwege de coronapandemie is de vrije ruimte in 2020 en 2021 tijdelijk verruimd, zodat werkgevers hun werknemers extra tegemoet konden komen. Deze verruiming had een ander doel dan waar de SER in het advies nu aan refereert.
Om te kunnen bepalen of, en zo ja in welke mate, een verruiming van de vrije ruimte nodig zou zijn, moet inzichtelijk zijn welke kosten vanwege hybride werken worden gemaakt waar geen gerichte vrijstelling voor bestaat. Ook is van belang of bepaalde kosten vanwege hybride werken niet worden gemaakt of bruto worden vergoed. Er is geen informatie beschikbaar over de wijze van besteding van de vrije ruimte. In de aangifte loonheffingen hoeft hiervan geen opgave te worden gedaan en dit is ook niet via andere bronnen beschikbaar.
Het kabinet neemt dit advies mee in de evaluatie van de WKR die gepland staat voor 2023/2024.
2 Evalueer fiscale vrijstelling voor arbovoorzieningen
De SER adviseert de arbovrijstelling op basis van een onderzoek te verruimen. Het kabinet laat nader onderzoeken in welke mate er sprake is van arbovoorzieningen die nodig zijn omwille van het hybride werken en waarvoor momenteel nog geen vrijstelling bestaat binnen de werkkostenregeling. Dit wordt meegenomen in de genoemde evaluatie van de WKR.
Verplichte arbovoorzieningen
De arbovrijstelling is van toepassing op verplichte arbovoorzieningen. Dit zijn voorzieningen die direct samenhangen met de werkzaamheden omdat het verplichtingen van de werkgever zijn op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De arbovrijstelling geldt voor reguliere arbovoorzieningen gerelateerd aan hybride werken zoals een bureaustoel of beeldschermbril.
Het kabinet benadrukt dat een vergoeding voor voorzieningen zoals sporten en fietsen primair een privéaangelegenheid is, ook al staat het werkgevers vrij om hiervoor een vergoeding aan te geven. Een dergelijke voorziening hangt niet of slechts in zeer beperkte mate samen met zakelijke kosten, waardoor een vergoeding of verstrekking hiervoor kwalificeert als belast loon. Het generiek vergoeden van gezondheidschecks en fitnessabonnementen valt hier dan ook niet onder. In bepaalde individuele situaties kan voor deze voorzieningen echter wel gebruik worden gemaakt van de arbovrijstelling.
Verder geldt een vrijstelling als sprake is van een fitnessruimte of gezondheidscheck op de werkplek. De kosten voor een fiets passen goed binnen de vrije ruimte omdat het bevoordelingskarakter overheerst. Daarnaast is een onbelaste reiskostenvergoeding voor zakelijke ritten mogelijk of kan een fiets ter beschikking worden gesteld met een bijtelling.
De sociale partners kunnen in cao’s nadere afspraken maken over dergelijke voorzieningen.
3 Evalueer thuiswerkvergoeding
De SER benoemt dat de kosten van thuiswerken flink zijn gestegen, onder andere omdat werknemers ook andere kosten maken zoals voor een snellere internetverbinding. De SER adviseert de thuiswerkvrijstelling te evalueren en daarbij vooral te kijken of de vrijstelling voldoende rekening houdt met de feitelijke praktijk van hybride werken.
Het is al mogelijk een noodzakelijke internetvergoeding naast de thuiswerkvergoeding onbelast te vergoeden of te verstrekken via de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke ICT-middelen.
Het forfait van € 2 is gebaseerd op onderzoek van het Nibud naar daadwerkelijke kosten (augustus 2021). Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd aan de hand van de tabelcorrectiefactor, waarbij rekening wordt gehouden met de inflatie.
Bij de periodieke evaluatie van deze regeling wordt bekeken of het forfait nog strookt met de gemiddelde werkelijke kosten die werknemers in de praktijk maken.
Vorig jaar is toegezegd de uitvoerbaarheid van de thuiswerkvrijstelling zorgvuldig te monitoren. Het is te vroeg conclusies te trekken over de uitvoerbaarheid en administratieve lasten van de thuiswerkvrijstelling. Dit geldt ook voor de Belastingdienst wat betreft de uitvoerbaarheid.
Vervolggesprekken vinden plaats in het vierde kwartaal van 2022. Daarnaast wordt de evaluatie van de thuiswerkvrijstelling meegenomen in de evaluatie van de WKR.
4 Fiscale vrijstelling gebruik werkhubs
De SER stelt dat werkhubs meer ingebed kunnen worden door in de WKR een fiscale vrijstelling op te nemen voor kosten van het gebruik van werkhubs.
Werkhubs bieden werkenden de mogelijkheid in een deelkantoor een werkplek te huren om zo niet op bedrijfslocatie en de reguliere werkplek hun werk te doen.
