De vergoeding voor een arbovoorziening in de werkruimte thuis, zoals een bureau en bureaustoel, is onder bepaalde voorwaarden gericht vrijgesteld.
Het gaat hier om de volgende casus:
Wij willen medewerkers die thuiswerken een budget aanbieden voor de aanschaf van een bureau en bureaustoel tot bijvoorbeeld maximaal € 350. Mag de medewerker ook een bureau en stoel aanschaffen die duurder is dan € 350, waarbij hij het meerdere dus zelf betaalt? Wanneer de medewerker binnen een jaar uit dienst gaat, mag je als werkgever dan een deel van de vergoeding terug laten betalen door de medewerker en welke invloed heeft dit op de gerichte vrijstelling?
Gerichte vrijstelling arbovoorziening
De voorwaarden waaronder gebruik kan worden gemaakt voor de gerichte vrijstelling voor een arbovoorziening, luiden als volgt:
- De voorziening wordt (geheel of gedeeltelijk) ge- of verbruikt op de werkplek.
- De voorziening is aangewezen als eindheffingsloon en voldoet aan de gebruikelijkheidseis.
- De voorziening vloeit rechtstreeks voort uit het arbeidsomstandighedenbeleid (arbobeleid) dat de werkgever voert op grond van de Arbowet. Dit houdt in dat:
– de voorziening in redelijkheid past binnen dat beleid; en
– niet is gericht op de bevordering van het welzijn en de gezondheid van werknemers in het algemeen.
Deze voorwaarden vloeien voort uit artikel 31a, lid 2, onderdeel h van de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB) in samenhang met artikel 8.4a, lid 1, onderdeel a van de Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011 (URLB). Zie ook het Handboek Loonheffingen 2021, 22.1.9 Arbovoorzieningen.
De voorwaarden staan in een concreet geval ter beoordeling aan de inspecteur.
Eigen bijdrage werknemer
Aangenomen dat de werkgever met de aanschaf op zijn kosten van het bureau en de bureaustoel voldoet aan de regels van de Arbowet, omdat zijn werknemers zijn opgedragen thuis te werken, geldt het volgende:
In dat geval ziet een eigen bijdrage van de werknemer op het verschil tussen een voorziening die voldoet aan de specifieke richtlijnen voor plaatsonafhankelijke arbeid en een duurdere uitvoering.
Een dergelijke eigen bijdrage is dan geen beletsel voor het toepassen van de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen. Zie ook Handboek Loonheffingen 2021 , 22.1.9 Arbovoorzieningen en 22.2.1 Werkplek.
Over de vraag of de voorzieningen voldoen aan de arbovoorwaarden, kun je in specifieke gevallen contact opnemen met de betreffende inspecteur.
Terugbetaling vergoeding
De vraag of een deel van de vergoeding mag worden teruggevorderd van de werknemer die uit dienst gaat, is arbeidsrechtelijk van aard en is niet in algemene zin te beantwoorden.
Wat betreft de fiscale gevolgen is in het beleidsbesluit 23 juni 2014, nr. BLKB2014/1033M, dat in 2015 is geactualiseerd, een toelichting opgenomen. In onderdeel 4 Terugbetaling van vergoedingen staat onder meer:
“Terugbetaling vrijgestelde vergoeding
Betrof het een vrijgestelde vergoeding, dan is de terugbetaling geen negatief loon.
Terugbetaling andere aangewezen vergoeding (al dan niet ten laste van de vrije ruimte)
Voor de terugbetaling van een andere vergoeding die de werkgever aanwees als eindheffingsbestanddeel geldt het volgende. De terugbetaalde vergoeding vergroot op het moment waarop de werknemer deze terugbetaalt de vrije ruimte van de werkgever. Hierbij is niet van belang of de terugbetaalde vergoeding bij toekenning ten laste van de vrije ruimte kwam of dat hierover eindheffing werd betaald. Dit is naar mijn oordeel in overeenstemming met het kasstelsel en het globale en vereenvoudigende karakter van de werkkostenregeling.”
Vrije ruimte
Voor de werkgever betekent dit dat de terugbetaling van een vergoeding die kwalificeert als gerichte vrijstelling binnen de WKR en dus niet ten laste van de vrije ruimte is gebracht, geen gevolgen heeft voor de vrije ruimte.
Maar een vergoeding die niet voldoet aan de eisen van de gerichte vrijstelling maar bij toekenning ten laste van de vrije ruimte is gebracht, vergroot bij terugbetaling wel de vrije ruimte.
Bron: Forum Salaris
