Als werkgever dien je er voor te zorgen dat het vertrek van een medewerker goed wordt afgerond. Daarbij hoort een eindafrekening, waarbij het achterstallige loon, toeslagen en eventuele schulden van de werknemer verrekend worden.
Een eindafrekening is in principe het laatste stukje salarisverwerking dat voor een individuele werknemer wordt opgesteld.
In de afrekening zorg je ervoor dat je alle kostenposten behandelt, zodat jij en de werknemer geen rechten meer op elkaar kunnen doen gelden. Zo kan je een vrijwillig vertrekkende werknemer met tevredenheid zijn dienstperiode laten afsluiten. En bij een gedwongen ontslag voorkomt een sluitende eindafrekening eventuele claims van een boze ex-werknemer, die meent dat hij nog recht heeft op loon of toeslagen. Lees hier welke posten er in de eindafrekening moeten worden behandeld.
Achterstallig loon
De belangrijkste post op de eindafrekening is het loon dat je werknemer nog van jouw bedrijf tegoed heeft. Het is hierbij van belang dat je dit laatste loon op hetzelfde moment uitbetaalt als de voorgaande maanden. Als jij je werknemer telkens op de 12e dag van elke maand hebt uitbetaald, dan dient dat ook te gelden voor het laatste, achterstallige loon, hoe klein of groot het ook is.
Om deze reden kiezen veel werkgevers of administratiekantoren ervoor om de eindafrekening op te stellen tijdens de verwerking van het laatste maandloon – dan heb je alles in één klap geregeld. Maar het is ook prima als je de uiteindelijke afrekening pas later presenteert – dit moet uiterlijk een maand na het einde van het dienstverband gebeurd zijn.
Overgebleven vakantiedagen
In de meeste gevallen zal een vertrekkende werknemer ook nog recht hebben op vakantiedagen. Je moet dus in je administratie kijken hoeveel vakantiedagen (zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen) die persoon nog open heeft staan. Omdat personeel vaak in de loop van het jaar vertrekt in plaats van aan het begin van het jaar, moet je berekenen op hoeveel vakantiedagen iemand op het moment van vertrek recht heeft. Als iemand te veel vakantiedagen heeft opgenomen in het eerste deel van het jaar kan je het bedrag daarvan inhouden op zijn eindtegoed.
De vakantiedagen waar de persoon nog recht op heeft, keer je in de vorm van een financiële vergoeding uit. Hoeveel geld een vakantiedag waard is, hangt onder andere af van de persoonlijke toeslagen van je werknemer en van diens bonussen, winstdeling, provisies en andere tegoeden.
Eventuele vakantietoeslag
Elke werknemer in loondienst in Nederland heeft het recht op een vakantietoeslag, die minstens 8 procent van het loon moet bedragen. De meeste werkgevers betalen de vakantietoeslag om voor de hand liggende redenen in de maand mei of juni uit, maar de hoogte daarvan is gebaseerd op een dienstbetrekking over dat hele jaar.
Vertrekt de werknemer in de herfst of winter? Dan heb je de vakantietoeslag waarschijnlijk al aan hem uitgekeerd, terwijl hij de rest van het jaar niet meer zal werken. Je kan dan naar rato geld inhouden op het totaalbedrag van de eindafrekening. Als iemand in het voorjaar vertrekt zonder de vakantietoeslag te hebben ontvangen, geldt de omgekeerde situatie. Je deelt de totale vakantietoeslag voor het hele jaar dan door het aantal gewerkte dagen, en kent dat bedrag alsnog toe op de afrekening.
Kleinere posten voor op de eindafrekening
Het loon, de vakantiedagen en de vakantietoeslag zijn de drie belangrijkste posten op een eindafrekening. Er kunnen nog vijf kleinere posten zijn die het totaaltegoed op de laatste afrekening naar boven of beneden kunnen bijstellen.
Openstaande declaraties
Heeft je medewerker nog recht op vergoeding voor gemaakte bedrijfskosten, zoals reiskosten, overnachtingen en parkeergeld? Dan dien je zijn of haar openstaande declaraties op de eindafrekening te behandelen en het tegoed alsnog over te maken.
Schulden
Natuurlijk kan jouw bedrijf ook nog geld tegoed hebben van een vertrekkend personeelslid. Denk aan opleidingskosten, uitbetaalde voorschotten of boetes. Ook deze schulden zet je uiteen op de eindafrekening en breng je in mindering op het totaalbedrag dat de werknemer van je ontvangt.
Bonussen
Werkt jouw bedrijf met bonussen, provisies of andere financiële stimulansen? Dan heeft de vertrekkende werknemer hier waarschijnlijk ook nog recht op. Ga na op welke voordelen hij of zij aanspraak kan maken, en reken uit welke bedragen je daarvoor op de afrekening toe moet voegen.
Dertiende maand
Een speciaal type financieel voordeel voor werknemers is de dertiende maand. Voor de uitbetaling hiervan kunnen verschillende procedures in het arbeidscontract zijn vastgelegd. Sommige werkgevers betalen een dertiende maand uit waarvan het bedrag afhangt van het aantal gewerkte dagen of uren. In andere situaties kan een werknemer alleen aanspraak maken op deze bonus als hij het volledige jaar in jouw dienst is geweest. Lees het arbeidscontract dus na en bepaal op welk deel van de dertiende maand de werknemer eventueel recht heeft, en voeg dat bedrag toe.
Transitievergoeding
De allerlaatste post die mee moet nemen op een eindafrekening is de transitievergoeding, die van kracht kan zijn bij bepaalde soorten ontslag of bij het niet verlengen van het arbeidscontract. Een werknemer heeft recht op zo’n vergoeding als de werkgever het initiatief heeft genomen om het dienstverband te beëindigen. De hoogte van een transitievergoeding is wettelijk geregeld en bedraagt één derde maandsalaris voor elk gewerkt jaar. De maximumhoogte van de transitievergoeding is €83.000, behalve wanneer de vertrekkende persoon meer dan €83.000 per jaar verdiende.