Voor huurkosten van een werkhub is geen vrijstelling nodig in de WKR, deze kosten kwalificeren niet als loon. Dit geldt ook als een werknemer de huurkosten voorschiet voor diens werkgever.
In het Handboek Loonheffingen wordt een aanvulling opgenomen die de fiscale aspecten van een werkhub verduidelijkt.
5 Creëer meer flexibiliteit in mobiliteitsregelingen
De SER geeft aan dat een regeling met meer flexibiliteit nuttig is, zoals een mobiliteitsbudget waarvoor het niet of minder uitmaakt hoe een werknemer reist en waar een werknemer werkt.
De Wet op de loonbelasting 1964 biedt al de benodigde ‘bouwstenen’ op grond waarvan het voor een werkgever mogelijk is om een mobiliteitsbudget vorm te geven dat het meest geschikt is voor diens bedrijf en de betreffende (groep) werknemer(s).
Door verschillende vrijstellingen te combineren, kan een werkgever een onbelaste gecombineerde reis- en thuiswerkkostenvergoeding geven. Eventueel gecombineerd met vervoer vanwege de werkgever, zoals de leaseauto of -fiets. Daarnaast kan een werkgever nog steeds de door de werknemer betaalde kosten van overige zakelijke reizen, die minder voorspelbaar zijn en waarvan vooraf minder goed is in te schatten hoe hoog die uitvallen, onbelast vergoeden op declaratiebasis.
Het kabinet ziet daarom geen belemmering voor werkgevers om een mobiliteitsbudget vorm te geven.
6 Eenvoudigere regelingen, periodiek toetsing en heldere communicatie
De SER adviseert om de uitvoerbaarheid van de WKR te evalueren en te bezien of de WKR eenvoudiger in gebruik kan worden gemaakt.
Het kabinet laat de WKR in 2023/2024 evalueren. Ook de uitvoerbaarheid van de WKR en onderlinge samenhang van de verschillende regelingen vormen onderdeel hiervan.
Thuiwerkplek
De SER adviseert te bezien of de term ‘werkplek’ kan worden verruimd naar de thuiswerkplek. Zo kunnen verstrekkingen die op kantoor mogen worden gedaan ook gelden voor de werkplek thuis. De SER vindt dat dit beter aansluit bij hybride werken. Deze aanpassing ligt volgens het kabinet niet voor de hand.
Allereerst geeft de SER ook in haar advies aan dat het nu nog onduidelijk is welke voorzieningen er nodig zijn ten behoeve van het hybride werken waarvoor momenteel geen specifieke vrijstelling geldt. Zolang dit niet duidelijk is, wordt de WKR niet ongericht uitgebreid. Mogelijk dat de uitkomsten van de evaluatie van de WKR hier meer duidelijkheid over biedt.
Voor een groot deel van de thuiswerkgerelateerde voorzieningen die nodig lijken voor hybride werken geldt al een vrijstelling, zoals een voor het werk noodzakelijke computer, laptop, beeldscherm of mobiele telefoon. Of een bureaustoel, beeldschermbril, een thuiswerkvergoeding van € 2 per thuisgewerkte dag. Hierdoor is een ongerichte verruiming van het werkplekcriterium niet nodig.
Tot slot zou het uitbreiden van het begrip ‘werkplek’ naar de werkkamer thuis of het gehele huis in feite met zich meebrengen dat bijna elke voorziening voor de thuiswerkplek of in huis onbelast is voor de loonheffingen. Het faciliteren van een functionerend en aangekleed kantoorgebouw is verbonden aan de bedrijfsvoering van de werkgever en wordt naar algemene maatschappelijke opvattingen niet als loon ervaren, ook al kan sprake zijn van enig privévoordeel. Dat ligt anders bij de thuiswerkplek. Er geldt weliswaar een redelijkheidscriterium, maar dit zal in de praktijk ook tot meer onduidelijkheid leiden.
De grens welke voorziening al dan niet onbelast is, wordt nog lastiger als een thuiswerkplek meerdere functies heeft.
7 Ontwikkel een richtlijn voor eenduidige inspecties
De SER stelt dat de WKR complex is en ontvangt signalen dat inspecties rond de WKR niet altijd eenduidig worden uitgevoerd. De SER adviseert hiervoor een richtlijn te ontwikkelen. De Belastingdienst borgt via landelijke vaktechnische coördinatoren dat sprake is van eenheid van beleid en uitvoering ten aanzien van de WKR. Het signaal en advies van de SER worden binnen de Belastingdienst gedeeld.
Kamerbrief Agenda voor de toekomst van hybride werken
SER-advies over hybride werken: conclusies en fiscale aanbevelingen
